Управление документацией при внедрении процессного подхода

РефератПомощь в написанииУзнать стоимостьмоей работы

Руководство по качеству представляет собой документ, описывающий всю систему менеджмента качества организации, а точнее то, каким образом организована система качества, какую структуру она имеет, какова структура документации системы качества. Стандарт ИСО 9000:2008 дает определение Руководства по качеству в следующем виде: «Руководство по качеству — документ, определяющий систему менеджмента… Читать ещё >

Управление документацией при внедрении процессного подхода (реферат, курсовая, диплом, контрольная)

1 Требования международных стандартов серии ISO 9000:2008

Рассмотрение требований международных стандартов ISO 9000:2008 целесообразно начать с терминов менеджмента качества и требований международного стандарта ISO 9001:2008, касающихся процессов организации. Для удобства термины приведены в таблице 1.

Таблица 1 Термины ISO 9001:2008, касающихся процессов организации.


Термин.	Определение.
Процесс — это.	совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы.
Продукция — это.	результат процесса.
Потребитель — это.	организация или лицо, получающее продукцию (клиент, заказчик, конечный пользователь, розничный торговец, покупатель и т. д.).
Поставщик — это.	организация или лицо, предоставляющие продукцию.

Следует отметить, что входами к процессу обычно являются выходы других процессов. Процессы в организации как правило, планируются и осуществляются в управляемых условиях с целью добавления ценности.

Трудно переоценить значение документации в управлении компанией и поэтому в стандарте ISO 9001:2008 есть отдельный раздел посвященный управлению документами, которые необходимо выполнять.

Требования ISO 9001:2008 к управлению документацией представлены в таблице 2.

В соответствии с требованиями п. 4.2.3 и п. 4.2.4. ISO 9001:2000 должна быть разработана система управления документацией, и в которую необходимо включить следующее:

— Порядок управления внутренней нормативной документацией (это включает в себя порядок разработки, согласования, утверждения, распространения, ознакомления, аннулирования, архивирования процедур, положений, инструкций и т. д., а также внесение в изменений);

Таблица 2 Требования ISO 9001:2008 к управлению документацией.


Документация системы менеджмента качества должна включать:
Общие положения.	а) документально оформленные заявления о политике и целях в области качества; б) руководство по качеству; в) документированные процедуры, требуемые настоящим международным стандартом ; г) документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, работы и управления ее процессами; д) записи, требуемые настоящим международным стандартом
Руководство по качеству.	Организация должна разработать и поддерживать в рабочем состоянии руководство по качеству, содержащее: а) область применения системы менеджмента качества, включая подробности и обоснование любых исключений; б) документированные процедуры, разработанные для системы менеджмента качества, или ссылки на них; в) описание взаимодействия процессов, включенных в систему менеджмента качества. Руководство по качеству представляет собой документ, описывающий всю систему менеджмента качества организации, а точнее то, каким образом организована система качества, какую структуру она имеет, какова структура документации системы качества. Стандарт ИСО 9000:2008 дает определение Руководства по качеству в следующем виде: «Руководство по качеству — документ, определяющий систему менеджмента качества организации». Это означает, что руководство по качеству должно содержать описание, каким образом организация реализует требования стандарта ИСО 9001:2008.
Управление документацией.	Документы, требуемые системой менеджмента качества, должны управляться. Для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая: а) утверждение документов на адекватность до их выпуска; б) анализ и актуализацию по мере необходимости и переутверждение документов; в) обеспечение идентификации изменений и современного статуса пересмотра документов; г) обеспечение наличия соответствующих версий применяемых документов в пунктах использования; д) обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми; е) обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управления их рассылкой; ж) предотвращение непредполагаемого использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации документов, оставленных для любых целей.
Управление записями.	Записи должны вестись и поддерживаться в рабочем состоянии для подтверждения свидетельств соответствия требованиям и эффективности работы системы менеджмента качества. Они должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми. Должна быть разработана документированная процедура с целью определения средств управления, необходимых для идентификации, хранения, защиты, восстановления, сроков сохранения и изъятия записей. Стандарт ИСО 9000:2008 определяет записи по качеству как особый вид документации системы качества. Особенность этого вида документации заключается только в том, что эти документы подтверждают факт выполнения какого-либо действия и меняют свой статус в момент регистрации этого факта. В стандарте ИСО 9001:2008 определен минимальный состав записей по качеству, который должен существовать в организации. При необходимости этот состав записей по качеству может быть расширен самой организацией.

— Порядок управления внешней нормативной документацией (это включает в себя порядок закупки, идентификации, регистрации и поддержание в актуальном виде ГОСТов, СНиПов, СанПиНов, Законов РФ и т. д.)
— Порядок управления входящей / исходящей корреспонденцией, а также приказами, распоряжениями и другой организационно-распорядительной документацией;
— Правила управления всеми записями, которые ведутся (это включает в себя обозначение этих записей, правила заполнения, например, журналов, и внесения в них изменений, предоставление к ним доступа, как сотрудникам, так и людям не являющимися работниками организации, архивирование и сроки хранения);
— Управление данными на электронных носителях, если такие используются (с учетом всех выше описанных требований).

Отдельно следует рассмотреть такое понятие как, регламент процесса (Регламент бизнес-процесса) — это один из видов документов, которые разрабатываются в процессе проектирования системы управления предприятием. Регламент говорит о последовательности выполнения работ, их очередности и результатах отдельных блоков работ. Часто регламент процесса также отвечает на вопрос как выполнять отдельные работы, т. е. содержит методическую информацию.

Регламент бизнес-процесса, как документ включает в себя следующие разделы (таблица 3):

Таблица 3 Разделы регламента бизнес-процесса.


Раздел.
Общие положения.	Содержание деятельности; Цели процесса; Начало процесса; Результаты выполнения процесса; требования к срокам выполнения процесса; Ресурсы процесса. Владелец; Документы, необходимые при выполнении;
Схема процесса.	Приводится графическое представление процесса.
Последовательность процесса.	Исполнители и участники; Инструкции по выполнению;
Показатели.	Указываются оценки результатов процесса.

Практически любая задача управления бизнес-процессами связана с пониманием того, как процессы устроены и как они работают, т. е. с необходимостью их описания (документирования). Документирование бизнес-процессов — это обязательный этап проекта по построению СМК. При этом потребности Компании связаны не только с описанием процессов, но и с измерением их эффективности, а также с последующим анализом и совершенствованием.

Показать весь текст

Заполнить форму текущей работой