Структура управления магазином

Предприятие создано в виде ООО, что отразилось на организационной структуре предприятия.

В условиях перехода к рыночной экономике возникли новые организационные формы коммерческой деятельности в торговле в лице различных организаций и предприятий, имеющих статус юридического лица. С момента ввода в действие первой части Гражданского Кодекса (январь 1995 г.) коммерческие организации могут создаваться исключительно в тех организационно-правовых формах, которые предусмотрены для них главой 4 Кодекса. Созданные до принятия Кодекса учредительные документы должны приводиться в соответствии с нормами главы 4 Кодекса в указанные там сроки.

Согласно Кодексу, юридические лица, являющиеся коммерческими организациями, могут создаваться в форме хозяйственных товариществ и обществ.

В соответствии с ГК ООО «Эльдорадо» полностью соответствует занимаемому им статусу юридического лица, имеет собственный юридический адрес и адрес места расположения предприятия, обладает персональным Уставом, имеет свой расчетный счет в банке, гербовую печать предприятия, несет ответственность по обязательствам общества, имеет право выступать истцом и ответчиком в суде и другие специфические признаки, присущие юридическому лицу.

В своей повседневной деятельности предприятие неукоснительно руководствуется собственной нормативно-правовой документацией (внутренней и внешней). Все операции с нормативно-правовой документацией производятся строго согласно требованиям и нормам организации документооборота. Как правило, все новые документы такого характера составляются в соответствии с ранее принятыми. Все операции, производимые в процессе деятельности общества, анализируются и сопоставляются с документами, регламентирующими им проведение (с планами, сметами, программами, приказами, распоряжениями и т. д.) Благодаря согласованной работе всех служб предприятие имеет возможность грамотно и рационально вести документооборот на предприятии, что закономерно сказывается на эффективности использования документов, а так же на результативности коммерческой работы в целом.

Производственная структура предприятия является цеховой, так как существует 3 иерархических уровня:

• 1) аппарат управления предприятия;
• 2) аппарат управления дивизионом, магазином, состоящий из директора магазина, двух его заместителей, старшего кассира, завскладом, менеджера ОМ, менеджера по качеству;
• 3) продавцыконсультанты, кладовщики, сотрудники службы информации, кассиров и парт-таймеров.

В настоящее время идет процесс сокращения аппарата управления в магазинах. Данная производственная структура является целесообразной для сложившейся ситуации на предприятии, т.к. сезон высоких продаж начинается с 10 декабря.

Рассмотрим основные должностные обязанности в рамках системы управления предприятия:

Дивизионный (линейный) руководитель предприятия относится к категории руководителей.

Руководитель предприятия выполняет следующие обязанности:

Осуществляет руководство линейным предприятием в соответствии с действующими законодательными и нормативными актами в пределах прав и обязанностей, определенных Уставом предприятия.

Организует работу предприятия и направляет деятельность структурных подразделений предприятия на развитие производства, широкое внедрение новой техники на основе рационального и эффективного использования технических и материальных средств.

Обеспечивает развитие производственной базы, расширение, реконструкцию и техническое перевооружение предприятия.

Контролирует своевременность платежей в бюджет, выполнение обязательств перед банками, заказчиками, поставщиками и другими предприятиями.

Организует проведение мероприятий по улучшению эффективности использования материальных ресурсов.

Заключает трудовые договоры.

Утверждает структуры и штаты предприятия.

Принимает меры по укреплению трудовой и производственной дисциплины.

Руководит работой по подготовке, переподготовке, повышению квалификации и воспитанию кадров, созданию безопасных и благоприятных условий их труда, улучшению культурно-бытовых и жилищных условий, соблюдению законодательства об охране окружающей среды.

Принимает меры по совершенствованию форм и систем оплаты труда, осуществлению контроля за правильностью применения действующих систем оплаты труда и материального стимулирования.

Организует разработку прогнозов экономического и социального развития предприятия, осуществляет контроль за их выполнением, реализует мероприятия по социальному развитию коллектива, формированию современной материальной базы социальной сферы, организует заключение и выполнение коллективного договора.

Решает все производственно-хозяйственные вопросы в пределах предоставленных ему прав.

Поручает выполнение отдельных функций своим заместителям или руководителям структурных подразделений.

Обязанности супервайзера:

Доводит до сведения подчиненных работников поставленные перед ними задачи; проверяет готовность работников к решению поставленных задач; распределяет участки работ между работниками.

Корректирует работу персонала, назначает работников на выполнение определенных работ при возникновении незапланированных или нестандартных ситуаций, при сбоях в общем порядке работы.

Организует (при необходимости) взаимозаменяемость работников.

Определяет приоритеты и очередность выполнения рабочих задач.

Организует наблюдение и контроль за соблюдением графика работ, расстановкой персонала в соответствии со штатным расписанием, выполнением конкретных объемов работ, установленными стандартами качества работ.

Проверяет обеспеченность работников материально-техническими, информационными ресурсами, необходимыми для выполнения возложенных на работников обязанностей, принимает меры по предотвращению простоев, аварий, временных остановок работы.

Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций во вверенном ему коллективе.

Оценивает качество работы каждого работника, рациональное использование рабочего времени, а также определяет возможность возложения на работника дополнительных обязанностей.

Оценивает лояльность и уравновешенность работников, определяет степень доверия к работникам.

Присутствует при общении работников с клиентами и посетителями (анализирует беседу, отношение к клиентам и посетителям); ведет наблюдение за профессиональным поведением работников; указывает на ошибки работников и предупреждает о необходимости их устранении.

Дает работникам необходимые указания по выполнению ими работ, имеющие для них обязательный характер.

Дает работникам «случайные» контрольные задания для тренировки готовности к выполнению различных задач.

Принимает меры по приостановлению выполнения работ, замещению работников при наступлении случаев, могущих повлечь неблагоприятные последствия для предприятия, не допускает к работе работников, находящимся в состоянии, ведущем к таким же последствиям (нетрезвое состояние, болезнь, др.), немедленно сообщает об этих случаях вышестоящему должностному лицу.

Определяет возможность и способы применения принятой на предприятии системы поощрений и взысканий.

Беседует с работниками, выясняет причины неудовлетворительной работы и совместно с работниками определяет варианты решения корпоративных и личных вопросов.

Организует учебные курсы и персональное наставничество (шефство) для отстающих работников при неспособности последних самостоятельно справиться с поставленными перед ними задачами, а при неудовлетворительных итогах обучения направляет руководству предприятия представления на увольнение работников за несоответствие занимаемой должности (выполняемой работе).

Определяет критерии требований к кандидатам на работу и принимает участие в отборе претендентов.

Представляет принятых на работу коллективу, обеспечивает их сведениями, необходимыми для ориентации в коллективе, знакомит с условиями работы и основными принципами кадровой политики предприятия.

Обеспечивает взаимосвязь подчиненного ему коллектива с другими подразделениями предприятия (бухгалтерией, отделом кадров, пр.).

Составляет отчеты о готовности каждого конкретного работника к выполнению тех или иных задач, о достигнутых работниками результатах.

Готовит отчеты о качестве работ, выполняемых подчиненными работниками, о выполнении объемов заданий, о причинах, приведших к срыву выполнения планов и виновных в этом лиц, и представляет их вышестоящему руководителю.

Выполняет (если этого требует ситуация) работу отдельных работников.

Обязанности старшего кассира:

Осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность.

Получает по оформленным в соответствии с установленным порядком документам денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты работникам заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов.

Ведет на основе приходных и расходных документов кассовую книгу, сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком.

Выписывает и отгружает безнал.

Составляет описи ветхих купюр, а также соответствующие документы для их передачи в учреждения банка с целью замены на новые.

Передает в соответствии с установленным порядком денежные средства инкассаторам.

Составляет кассовую отчетность.

Принимает деньги от кассиров предприятия в конце их рабочей смены (при необходимости и в прочих случаях).

Бережно обращается с деньгами (не загрязняет их и не производит каких-либо надписей на бумажных купюрах).

Обеспечивает бесперебойную работу касс предприятия, контролирует отсутствие нарушений правил торговли в работе касс.

Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

Информирует руководство об имеющихся недостатках в работе касс и в своей работе, принимаемых мерах по их ликвидации.

Поддерживает на рабочем месте атмосферу доброжелательности. Старший кассир должен быть терпеливым, внимательным, вежливым при работе с клиентами и работниками предприятия.

Обеспечивает чистоту и порядок на рабочем месте.

Соблюдает трудовую и производственную дисциплину, правила и нормы охраны труда, требования производственной санитарии и гигиены, требования противопожарной безопасности, гражданской обороны.

Исполняет распоряжения и приказы администрации предприятия.

Обязанности завскладом:

Руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т. п.

Обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов.

Составляет установленную отчетность.

Следит за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе и обеспечивает их своевременный ремонт.

Организует проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением правил охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, сбор, хранение и своевременный возврат поставщикам погрузочного реквизита.

Обеспечивает сбор, хранение и своевременный возврат поставщиками погрузочного реквизита.

Участвует в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей. Контролирует ведение учета складских операций, установленной отчетности.

Принимает участие в разработке и осуществлении мероприятий по повышению эффективности работы складского хозяйства, сокращению расходов на транспортировку и хранение товарно-материальных ценностей, внедрению в организацию складского хозяйства современных средств вычислительной техники, коммуникаций и связи.

Руководит работниками склада.

Обязанности менеджера отдела маркетинга:

Осуществляет разработку маркетинговой политики на предприятии на основе анализа потребительских свойств производимой продукции и прогнозирования потребительского спроса на продукцию предприятия, технических и иных потребительских качеств конкурирующей продукции.

Обеспечивает участие отдела в составлении перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, определении новых рынков сбыта и новых потребителей продукции.

Координирует деятельность всех функциональных подразделений по сбору и анализу коммерческо-экономической информации, созданию банка данных по маркетингу продукции предприятия (заявки на поставку, договоры на производство, наличие запасов, емкость рынка и т. п.).

Организует изучение мнения потребителей о продаваемой предприятием продукции, его влияния на сбыт продукции и подготовку предложений по повышению ее конкурентоспособности и качества.

Осуществляет контроль за своевременным устранением недостатков, указанных в поступающих от потребителей рекламациях и претензиях, мотивацией определенного отношения потребителей к продукции предприятия.

Организует разработку стратегии проведения рекламных мероприятий в средствах массовой информации с помощью наружной, световой, электронной, почтовой рекламы, рекламы на транспорте, участие в отраслевых выставках, ярмарках, выставках-продажах для информирования потенциальных показателей и расширения рынков сбыта.

Готовит предложения по формированию фирменного стиля предприятия и фирменного оформления рекламной продукции.

Осуществляет методическое руководство дилерской службой и ее обеспечение всей необходимой технической и рекламной документацией.

Участвует совместно с другими отделами в разработке предложений и рекомендаций по изменению технических, экономических и других характеристик продукции с целью улучшения ее потребительских качеств и стимулирования сбыта.

Обеспечивает руководство работой сервисных центров по гарантийному обслуживанию и ремонту продукции предприятия, готовит предложения по технически обоснованному планированию и производству запасных частей (по количеству и номенклатуре).

Осуществляет надзор за правильность хранения, транспортировки и использования продукции.

Руководит работниками отдела.

Менеджер по качеству выполняет следующие обязанности:

Участвует в подготовке к сертификации на соответствие требованиям ИСО 9001 и последующего периодического инспекционного контроля.

По поручению начальника отдела участвует во взаимодействии с органами по сертификации и консалтинговыми фирмами по вопросам, связанным с системой менеджмента качества.

Участвует в подготовке проектов распорядительных и нормативных документов компании (включая документы СМК).

Участвует в составлении плана внутренних проверок подразделений компании.

Участвует в составлении программ внутренних проверок, а также доведении программы аудита до заинтересованных сторон.

Участвует в проведении внутренних аудитов подразделений компании в качестве внутреннего аудитора.

Готовит проекты отчетов по проведенным аудитам.

Участвует в анализе информации и составлении проектов отчетов о функционировании процессов СМК и результативности СМК в целом.

Обеспечивает выполнение мероприятий по поддержанию компетенции внутренних аудиторов компании.

По поручению начальника отдела качества участвует в обучении внутренних аудиторов компании.

Проводит консультационную и методологическую работу с персоналом по процессам СМК и вопросам, установленным начальником отдела.

Выполняет разовые служебные задания, поручения и указания генерального директора, исполнительного директора, входящих в сферу деятельности менеджера по качеству.

Для осуществления хозяйственной деятельности на коммерческой основе торговая сеть ООО «Эльдорадо» располагает надлежащей материально-технической базой, которая представляет собой совокупность материально-вещественных ценностей — основные производственные фонды и технологии производственных процессов.

Суточная пропускная способность ООО «Эльдорадо» составляет около 1100чел., часовая — 100чел., пиковая пропускная способность- 130чел./ час.

Управление торговой сетью «Эльдорадо» осуществляется при помощи автоматизированных систем разработанных специально для ООО «Эльдорадо» «TREID SERVISE», TS POS и «SAB», через эти программы все данные «сливаются «в главные офисы.

Работа торговой системы базируется на сборе и хранении первичных документов о движении товаров и денег, а также документов об изменении состояния процесса торговли с использованием единых общесистемных справочников (товарных карточек, поставщиков, клиентов, магазинов/складов, мест хранения складов, единиц измерений и т. д.).

Оптимальный объем запасов в магазине — это одно из важнейших условий эффективности предприятия. Недостаточный объем запасов приводит к перебоям в продажах или к росту административных расходов при слишком частых заказах, а избыточный — к замораживанию средств и складских площадей.

Что касается эффективности внедрения автоматизированной программы управления торговым предприятием, то можно отметить в качестве первых результатов внедрения программы:

• · Появилась реальная возможность расчета многовариантных планов без привлечения дополнительных ресурсов;
• · Сроки проведения ежемесячного анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия сократились с 7 до 2 дней после закрытия баланса бухгалтерией;
• · Экономия (до 20−30%) рабочего времени;
• · Появилась возможность мониторинга и оперативного управления затратами;
• · Повысилась надежность и достоверность получения отчетной информации и, как следствие, улучшилась экономическая обоснованность принимаемых решений.

Внедрение автоматизированной системы демонстрирует направленность компании на долгосрочную перспективу и развитие бизнеса.