Теоретико-методологические основы учета расчетов с подотчетными лицами

Нормативно-законодательное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

Вопросы, связанные с выдачей подотчетных сумм и оформлением расчетов по ним, регламентируются отдельными нормативно-правовыми актами (Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40; Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и т. д.), но ни один из них не содержит определения подотчетных сумм.

Подотчетными суммами понимаются суммы, выданные в установленном порядке должностным лицам авансом на предстоящие операционные, административно-хозяйственные и командировочные расходы. При этом должностные лица в установленные сроки представляют обоснованный отчет о произведенных расходах (авансовый отчет) и возвращают неиспользованные суммы. Авансовый отчет составляется по типовой форме, сдается в бухгалтерию с приложением первичных документов и утверждается руководителем организации или другим уполномоченным им лицом [13. с. 250].

Порядок выдачи и списания подотчетных сумм определяется в учетной политике организации. Кроме этого, руководителем организации издается приказ, регламентирующий проведение расчетов с подотчетными лицами. В приказе обязательно отражаются следующие позиции:

перечень должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет на хозяйственные, канцелярские, представительские и иные расходы. Следует отметить, что приказом не назначаются лица, имеющие право получать под отчет суммы на командировочные расходы. Право получения денежных сумм на командировочные расходы возникает после подписания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку;

срок, на который выдаются денежные средства под отчет;

предельный размер подотчетных сумм. Для каждой статьи расходов, а также для различных подотчетных лиц могут быть установлены дифференцированные лимиты. Размер аванса на командировочные расходы ограничивается расчетной величиной, которая складывается из стоимости проезда, квартирных (стоимости найма жилого помещения), суточных и иных расходов, определенных целями поездки. Оплате подлежат также расходы за бронирование места в гостинице. Суточные выплачиваются за все дни нахождения в командировке, в том числе выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути (в т.ч. за время вынужденной остановки в пути). К иным расходам относятся такие, как приобретение материальных ценностей, оплата телефонных переговоров, а в случае поездки на служебном автомобиле, запчастей, оплата услуг по ремонту, проезд по платным автомобильным дорогам и др. Для возможности признания таких расходов в целях налогообложения в приказе следует указать на право их осуществления командированным работником.

Подотчетные лица должны быть проинформированы о предельной величине расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами в рамках одного договора, которая в настоящее время составляет 100 тыс. руб. (п. 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У).

Подотчетные лица обязаны отчитаться в течение трех дней по истечении срока, на который выданы денежные средства, или со дня возвращения из командировки (для командировочных расходов). День возвращения из командировки отражается в командировочном удостоверении.

Выдача аванса работнику осуществляется на основании его письменной заявки на имя руководителя, который при наличии оснований отдает распоряжение о выдаче.

В настоящее время используются два варианта выдачи денежных средств подотчетным лицам — наличными деньгами из кассы и с использованием платежной карты. При этом операции с использованием платежных карт регламентированы Положением «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт», утвержденным ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П. В соответствии с п. 2.5 этого документа с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт.

Банк вправе определить в договоре со страховщиком максимальную сумму наличных денежных средств, которая может быть выдана в течение одного операционного дня. Кроме того, в договоре могут быть предусмотрены условия на случай, когда подотчетным лицом осуществляются операции, сумма которых превышает остаток денежных средств на банковском счете организации (например, на случай предоставления овердрафта и др.).

Выдача корпоративной банковской карточки подотчетному лицу во многом схожа с выдачей аванса. Использование денежных средств по корпоративной карте должно производиться с соблюдением утвержденной руководителем (уполномоченным лицом) заявки подотчетного лица на сумму аванса. При этом подотчетное лицо представляет авансовый отчет с приложением первичных расходных документов, оригиналов, квитанций электронных терминалов и банкоматов, иных документов [16. с. 523].

Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками вправе расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

Также предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы. Выдача наличных денег под отчет производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Решением Совета директоров.

Приказом руководителя по предприятию устанавливается круг лиц, имеющих право на получение денежных средств под отчет. Выдача авансов лицам, не поименованным в приказе, производиться не должна. Приказом может быть также оговорен порядок выдачи работникам подотчетных средств и размеры подотчетных сумм.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Работник, получивший денежные средства под отчет, должен представить авансовый отчет. Отчет представляется в трехдневный срок, если иное не установлено приказом руководителя.

Подотчетные суммы всегда выдаются на определенный срок, который устанавливает и срок представления работником авансового отчета. Согласно абз. 3 п. 11 Порядка ведения кассовых операций сотруднику дается только три рабочих дня после истечения срока, на который выдан аванс, для подтверждения расходования подотчетных сумм. Руководитель организации может установить срок использования подотчетных сумм, то есть срок, по истечении которого необходимо представить авансовый отчет, равным календарному месяцу или неделе, но единый для всех подотчетных сумм срок может и не устанавливаться в зависимости от того, на что они выдаются.

Выбранный вариант установления срока необходимо прописать в нормативном акте организации, например, дополнить приказ п. 3 следующего содержания: «Срок, на который выдаются подотчетные суммы, не может превышать 14 календарных дней, за исключением случаев направления сотрудников в командировку».

Размер подотчетного аванса определяется целью его выдачи.

Сумма командировочного аванса формируется исходя из расходов на приобретение проездных документов, на проживание, норм суточных. Кроме этого, в суммы командировочного аванса могут быть включены дополнительные расходы, связанные с выполнением командировочного задания.

Сумма аванса должна соответствовать расценкам на приобретаемые товары, работы, услуги.

Если сотрудник не возвращает полученные подотчетные денежные средства.

Выданные под отчет денежные средства признаются задолженностью работника перед работодателем, если он не представил авансовый отчет в установленный срок. При этом ст. 137 ТК РФ предусмотрено право работодателя принимать решение об удержании задолженности по подотчетным суммам из заработной платы работника не позднее 1-го месяца со дня окончания срока, на который выдан аванс, при условии, что работник не оспаривает основания и размер возмещения. Кроме этого, работодатель обязан получить письменное согласие работника на удержание из заработной платы указанных сумм. Размер удержаний не может превышать 20% от заработной платы работника [9].