Документальное оформление поступления и списания товарно-материальных запасов

Каждое предприятие, осуществляющее хозяйственную деятельность должно иметь основной и оборотный капитал. Оборотный капитал (краткосрочные активы) обеспечивает бесперебойный процесс производства и реализации продукции. Краткосрочные активы являются важнейшим ресурсом в обеспечении текущего функционирования предприятия и включают в себя: товарно-материальные запасы (сырье и материалы, незавершенное производство, готовая продукция, товары), дебиторскую задолженность, авансы выданные, денежные средства, краткосрочные финансовые вложения. В соответствии с темой курсовой работы рассмотрим более подробно такой вид краткосрочных активов, как товарно-материальные запасы.

В общем понимании товарно-материальные запасы — это активы в виде:

• — запасов сырья, материалов, покупных полуфабрикатов и комплектующих изделий, топлива, тары и тарных материалов, запасных частей, прочих материалов предназначенных для использования в производстве или при выполнении работ и услуг;
• — незавершенного производства;
• — готовой продукции;
• — товаров, предназначенных для продажи.

Запасы (сырье, материалы, топливо и т. д.) являются предметами, на которые направлен труд человека с целью получения готовой продукции. В отличие от средств труда, сохраняющих в производственном процессе свою форму и переносящих стоимость на продукт постепенно, предметы труда потребляются целиком и полностью переносят свою стоимость на этот продукт и заменяются после каждого производственного цикла.

Материальные запасы участвуют в процессе только один раз, их стоимость полностью включается в себестоимость производимой продукции, составляя ее материальную основу.

Основные операции с товарно-материальными запасами и последовательность их отражения в учете:

• — Приобретение — стоимость приобретенных на наличные средства или кредит товарно-материальных запасов отражается по дебету счетов отдельных видов товарно-материальных запасов (при непрерывной системе учета товарно-материальных запасов) или по дебету счета закупок (при периодическом учете товарно-материальных запасов). При этом счет наличных средств или кредиторской задолженности кредитуется на сумму стоимости приобретенных товарно-материальных запасов.
• — Расходование в производственных целях — по мере использования товаврно-материальных запасов в процессе производства их стоимость переносится со света товарно-материальных запасов сырья на счет товарно-материальных запасов в незавершенном производстве. При этом счета отдельных видов товарно-материальных запасов кредитуются, а счет незавершенного производства дебетуется.
• — Использование в производстве — в стоимость незавершенного производства включается помимо стоимости сырья, и стоимость затрат на рабочую силу и накладных расходов. На стоимость этих затрат кредитуется счет наличных средств.
• — Завершение изготовления продукции из ТМЗ — по мере завершения переработки сырья в готовую продукцию стоимость незавершенного производства переносится на стоимость готовой продукции: сумма перенесенной стоимости отражается по кредиту счета незавершенного производства к дебету счета готовой продукции.
• — Продажа готовой продукции — при продаже товарно-материальных запасов готовой продукции их стоимость переносится со счета запаса готовой продукции на счет затрат на реализованную продукцию (себестоимости реализованной продукции).

Таблица 2.1. Поступление материалов за месяц.

Себестоимость запасов может оказаться невозмещаемой в случае их повреждения, физического или морального устаревания, снижения их продажной стоимости, т. е. цена продажи ниже себестоимости. В этом случае определяется возможная чистая цена продажи или переоценка по возможной чистой цене продаж. Переоценка производится по каждому виду оборотных материальных активов или по группам однородных активов.

Товарно-материальные запасы отражаются в учете и отчетности по их фактической себестоимости. Фактической себестоимостью товарно-материальных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат предприятия на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Республики Казахстан).

Затраты на приобретение запасов включают в себя покупную цену, импортные пошлины и налоги, расходы на транспортировку, обработку и другие затраты, непосредственно связанные с приобретением актива.

Затраты на переработку включают в себя затраты по оплате труда, постоянные и переменные накладные, производственные расходы на переработку сырья в готовую продукцию.

Переменные расходы зависят от изменения объемов производства и включают в себя материальные и трудовые затраты, осуществляемые в ходе нормального производственного процесса. Постоянные расходы практически не изменяются при изменении объемов производства и включают в себя затраты по обслуживанию зданий, оборудования, амортизации и на административно-управленческие расходы.

Прочие затраты включаются в себестоимость запасов в случае, когда они связаны, например при изготовлении продукции для конкретных заказчиков.

К фактическим затратам на приобретение товарно-материальных запасов относятся:

• — суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);
• — суммы, уплачиваемые предприятиям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением товарно-материальных запасов;
• — таможенные пошлины;
• — вознаграждения уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены товарно-материальные запасы;
• — затраты по заготовке и доставке товарно-материальных запасов до места их использования, включая расходы по страхованию.

Оценка товарно-материальных запасов на конец отчетного периода производится в зависимости от принятого способа оценки запасов при их выбытии по средней себестоимости.

Оценка товарно-материальных запасов по наименьшей из себестоимостей реализации в разрезе методов.

Для определения наименьшей величины из себестоимости и чистой стоимости реализации товарно-материальных запасов могут быть использованы следующие методы:

• — постатейный метод, при котором выбирается наименьшее значение из балансовой стоимости и чистой стоимости реализации каждого наименования товарно-материальных запасов;
• — метод основных материальных групп, при котором выбирается наименьшее значение из балансовой стоимости и чистой стоимости реализации группы;
• — товарно-материальных запасов;
• — метод общего уровня запасов — выбирается наименьшее значение из балансовой стоимости и чистой стоимости реализации всех товарно-материальных запасов.

Цена за одни и те же материалы при приобретении в течение отчетного периода варьируется и для того, чтобы правильно оценить, сколько по стоимости запасов осталось и сколько ушло в себестоимость продукции, применяют один из трех методов оценки себестоимости товарно-материальных запасов, предусмотренных МСБУ (IAS) № 2 Запасы. При этом каждый из приведенных методов определяет списание запасов как поток стоимостей, а не как поток физических единиц.

Существуют и дополнительные методы оценки товарно-материальных запасов. Это методы оценки товарно-материальных запасов по наименьшей себестоимости и рыночной стоимости и метод оценки стоимости с использованием валовой прибыли или метод оценки товара в розничной торговле.

При этом себестоимость товарно-материальных запасов включает: затраты на приобретение запасов, транспортно-заготовительные расходы, связанные с их доставкой к месту хранения и приведением в надлежащее состояние. Затраты на приобретение товарно-материальных запасов включают в себя цену покупки; пошлины на ввоз; комиссионные вознаграждения, уплаченные снабженческим, посредническим организациям: транспортно-заготовительные и прочие расходы прямо связанные с приобретением запасов.

Методы определения себестоимости и оценки запасов.

• — метод рыночной стоимости. Когда полезность товаров не столь велика, как их себестоимость, необходим отход от правила установления цены товарно-материальных запасов на основе себестоимости. Полезностью товаров обычно считается их рыночная стоимость, откуда и идет название данного метода оценки товарно-материальных запасов. Для расчета термин «рыночная стоимость» означает текущую восстановительную стоимость, не превышающую верхний предел чистой стоимости реализации (продажная цена минус определяемые затраты на завершение и выбытие) и не падающую ниже нижнего уровня чистой стоимости реализации, скорректированной на сумму обычной нормы прибыли. По этому методу могут учитываться как все товарно-материальные ценности вместе, так и каждая статья в отдельности.
• — метод розничных цен используется в розничной торговле. Этот метод применяется для оценки запасов, имеющих одинаковый процент торговой наценки. Себестоимость определяется путем уменьшения общей стоимости проданных товаров на соответствующий процент валовой маржи.

Цена за одни и те же материалы при приобретении в течение отчетного периода варьируется и для того, чтобы правильно оценить, сколько по стоимости запасов осталось и сколько ушло в себестоимость продукции, применяют один из трех методов оценки себестоимости товарно-материальных запасов, предусмотренных МСБУ (IAS) № 2 Запасы:

• — метод средневзвешенной стоимости;
• — метод ФИФО (первое поступление — первый отпуск);
• — метод специфической идентификации.

Метод ФИФО — метод оценки запасов по ценам первых покупок.

Суть этого метода заключается в том, что запасы продаются (списываются) в том же порядке, что и закупается: первый пришел первый ушел. Таким образом, стоимость остатков на конец периода основывается на стоимости последних по времени закупок.

Этот метод подразумевает продажу товаров в том порядке, в котором они закупались. Данный метод лучше всего отражает реальную ситуацию, т. к. компании в первую очередь стараются продать свои старые запасы.

Метод специфической идентификации предполагает расчет себестоимости единиц товарно-материальных запасов, которые обычно не являются взаимозаменяемыми, товаров и услуг, произведенных и предназначенных для специальных проектов или заказов. При использовании метода предполагается, что известно, какие конкретно единицы товарно-материальных запасов проданы (отпущены в производство), а какие остались.

Для обеспечения сохранности и предупреждения хищения, порчи, недостач все поступающие на предприятие товарно-материальные запасы передаются под отчет материально-ответственным лицам, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности.

Товарно-материальные запасы предприятия учитываются в местах хранения в натуральном выражении. Бухгалтерия предприятия осуществляет учет движения товарно-материальных запасов в количественном и денежном выражении.

Первичные документы на поступление и отпуск товарно-материальных запасов передаются заведующими складами (кладовщиками) в бухгалтерию в сроки, установленные бухгалтерией для каждого склада применительно к объему операций, но не позже последнего дня месяца.

Бухгалтер по товарно-материальным запасам отражает все случаи приобретения и выбытия ТМЗ на основании:

• — накладных и приходного ордера, выписанных материально-ответственным лицом, принявшем товарно-материальные запасы, акта о приеме;
• — счетов-фактур;
• — товарно-транспортных накладных;
• — накладных или требований на отпуск.

Для сокращения номенклатуры товарно-материальных запасов и упрощения учета в отдельных случаях однородные и близкие по своим свойствам материалы могут объединяться в единый номенклатурный номер. На каждый номенклатурный номер товарно-материальных запасов открывается отдельная карточка, которая передается из бухгалтерии на склад в полузаполненном виде. В полученных карточках кладовщик заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материалов (стеллажи, ячейки).

Ведомость учета остатков материалов в течение месяца хранится в бухгалтерии и используется там для получения сведений об остатках материалов. В конце месяца ведомость передается из бухгалтерии на склад, где заведующий складом (кладовщик) проставляет в нее остатки товарно-материальных запасов на конец отчетного месяца, заверяя их своей подписью. Ведомость остатков материалов 1−3 числа следующего за отчетным месяца из склада возвращается в бухгалтерию, на таксировку и подсчет итогов по группам и счетам по учету материальных запасов.

В хозяйственном процессе средства предприятия совершают кругооборот, все фазы которого подчинены единой цели — извлечению доходов от производственно-хозяйственной деятельности.

В процессе производственно-хозяйственной деятельности (при эксплуатации оборотных производственных фондов) предприятие нуждается в денежных средствах, необходимых для изготовления продукции, закупки сырья и материалов, выплаты заработной платы и так далее, а затем в средствах, которые требуются на ее реализацию.

Таким образом, хозяйственные процессы берут свое начало со стадии снабжения предприятия ресурсами для производства продукции. Цель создания запасов на предприятии — образование определенного буфера между последовательными поставками материалов, сырья, комплектующих и исключение необходимости непрерывных поставок.

Первичные документы по поступлению и расходу материальных запасов являются основой организации их учета. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль над движением, сохранностью и рациональным использованием товарно-материальных запасов.

Организация первичного учета операций по снабжению осуществляет бухгалтер-материалист, деятельность которого регулируется графиком документооборота, сопровождающего процесс снабжения предприятия товарно-материальными запасами.

Документооборот, сопровождающий поступление товарно-материальных запасов, зависит от способа их получения на склад предприятия.

Приемку материальных запасов со склада поставщика осуществляет материально-ответственное лицо предприятия-покупателя товарно-материальных запасов. Как правило, на складе поставщика товарно-материальные запасы получают в том случае, если поставщик и покупатель находятся в одном населенном пункте или когда необходимо проверить качество товарно-материальных запасов.

Для получения товаров со склада поставщика материально ответственному лицу выдается доверенность. Доверенностью признается письменное уполномочие одного лица (доверителя) для представительства от его имени, выдаваемое им другому (поверенному).

Журнал учета выданных доверенностей хранится у лица, ответственного за выдачу и регистрацию доверенностей.

Доверенности выдают лицам, с которыми заключен договор о материальной ответственности. Если доверенность выдается работнику, с которым договор не заключен, то с него берется разовая подписка о материальной ответственности. Срок действия выдаваемой доверенности устанавливается предприятием.

Доверенность, независимо от срока ее действия, передают отправителю при первом получении товарно-материальных запасов.

Материально ответственное лицо, получившее доверенность, на следующий день, после каждого получения товарно-материальных запасов независимо от того, получены ли они по доверенности полностью или частями, представляет в бухгалтерию документы о выполнении поручении и о сдаче товарно-материальных запасов на склад. Материально ответственному лицу, не отчитавшемуся в использовании доверенности по истечении срока ее действия, новые доверенности не выдают.

При лишении поверенного прав на получение товарно-материальных запасов доверенность изымают, а отправителя извещают об аннулировании доверенности. Неиспользованные доверенности возвращают доверителю на следующий день по истечении срока доверенности.

При возвращении неиспользованной доверенности в журнале учета выданных доверенностей или в корешке доверенности производят отметку не использована. Такие доверенности хранятся до конца отчетного периода у лица, ответственного за их выдачу и регистрацию. По окончании отчетного периода неиспользованные доверенности аннулируют.

При доставке материальных запасов на склад покупателя автотранспортом поставщика материально ответственное лицо покупателя принимают у экспедитора поставщика материальных запасов по количеству мест и массе брутто и сопоставляет их с данными товарно-транспортной накладной, заполненной в двух экземплярах.

В случае, если недостачи или другие расхождения (количество, вес, сорт, качество и т. п.) фактического наличия материальных запасов с данными товарно-транспортной накладной не обнаружено, материально ответственное лицо, принявшее материальные запасы подтверждает приемку штампом предприятия и росписью в товарно-транспортной накладной. Один экземпляр накладной остается у материально ответственного лица, получившего материальные запасы, а второй возвращается лицу, доставившему материальные запасы на склад покупателя.

Акт о приемке материалов применяется для оформления приемки запасов, имеющих количественное и качественное расхождение с данными сопроводительных документов поставщиков; составляется также при приемке материалов, поступающих без документов. Акт о приемке материалов (в двух экземплярах) составляет комиссия, в состав которой входят: материально-ответственное лицо и представитель отправителя (поставщика) или представитель незаинтересованной организации. После приемки запасов акты с приложением документов (товарно-транспортных накладные и т. д.) передают: один экземпляр в бухгалтерию для учета движения товарно-материальных запасов, другой — отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

Таким образом, основными документами, служащими основанием для оприходования материальных запасов на склад предприятия являются:

• — счет-фактура;
• — товарно-транспортная накладная;
• — накладная и документы, выписанные материально ответственным лицом, принявшим товар, а именно акты о приемке, акты о недостаче и т. д.

Товарно-материальные запасы со склада предприятия отпускаются в цеха для изготовления продукции и на различные хозяйственные нужды, а также на сторону для переработки или реализации как излишние и ненужные.

Под отпуском в производство понимается отпуск материалов для изготовления продукции, выполнения работ или оказания услуг и др. Отпуск материалов в кладовые цехов рассматривается как внутреннее перемещение материалов. При отсутствии кладовых цехов отпуск запасов с центральных складов считается расходом на производство.

Расход товарно-материальных запасов оформляется лимитно-заборными картами, накладными-требованиями на отпуск (внутреннее перемещение материалов и др.).

Лимитно-заборная карта применяется для оформления отпуска запасов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска запасов на производственные нужды, является оправдательным документом для списания товарно-материальных запасов со склада. Лимитно-заборные карты выписываются на одно наименование материалов (номенклатурный номер) в двух экземплярах. Один экземпляр до начала месяца передается цеху (участку) — потребителю запасов, второй — складу или кладовой цеха (участка). Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных запасов, после чего выводит остаток лимита. В лимитно-заборной карте цеха (участка) расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада — представитель цеха.