Порядок оформления первичных документов при выдаче денежных средств в подотчет

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как краткосрочная дебиторская задолженность работников связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

авансовые отчет;

Приказ об учетной политике;

приказы о направлении сотрудников в командировки;

командировочные удостоверения;

копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;

список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

сметы представительских расходов;

приказы об утверждении смет представительских расходов;

оправдательные первичные документы.

Подотчетными суммами называются авансы, выданные работникам предприятия из кассы на хозяйственные расходы и расходы по командировкам.

Денежные средства выдаются из кассы. В учетной политике предприятия в обязательном порядке должен быть учтен порядок учета наличности в кассе.

Выдача наличных денег из кассы производится по расходному кассовому ордеру (далее — РКО) или надлежаще оформленным другим документам с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного ордера. Документы на выдачу наличных денег должны быть подписаны индивидуальным предпринимателем или руководителем организации или лицом, его заменяющим, главным бухгалтером, кассиром.

Выдача наличных денег из кассы в подотчет производится на основании распоряжения руководителя предприятия, которое может быть как в устной, так и в письменной форме.

Наиболее часто выдаются денежные средства подотчетным лицам на оплату услуг работ поставщиков, приобретение товарно-материальных ценностей на рынке и в магазинах, командировочные расходы.

Сроки представления подтверждающих документов по подотчетным суммам должны быть предусмотрены в учетной политике исходя из специфики работы предприятия, и обычно крайний срок представления авансовых отчетов по сумам, выданным на хозяйственные расходы, командировочные расходы, или возврат неиспользованных сумм ограничивается одним месяцем.

Список лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, утверждается приказе руководства предприятия.

По результатам выполнения задания работник представляет авансовый отчет о фактических расходах денежных средств.

К авансовому отчету прилагаются следующие документы: счет-фактура, акт выполненных работ, накладная, фискальный чек, свидетельствующий об оплате, квитанции, иные подтверждающие документы.

В случае отказа выдач фискального чека необходимо наличие в ПКО всех необходимых реквизитов юридического лица или индивидуального предпринимателя, заверенных печатью.

В случае перерасхода денежных средств подотчетным лицом задолженность предприятия перед работником погашается в течение срока, предусмотренного учетной политикой предприятия или приказом индивидуального предпринимателя.

Формы авансовых отчетов и командировочных расходов являются стандартными, вместе с тем предприятие имеет право вносить в данные документы дополнительные реквизита При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты по выданным авансам учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному листу.

При выдаче денежных средств в подотчет из кассы предприятия и списании подотчетных сумм осуществляются стандартные проводки:

Таблица 6 — Корреспонденция счетов.

При наличии подтверждающих документов оприходование приобретенных товарно-материальных ценностей и списание сумм, израсходованных подотчетными лицами, в авансовых отчетах отражаются следующими проводками:

Таблица 7 — Отражение в авансовых отчетах израсходованных подотчетных сумм.