Контроль продаж авиаперевозок и учет выручки при использовании собственных бланков перевозочных документов авиакомпании

Учет БСО авиакомпании

В документообороте Центра взаиморасчетов авиакомпании участвуют перевозочные документы как самой авиакомпании, так и документы других авиакомпаний.

В свою очередь, документы авиакомпании (продажа которых подлежит контролю в ЦВР) делятся на документы, переданные агентам с бланкового склада авиакомпании (бланки авиакомпании), и на документы, полученные агентами по системе ТКП (нейтральные).

Собственные бланки авиакомпании, в отличие от нейтральных, полностью идентифицируют перевозчика, так как на них указывается название и логотип авиакомпании и расчетный код, присвоенный IATA и расположенный на бланке перед номером документа.

Перевозочные документы являются бланками строгой отчетности (БСО) и подлежат строжайшему учету в авиакомпании, так как, например, стоимость перевозки, оформляемой на одном бланке пассажирского билета, колеблется от нескольких десятков до нескольких тысяч долларов США. Легко подсчитать, к каким финансовым потерям приведет авиакомпанию неполное или несвоевременное перечисление выручки агентами или утрата даже небольшого количества бланков перевозочной документации (БПД), например, в результате хищения с последующей нелегальной продажей перевозок. Поэтому БПД снабжаются средствами защиты от подделки и имеют уникальные серийные номера, подобно денежным купюрам.

Авиакомпания должна знать, какова история движения каждого стока (диапазона номеров) бланков, т. е. где он в данный момент находится, и каким образом он оказался в данном месте. Сложность ситуации состоит в том, что после рассылки БПД со склада авиакомпании в пункты продажи возможны неоднократные передачи пакетов БПД между агентствами, включая возврат на склад.

Поэтому, заказывая собственные БПД, авиакомпания обязана позаботиться об их сохранности, движении и рациональном использовании. Центр взаиморасчетов авиакомпании должен постоянно иметь точную информацию о номенклатуре, количестве и диапазонах номеров, находящихся на складе БПД авиакомпании, числящихся за агентами по продаже, выбывших из употребления по разным причинам.

Учет БСО авиакомпании является одной из функций ЦВР и включает в себя:

• · учет поступлений БСО на склад авиакомпании от поставщика;
• · учет рассылки БСО подразделениям авиакомпании, представительствам и независимым фирмам;
• · контроль движения и остатков БСО на складе Авиакомпании;
• · учет движения и остатков БСО в подразделениях авиакомпании, представительствах и независимых фирмах;
• · ведение картотеки оправдательных документов рассылки БСО;
• · совместно с другими подразделениями Авиакомпании проведение инвентаризации БСО на складе, в подразделениях авиакомпании, представительствах и независимых фирмах.

Для поддержки деятельности ЦВР в вышеуказанном аспекте используется автоматизированная система «Движение бланков перевозочных документов», которая обеспечивает:

• · ведение Базы данных перевозочных документов, связанной с поступлением БПД на бланковый склад авиакомпании, рассылкой БПД по агентам, возможным возвратом части БПД на склад и взаимной передачей БПД между агентами, для учета движения БСО с момента поступления от поставщика, до момента выписки у агента;
• · получение различного рода печатных форм (например, история движения БПД, остатки у агента, остатки на складе и другие);
• · контроль списания партии БПД, выбывшей из обращения по каким-либо причинам;
• · проведение инвентаризации на складе БПД и у агентов авиакомпании;
• · ведение базы данных по БСО и отдельным купонам, объявленным утраченными, похищенными.