Основные организационные структуры по СО: агентство, отдел по СО, пресс-служба, пресс-центры, пресс-бюро

Пресс-служба решает две задачи: обеспечивает полноту и оперативность информации о своей деятельности; создает оптимальные условия для работы (и отдыха!) аккредитованных журналистов.

Группа аккредитации выдает журналистам аккредитационные карточки, а также документы, обеспечивающие работу творческих бригад ТВ, фотокорреспондентов и т. п. Творческая группа пресс-службы включает собственных корреспондентов, ТВ-репортеров и операторов, способных самостоятельно подготовить материал для редакций СМИ.

Техническое оснащение пресс-служб обычно включает: средства связи; системы электронной обработки информации; издательский отдел; внутренняя ТВ и радиосеть; библиотека текущей печати; информационно-справочные пункты АСУ; службы сервиса; автоматический информатор устанавливается в пресс-центре во время длительных мероприятий. Это телефонная аппаратура многоцелевого назначения, выдающая по запросам абонентов справочную информацию.

В структуру пресс-службы входят: специалист (консультант) по связям с районными СМИ; ТВ-группа; аналитик-исследователь, занимающийся тематическим контент-анализом публикаций; творческая (литературная) группа журналистов-практиков может создаваться (по договору) как временный коллектив для освещения общественно-политических кампаний, официальных мероприятий и т. п.

Руководитель пресс-службы, или пресс-секретарь, непосредственно подчиняется руководителю ПР-структуры (если она есть) или главе фирмы (организации) и выступает перед представителями прессы от его имени. Его функции состоят не только в подготовке материалов для встреч с журналистами, которые проводит руководитель, но и в самостоятельных контактах с ними. Ему же доверяется разъяснение точки зрения руководства фирмы по различным вопросам.

Важно обеспечить возможности для формирования и проявления индивидуального стиля деятельности пресс-секретаря, выявить своеобразие приемов и методов его работы. Необходимо также оформить функциональные права и обязанности пресс-секретаря. В своей работе пресс-секретарь может опираться на аппарат пресс-службы. Если же он сам возглавляет пресс-службу, следует определить обязанности сотрудников.

Руководитель фирмы обязан обеспечить условия, при которых пресс-секретарь располагал бы информацией по всем общественно значимым проблемам, мог бы быстро и оперативно организовать публикации материалов по актуальной тематике, чтобы затем аргументирование вести беседы с журналистами. Пресс-секретарь должен присутствовать на соответствующих заседаниях, регулярно получать информацию от всех подразделений по интересующим прессу вопросам.

Штат пресс-центра (или службы) может составлять различное количество людей — от одного— двух до 20-ти и более. В крупных организациях пресс-центры чаще являются подразделениями отдела ПР, а ответственный за связь с прессой (press officer) подчиняется руководителю отдела ПР. Направления деятельности: (ответственного за связь с прессой): 1) оперативное распространение информации о деятельности организации, 2) взаимодействия со СМИ, 4) создание информационного банка данных, фототеки, видеотеки, отражающих общественно-значимую деятельность организации, 5) организация пресс-конференций, брифингов, 6) оперативный сбор и экспресс-анализ материалов печати, имеющих отношение к деятельности организации, 7) подготовка интервью должностных лиц организации для СМИ. Пресс-служба крупных организаций может иметь в своем распоряжении фото-, радио-и телестудии.

Пресс-службы существуют в том или ином виде во всех крупных организациях и компаниях. Собственные пресс-службы или пресс-центры имеют президент РФ, Правительство РФ, Центральный банк, мэр и правительство Москвы, министерства РФ, Конституционный суд, Государственный таможенный комитет. В рамках службы ПР финансового объединения «МЕНАТЕП» была создана специальная компания «Мета-пресс» в обязанности которой входило обеспечение связей МЕНАТЕПА с прессой, а также содействие коммерческим структурам в ведении таких связей.

В малых и средних организациях создание отдела ПР экономически нецелесообразно. А для проведения постоянной политики в крупных организациях лучше иметь собственную, «внутреннюю» службу.

Преимущества внешних консультантов:

• § Широкий кругозор и обладание информацией в различных областях менеджмента, маркетинга, политтехнологий
• § Знание рынка ПР — услуг
• § Учет опыта других организаций
• § Непредвзятость и объективность, обусловленные независимостью
• § Больший вес рекомендаций специалистов со стороны
• § Возможность прервать контракт в случае неэффективности
• § Эффект «свежего взгляда»

Структура типового агентства.

• § Отдел менеджмента счетов
• § Отдел творческих услуг
• § Отдел услуг по связям со СМИ
• § Отдел производства печатной продукции
• § Отдел по организации выставок, презентаций, пресс-конференций
• § Отдел исследований

Ключевые фигуры: менеджер счетов (заказов), художественный директор, текстовики, плановик СМИ, медиабайеры (закупщики), исследователи.

ПР — отдел:

Для образования корпоративного ПР — департамента обычно существует ряд причин:

• § ПР — деятельность носит постоянный характер
• § Возрастающая нагрузка на отдел рекламы или менеджмента требует разграничения направлений работы и формирование отдела по СО

Функции ПР — отдела:

• § Планирование
• § Исследование
• § Творческая
• § Связи со СМИ
• § Работа на выставках
• § Работа с партнерами, инвесторами
• § Работа с населением
• § Работа с представителями власти
• § Презентации и пресс-конференции
• § Внутренние Со

В целом, структура ПР — департамента крупной компании не отличается от структуры агентства.