Организация учета дебиторской и кредиторской задолженности

Расчеты с поставщиками и подрядчиками В общей сумме кредиторской задолженности занимают долговые обязательства перед поставщиками за полученные товарно-материальные ценности и услуги. К поставщикам и подрядчикам относятся организации, поставляющие сырье и другие товарно-материальные ценности (в данном случае это поставщики различных строительных материалов для ремонта).

Отражение задолженности перед поставщиками и подрядчиками производиться только на основании соответствующим образом оформленных документов в соответствии с их датированием.

Для осуществления своей коммерческой деятельности организации в процессе своей работы постоянно пользуется услугами поставщиков. С поставщиками (юридическими лицами) заключаются договора на поставку товара, устанавливающие взаимоотношение сторон (покупателя и различных поставщиков). Каждый договор имеет свои особенности и индивидуальный подход. Рассмотрим договор поставки продукции.

Договор поставки состоит из 11 разделов:

• 1. Предмет договора;
• 2. Качество товара;
• 3. Условия поставки товара;
• 4. Цена и порядок расчетов;
• 5. Порядок приемки товара, претензии;
• 6. Ответственность сторон;
• 7. Разрешение споров;
• 8. Срок действия и порядок расторжения договора;
• 9. Форс-мажор;
• 10. Заключительные положения;
• 12. Юридические адреса и реквизиты сторон.

В соответствии с договором поставки организация обязуется принять товар, переданный ему поставщиком и уплатить за него соответствующую денежную сумму.

Расчет с поставщиками и подрядчиками осуществляется после отгрузки ими материалов, выполнения работ, оказания услуг.

Для отражения в бухгалтерском учете нужно:

• — определить момент оприходования товара на баланс;
• — произвести оценку приобретенного товара;
• — возникновение права собственности на товар;
• — зафиксировать факт погашения задолженности по договору.

Для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками предназначен счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Он активно-пассивный, т. е. по Дт 60 отражается долг перед другой организации, а по Кт 60 — долг перед поставщиком. Дт 60 отражается в активе баланса, а Кт 60 — в пассиве баланса. Сальдо по кредиту счета показывает нашу задолженность перед поставщиками, а сальдо по дебету — авансовый платеж поставщику или недопоставку товаров, услуг. Счет 60 кредитуют на стоимость фактически поступивших товарно-материальных ценностей, принятых работ, потребленных услуг в корреспонденции со счетами учета этих ценностей или соответствующих затрат. Счет 60 дебетуют на суммы оплаты счетов (в корреспонденции со счетами учета денежных средств), на суммы зачетов по предварительно выданным авансам (в корреспонденции со счетом 60 субсчетом 2 «Авансы выданные»). К этому счету открываются следующие субсчета:

• 60.1 — Расчеты с поставщиками
• 60.2 — Авансы выданные

Независимо от оценки товарно-материальных ценностей в аналитическом учете счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в синтетическом учете кредитуется согласно расчетным документам поставщика в пределах сумм акцепта. Когда счет поставщика был акцептован и оплачен до поступления груза, а при приемке на склад поступивших товарно-материальных ценностей обнаружилась их недостача сверх норм естественной убыли против отфактурованного количества, а также, если при проверке счета поставщика (после того, как счет был акцептован) было обнаружено несоответствие цен, обусловленных договором, а также арифметические ошибки, счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется на соответствующую сумму в корреспонденции со счетом 76 «Расчеты с разными кредиторами и дебиторами» (субсчет «Расчеты по претензиям»). 22].

Сумма НДС включается поставщиками в счета на оплату и отражается у покупателя по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» и кредиту счета 60.

Аналитический учет по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ведется по каждому предъявленному счету, а расчетов в порядке плановых платежей — по каждому поставщику. Построение аналитического учета обеспечивает возможность получения необходимых данных по:

• — поставщикам по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;
• — поставщикам по неоплаченным в срок расчетным документам; поставщикам по неотфактурованным поставкам.

Порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления регулируются действующими техническими условиями, условиями поставки, договорами купли-продажи и инструкциями о порядке приемки товаров по количеству, качеству и комплектности. При закупке товара или его приемке необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.

Применяются общие правила перехода права собственности на материалы (при покупке материалов на незначительную сумму).

Пример № 1.

Приобретается набор инструментов на сумму 2 360 руб. (в т.ч. НДС). Инструменты приобретаются на условиях, предусматривающих безналичный расчет.

Дт 10 Кт 60 — 2 000,1 руб.

Дт 19 Кт 60 — 359,9 руб.

Дт 60 Кт 51 — 2 360,0 руб.

Дт 68 Кт 19 — 359,9 руб.

Расчеты с поставщиками и подрядчиками осуществляются после отгрузки ими товарно-материальных ценностей, выполнения работ, оказания услуг либо одновременно с ним с согласия организации. 22, 23].

Для учета передачи готовой продукции из производства в места хранения в качестве первичного документа применяется накладная на передачу готовой продукции в места хранения. Накладная по форме ТОРГ-12 в торговой организации может выступать как приходным, так и расходным товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада. Накладная составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего готовую продукцию. Один экземпляр служит сдающему структурному подразделению основанием для списания продукции, а второй — принимающему складу для оприходования продукции. Накладная подписывается материально ответственными лицами сдатчика и получателя и сдается в бухгалтерию для учета движения продукции.

Товарно-транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особенностей товаров к товарно-транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом.

Пример № 2.

Поступил товар (металл на крышу) по товарной накладной. В товарной накладной указаны наименования товара, количество, цена, сумма без учета НДС, ставка НДС, сумма НДС, сумма с учетом НДС. Итого поступил товар на сумму 167 350,67 руб. (в том числе НДС на сумму 25 528,67 руб.). Счет-фактура является основным первичным документом, служащим основанием для расчета НДС. В счете-фактуре указаны:

• — порядковый номер и дата выписки;
• — наименование, адрес, ИНН налогоплательщика и покупателя;
• — количество и наименование поставляемого товара;
• — цена;
• — налоговая ставка;
• — страна происхождения;
• — номер грузовой таможенной декларации.

Поступление товаров подтверждается печатью организации-покупателя на сопроводительном документе: товарно-транспортной накладной, товарной накладной. Так же допускается отсутствии печати, при условии приложения к документам доверенности.

Пример № 3.

Вместе с товаром была выписана счет-фактура на сумму 167 350,67 руб. (в том числе НДС на сумму 25 528,07 руб.), которая соответственно равна сумме в вышеуказанной товарной накладной.

Для оплаты поступающих товаров может быть использован счет, содержание которого аналогично счету-фактуре. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты товара. Необходимо отметить, что счет не имеет унифицированной формы и служит только для оплаты. Он не подтверждает факт получения товара и на основе счете не составляются никакие бухгалтерские проводки.

Пример № 4.

Был выставлен счет на оплату поставленного товара на сумму 167 350,67 руб. дебиторский кредиторский задолженность внебюджетный Отражение задолженности перед поставщиком производится только на основании соответствующим образом оформленных документов. Основанием для принятия на учет кредиторской задолженности перед поставщиками являются расчетные документы и документы, свидетельствующие о факте свершения сделки.

Приобретенные ценности поставляются к покупателю самовывозом.

Счет 60 кредитуется на стоимость принимаемых к учету товарно-материальных ценностей со счетами учета затрат: Дт 07; 08; 10; 15; 20; 41; 44 Кт 60.

На суммы НДС, подлежащие уплате поставщикам и подрядчикам, делается проводка:

Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» кредит счета 60.

Счет 60 дебетуется на сумму по обязательствам, включая предварительную оплату (авансы). После исполнения обязательств по договору производится зачет ранее выданного аванса Дт 60 Кт 60/авансы выданы (это практикуется при покупке материалов на большую сумму). 22, 23].

Пример № 5.

Заключен договор поставки, по которому приобретает партию кирпича на сумму 1 350 000 руб. (в т.ч. НДС). По договору предусмотрена 100% предоплата.

Дт 51 Кт 60/авансы выданы — 1 144 125,0 руб.

Дт 10 Кт 60 — 1 144 125,0 руб.

Дт 19 Кт 60 — 205 875,0 руб.

Дт 68 Кт 19 — 205 875,0 руб.

Дт 60 Кт 60/авансы выданы — 1350 000,0 руб Расчеты с покупателями и заказчиками Покупатели и заказчики — это юридические лица и физические лица, потребляющие оказываемые им услуги и выполненные работы. Для обобщения информации о расчетах за работы и услуги предназначен счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Он дебетуется со счетом 90, 91 на сумму, предъявленную в расчетном документе за выполненную работу.

В расчетах с покупателями и заказчиками применяется как наличная, так и безналичная форма расчетов. Расчеты наличными производятся в пределах 100 000 руб. по одной сделке. В безналичном порядке расчеты проводятся только через банки и другие кредитные организации (различные сделки с заказчиками — юридическими лицами).

Поступление денежных средств в оплату по договору подряда отражается по дебету учета денежных средств в корреспонденции со счетом 62.

Четкая организация расчетов с покупателями и заказчиками оказывает непосредственное влияние на ускорение оборачиваемости оборотных средств и своевременное поступление денежных средств.

Расчеты с покупателями и заказчиками производятся на основании договора подряда и акта выполненных работ, платежными поручениями, платежными требованиями-поручениями или в виде товарообменных операций. С покупателем заключаются договор подряда, устанавливающие взаимоотношение сторон. Рассмотрим договор.

Договор подряда состоит из 12 разделов:

• 1. Предмет договора;
• 2. Стоимость и оплата работ;
• 3. Обязанности и права Подрядчика;
• 4. Обязанности и права Заказчика;
• 5. Сроки выполнения работ;
• 6. Обстоятельства непреодолимой силы;
• 7. Приемка объекта;
• 8. Гарантии по объекту;
• 9. Имущественная ответственность сторон;
• 10. Порядок расторжения договора;
• 11. Юридические адреса, платежные реквизиты сторон.

Так же договором подряда предусмотрена предоплата за выполнение строительно-монтажных работ. Это позволяет в какой-то мере получить для себя так называемый гарант дальнейшей оплаты за выполненную работу и приобрести стимул выполнения работ в лучшем виде.

Рассмотрим это на примере.

Пример № 6.

Заключен договор подряда на ремонт офисного помещения на сумму 147 500 руб. 08.04.2008 г. Получен на расчетный счет аванс в размере 118 000 руб. он был получен в счет оплаты ремонт офисного помещения в размере 80% от суммы договора. Ремонт был выполнен в срок по договору. В бухгалтерии делают следующие записи:

Дт 51 Кт62/авансы выданы — 118 000,00 руб.

Дт 62 Кт 90/1 — 147 500,00 руб.

Дт 68 Кт 62/авансы выданы — 17 995,00 руб.

Дт 62/авансы выданы Кт 62 — 118 000,00 руб.

Дт 51 Кт 62 — 29 500,00 руб. [22, 23].

Все расчеты между по оплате товаров (работ, услуг) оформляются соответствующими документами.

Во-первых, это договор подряда, составленный в двух экземплярах.

Во-вторых, акт приемки объекта, который составляется тоже в двух экземплярах.

При работе с физическими лицами заказчику выдается при расчетах приходный кассовый ордер и квитанция к приходному кассовому ордеру, которая является его частью, заполняются одновременно и подписываются главным бухгалтером. Квитанция приходного ордера выдается только после получения денег от заказчика. При работе с юридическими лицами бухгалтерия ООО выставляет счет на оплату.

Учет расчетов с покупателями и заказчиками ведется на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» кредитуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств, расчетов на суммы поступивших платежей (включая суммы полученных авансов) и т. п. На счете 62 также отражаются суммы полученных авансов и предварительной оплаты. Их учет ведется обособленно на отдельном субсчете «Расчеты по полученным авансам» счета 62. Аналитический учет должен быть организован по каждому полученному авансу.

Аналитический учет по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» ведется:

• — по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счету,
• — при расчетах плановыми платежами — по каждому покупателю и заказчику.

Построение аналитического учета обеспечивает возможность получения необходимых данных по:

• — покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;
• — покупателям и заказчикам по неоплаченным в срок расчетным документам.

Суммы полученных авансов, а также полученной оплаты при частичной готовности продукции отражаются по кредиту счета 62/2 «Расчеты по авансам полученным» в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

Средства полученных авансов и полученной оплаты по частичной готовности продукции и работ, зачтенные при предъявлении покупателям (заказчикам) счетов за поставленные изделия полной готовности, материалы и выполненные работы, отражаются по дебету счета 62/2 «Расчеты по авансам полученным» и кредиту счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Пример № 7.

На расчетный счет поступил аванс для закупки материала в сумме 20 000 руб.

Осуществлена поставка материала по накладной на сумму 40 000 руб. и счет — фактуре.

Поступили денежные средства в окончательный расчет на расчетный счет в сумме 20 000 руб.

В бухгалтерском учете отражены следующие проводки:

Дт 51 Кт 62/2 — получен аванс от заказчика для закупки материала — 20 000 руб.

Дт 62 Кт 62/2 — произведен зачет аванса — 20 000 руб.

Дт 51 Кт 62 — окончательный расчет — 20 000 руб.

Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» дебетуется в корреспонденции со счетами 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы» на суммы, на которые предъявлены покупателям расчетные документы.

Пример № 8.

На расчетный счет были перечислены денежные средства в сумме 2 885 руб. за косметический ремонт кабинета в офисе после двух дневной просрочки платежа. Бухгалтер сделал следующие записи:

Дт 62/1 Кт 90/1 — отражена задолженность покупателя за выполненные работы — 2 885 руб.

Дт 51 Кт 62/1 — перечислено на расчетный счет в погашение задолженности — 2 885 руб.

Расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами Расчеты с бюджетом производится в результате начисления и перечисления налогов, сборов и иных платежей, которые уплачиваются предприятиями и физическими лицами.

Для обобщения информации о расчетах с бюджетом по налогам и сборам предназначен счет 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Счет 68 кредитуется на суммы, причитающиеся по налоговым декларациям по взносу в бюджет (в корреспонденции со счетом 99 — на сумму налога на прибыль, со счетом 70 — на сумму НДФЛ).

По дебету 68 отражаются суммы, фактически перечисленные в бюджет, а также НДС, списанные со счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

По кредиту 68 отражаются суммы начисленных налогов, подлежащих к уплате в бюджет.

Для каждого налога, который уплачивается в бюджет, в учете открываются субсчета:

• 68/1 — «Расчеты по налогам на прибыль»;
• 68/2 — «Расчеты по НДС»;
• 68/3 — «Расчеты по налогам на имущество»;
• 68/4 — «Расчеты по НДФЛ».

Уплата налогов в бюджет отражается проводкой Дт 68 Кт 51 на сумму налога.

По итогам года делают запись:

Дт 99/условный расход (доход) по налогу на прибыль Кт 68 — начислен условный расход по налогу на прибыль;

Дт 68 Кт 99/ условный расход (доход) по налогу на прибыль — начислен условный доход по налогу на прибыль;

Дт 68 Кт 51 — перечислен налог в бюджет.

НДС при поступлении от поставщика материальных ценностей учитывается Дт 19 Кт 60.

НДС начисляется к уплате в бюджет в день реализации работ.

Дт 90 Кт 68/расчеты по НДС — начислен НДС, причитающийся к получению от заказчиков.

Рассмотрим бухгалтерские проводки по счету 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Для каждого налога, который уплачивается в бюджет, в учете открывается субсчет. К счету 68 открываются следующие субсчета: 68/1 «Расчеты по налогам на прибыль»; 68/2 «Расчеты по НДС»; 68/3 «Расчеты по налогам на имущество»; 68/4 «Расчеты по налогу на доходы физических лиц».

Синтетический учет ведется в Главной книге в обобщенном виде, а аналитический учет — в учетных регистрах по видам налогов.

Для обобщения информации внебюджетных фондов используется счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению». К нему открываются следующие субсчета:

• 69/1 Расчеты по социальному страхованию;
• 69/2 Расчеты по пенсионному обеспечению;
• 69/3 Расчеты по обязательному медицинскому страхованию.

На субсчете 69/1 «Расчеты по социальному страхованию» учитываются расчеты по социальному страхованию работников организации.

На субсчете 69/2 «Расчеты по пенсионному обеспечению» учитываются расчеты по пенсионному обеспечению работников организации.

На субсчете 69/3 «Расчеты по обязательному медицинскому страхованию» учитываются расчеты по обязательному медицинскому страхованию работников организации. 22].

Расчеты с персоналом организации.

Расчеты по оплате труда Под оплатой труда (заработной платой) принято понимать вознаграждение, установленное работнику за выполнение трудовых обязанностей. Оплата труда каждого работника определяется работодателем в зависимости от количества и качества выполняемой работы и максимальным пределом не ограничивается.

Сумма заработной платы всех штатных работников указана в штатном расписании организации, приказе о приеме на работу и трудовом договоре, заключенном с каждым работником.

Бухгалтерский учет расчетов с работниками по заработной плате осуществляется на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Он пассивный и в балансе отражается в разделе «Краткосрочные обязательства» по статье «Краткосрочная задолженность перед персоналом организации», где учитываются начисленные, но невыплаченные суммы оплаты труда.

По кредиту 70 отражают начисления по оплате труда, премий, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование, пенсий и других аналогичных сумм.

По дебету 70 отражают удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выдачу причитающихся сумм работникам и не выплаченные в срок суммы оплаты труда и доходов. Сальдо этого счета, как правило, кредитовое и показывает кредиторскую задолженность предприятия перед рабочими и служащими по заработной плате и другим указанным выплатам.

Счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» субсчетов не имеет. Синтетический учет ведется в Главной книге в обобщенном виде и в денежном выражении, а аналитический учет ведется на карточках или в расчетно-платежных ведомостях.

Рассмотрим это на примере: выдается заработная плата из кассы организации по расчетной ведомости. Общая сумма заработной платы составляет 100 000 руб. 2 работника организации не явились в этот день в кассу. Сумма невыплаченной заработной платы была депонирована.

Дт 50 Кт 51 20 000,0.

Дт 20 Кт 70 20 000,0.

Дт 70 Кт 50 2 600.

Дт 70 Кт 50 15 000,0.

Дт 70 Кт 50 2 400,0.

Дт 76/4 Кт 50 2 400,0.

Для обобщения информации о расчетах по операциям с дебиторами и кредиторами, не отраженных на счетах 60−75 предназначен счет 76 «Расчеты с разными кредиторами и дебиторами».

На этом счете осуществляется учет расчетов с разными организациями, предприятиями, учреждениями по некоммерческим операциям; по имущественному и личному страхованию, по претензиям; по суммам, удержанным из оплаты труда работников в пользу других организаций на основании исполнительных документов, постановлений судов и т. д.

К счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» открываются следующие субсчета:

• 76/1 Расчеты по имущественному и личному страхованию;
• 76/2 Расчеты по претензиям;
• 76/3 Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам;
• 76/4 Расчеты по депонированным суммам.

По субсчету 76/4 «Расчеты по депонированным суммам» отражается движение депонированных сумм оплаты труда и других выплат. Сальдо по этому субсчету показывает задолженностью предприятия своим сотрудниками по не полученной ими заработной плате. По дебету субсчета 76/4 «Расчеты по депонированным суммам» суммы депонированной заработной платы, выданной в отчетном месяце, а по кредиту — суммы неполученной в отчетном месяце заработной платы.

В случае, если заработная плата не выплачена в течении установленного срока (трех рабочих дней) кассир должен:

• — поставить штамп или сделать отметку «Депонировано» в платежной ведомости;
• — составить реестр депонированных сумм;
• — сделать в конце ведомости надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по ведомости и скрепить надписью своей подписью;
• — записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму.

Депонированные суммы заработной платы на следующий день после срока хранения сдаются в банк, и на сданные суммы оформляется расходный кассовый ордер. При закрытии платежной ведомости суммы невыплаченной заработной платы отражаются в учете записью по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту субсчета 76/2 «расчеты с депонентами».

По истечении сроков исковой давности невостребованные суммы депонированной оплаты труда списываются на счет 91 «Прочие доходы и расходы» на основании данных проведенной инвентаризации и приказа руководителя организации.

В этом случае должна делается следующая запись:

Дебет 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам».

Кредит 91 — списаны депонированные суммы по истечении срока исковой давности. 22,23].

Расчеты с подотчетными лицами В процессе финансово-хозяйственной деятельности возникает потребность в использовании наличных денежных средств для осуществления расчетов с работниками по командировкам, по выдаче им средств для представительских целей, для покупки строительного материала в других организациях, а так же на иные хозяйственные нужды. При этом работник, получающий денежные средства на конкретные нужды, для бухгалтерского учета называется подотчетным лицом. Прежде чем направить работника в командировку, составляется приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71, который так и называется «Расчет с подотчетными лицами». Он активно-пассивный и предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. По подотчетным суммам у предприятия возникают расчетные взаимоотношения с работниками.

Дебетовое сальдо по счету 71 отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию, а кредитовое сальдо — сумму невозмещенного перерасхода.

Организация может выдать работнику из кассы наличные денежные средства под отчет на:

• — командировочные расходы;
• — хозяйственно-операционные нужды
• — на покупку каких-либо материальных ценностей.

При выдаче денежных средств под отчет организация обязана:

• — определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;
• — получить от подотчетного лица отчет о расходах не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выдана сумма;
• — выдать денежные средства под отчет при условии, что он в полном объеме отчитался за свой предыдущий аванс;
• — запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому.

Рассмотрим это на примере: работнику выдали подотчет 10 000 для покупки материала, в том числе НДС. Работник приобрел необходимый материал, остаток неиспользованной суммы сдал в кассу.

Дт 71 Кт 50 10 000,0.

Дт 10 Кт 71 6 500,0.

Дт 19 Кт 71 991,0.

Дт 50/1 Кт 71 3 500,0.

Дт 68 Кт 19 991,0.

Денежные средства в подотчет выдаются по расходным кассовым ордерам и должны расходоваться строго по назначению.

По полученным денежным средствам подотчетные лица должны составить авансовый отчет с приложением оправдательных документов (товарные чеки за купленный товар, проездные документы) и предоставить их бухгалтеру.

При приобретении товарно-материальных ценностей, основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованной суммы служат:

• — товарные чеки — документы установленной формы, выписываемые продавцом магазина в подтверждение покупки отобранного покупателем товара;
• — счета;
• — счета-фактуры;
• — торгово-закупочные акты;
• — накладные на отпуск товаров;
• — акты выполненных работ, оказанных услуг, с учетом кассовых чеков или корешков приходных ордеров, подтверждающих наличие данного товара.

Чеки погашаются одновременно с выдачей товара (оказанием услуг) с помощью штампов или путем надрыва в установленных местах.

Бухгалтера обращают внимание на заполнение товарного чека, в котором должны быть указаны наименования приобретенных товаров, их цена, количество и сумма.

Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, выполняет функции товарного чека.

Доверенности применяются для оформления лица выступать в качестве доверенного лица при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Отрывная часть доверенности выдается под расписку работнику предприятия, уполномоченному на получение товарно-материальных ценностей, а корешок доверенности остается в бухгалтерии организации.

Доверенности подписываются руководителем. Право подписи доверенностей оформляется приказом в тех случаях, когда оно предоставлено лицам, уполномоченным на то руководством и главным бухгалтером.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Учет расчетов с подотчетными лицами». Счет активно-пассивный. По дебету отражается получение авансов или возмещение расходов по авансовому отчету (потрачено больше, чем получено). По кредиту отражается расход аванса и возврат неиспользованных сумм в кассу. Сальдо может быть дебетовым и кредитовым. Если дебетовое — задолженность работника перед организацией, если кредитовое — наоборот.

Расчеты по прочим операциям Бухгалтерских учет расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов по подотчетным суммам, осуществляется на главном счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Этот счет по отношению к балансу является активным. По дебету счета учитывается остаток и увеличение дебиторской задолженности или уменьшение кредиторской задолженности или уменьшение дебиторской задолженности.

В балансе счет 73 находит свое отражение во разделе актива (дебиторская задолженность) и в разделе пассива (кредиторская задолженность) баланса по статьям соответственно «Прочие дебиторы» и «Прочие кредиторы».

К этому счету могут быть открыты следующие субсчета:

• 1. «Расчеты по предоставленным займам»;
• 2. «Расчеты по возмещению материального ущерба» и др.

На субсчете 73/1 «Расчеты по предоставленным займам» учитывают расчеты с работниками по предоставленным им займам (на индивидуальное жилищное строительство, приобретение садового домика и др.).

Сумму предоставленного работнику займа отражают по дебету счета 73/1 с кредита счетов учета денежных средств (50, 51 и др.).

При погашении займа кредитуют счет 73 и дебетуют счета учета денежных средств (50, 51 и др.) или счет 70 в зависимости от принятого порядка платежа.

При невозвращении работником выданного ему займа задолженность списывается с кредита субсчета 73/1 в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».

В соответствии со ст. 807 ГК РФ по договору займа одна сторона (заимодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить заимодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества. Той же статьей предусмотрено, что договор займа считается заключенным с момента передачи денег или других вещей. Правовое значение данного положения состоит в том, что заемщик не может принудить заимодавца к выдаче займа, поскольку обещание о его предоставлении юридической силы не имеет. 1].

Согласно ст. 808 ГК РФ договор займа между предприятием и работником должен быть заключен в простой письменной форме. Простая письменная форма договор займа может считаться соблюденной, если заемщиком в подтверждение договора займа и его условий представлена расписка, удостоверяющая передачу заимодавцем денежных средств заемщику. Несоблюдение письменной формы договора займа не является основанием для признания такого договора незаключенным. В данном случае будет действовать п. 1 ст. 162 ГК РФ, которым предусмотрено, что несоблюдение простой письменной формы договора лишает стороны права ссылаться на свидетельские показания в подтверждение его заключения и его условий, но не лишает их права приводить письменные доказательства (например, переписка, подтверждающая факт займа, документы о переводе заимодавцем денежных средств заемщику). 1].

Сторонами договора займа могут быть любые лица, как юридические, так и физические.

Срок и порядок возврата суммы займа определяется сторонами в договоре. Однако если срок возврата договором не установлен либо определен моментом востребования, сумма займа должна быть возвращена в течение 30 дней со дня предъявления заимодавцем соответствующего требования. Сумма займа может быть возвращена досрочно, если иное не предусмотрено договором займа.

На субсчете 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» учитывают расчеты по возмещению материального ущерба — причиненного работником организации в результате хищений и недостач товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба. В силу положений ст. 233 ТК РФ материальная ответственность наступает за ущерб, причиненный работником в результате его виновного противоправного поведения (действий или бездействия), и исключается (ст. 239 ТК РФ) в случаях причинения ущерба вследствие:

• — непреодолимой силы (чрезвычайное и непредотвратимое при данных условиях событие, например стихийное бедствие, пожар);
• — нормального хозяйственного риска;
• — крайней необходимости или необходимой обороны;
• — неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику. 3]

Нормальным хозяйственным риском на практике считается риск, при котором совершенное действие соответствует современным знаниям и опыту, а цель не может быть достигнута средствами, не связанными с риском. При этом возможность вредных последствий вероятна, но не очевидна, меры для предотвращения ущерба приняты, а объектом риска являются материальные ценности, но не жизнь и здоровье работника. Как правило, нормальный хозяйственный риск связан с внедрением в производство новых технологий и изобретений.

Причинение вреда вследствие крайней необходимости представляет собой негативные последствия устранения опасности, угрожающей самому причинителю вреда или другим лицам, если эта опасность при данных обстоятельствах не могла быть устранена иными средствами.

Необходимая оборона — это причинение вреда при защите личности и прав обороняющегося или других лиц, охраняемых законом интересов общества или государства от общественно опасного посягательства.

Как следует из ст. 238 ТК РФ, работник обязан возместить работодателю лишь причиненный ему прямой действительный ущерб, под которым понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение его состояния, а также необходимость понести лишние затраты на приобретение или восстановление имущества (например, недостача и порча товарно-материальных ценностей, расходы на ремонт поврежденного имущества) либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам. Причем ущерб возмещается работником независимо от его привлечения к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю. 3].

Трудовым кодексом РФ установлена полная и ограниченная материальная ответственность работника. При ограниченной работник несет ответственность в размере, ограниченном суммой своего среднемесячного заработка (ст. 241 ТК РФ). При полной он обязан возместить весь причиненный работодателю действительный ущерб. Согласно ст. 243 ТК РФ такая ответственность может возлагаться на работника в предусмотренных ТК РФ или другими федеральными законами случаях, а также:

• — при недостаче ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
• — умышленном причинении ущерба;
• — причинении ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения либо в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
• — причинении ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;
• — разглашении сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;
• — причинении ущерба в свободное от исполнения трудовых обязанностей время.

Работники в возрасте до 18 лет несут полную материальную ответственность лишь за умышленное причинение ущерба, а также за ущерб, причиненный в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, либо в результате совершения преступления или административного проступка (ст. 242 ТК РФ). 3].

Таким образом, письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) ответственности могут быть заключены с работниками, достигшими возраста 18 лет и непосредственно обслуживающими либо использующими денежные и товарные ценности или иное имущество.

Руководитель организации не только несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации, но и в случаях, предусмотренных федеральным законом, возмещает упущенную в результате его виновных действий выгоду, расчет суммы которой осуществляется в соответствии с гражданским законодательством (ст. 277 ТК РФ). Дополнительные случаи полной материальной ответственности заместителя руководителя организации и главного бухгалтера могут быть предусмотрены в трудовом договоре.

Одним из удержаний из заработной платы являются — алименты, которые удерживаются на основании исполнительных документов (соглашении, решением суда по исполнительным листам, заявлением).

В бухгалтерии алименты учитываются на счете 76/5 «Учет расчетов по исполнительным документам». По кредиту отражаются суммы удержания из заработной платы, а по дебету отражаются суммы по исполнительным документам перечисленные с расчетного счета или выданные из кассы.