Распределение функций управления в коллективе

Для характеристики разделения труда используется функциональная матрица.

Все функции в бухгалтерском отделе распределены между сотрудниками равномерно, без особых перегрузок каждого подразделения.

Функции управления

Планирование Сущность планирования проявляется:

• 1. В конкретизации целей развития всех фирм и каждого подразделения в отдельности на установленный период.
• 2. Определение хозяйственной задачи, средств и их достижение, сроков и последовательности реализации.
• 3. Выявление материальных, трудовых и финансовых ресурсов, необходимых для решения поставленных задач.

Таким образом, цель планирования, как функция управления состоит в стремлении заблаговременно учесть по возможности все внутренние и внешние факторы, обеспечивающие благоприятные условия для нормального функционирования и развития организации. Поэтому планирование призвано обеспечивать взаимосвязь между определенными подразделениями предприятия, включающими всю технологическую цепочку:

• 1. Научно-исследовательская работа
• 2. Производство и сбыт
• 3. Взаимосвязь маркетинга с контролем. [12]

Эта деятельность опирается на выявление и прогнозирование потребительского спроса, анализ слабых и сильных сторон организации, оценку имеющихся ресурсов и перспективы развития рыночной конъюнктуры.

Необходимость и потребность планирования вытекают из следующего:

• 1. Обобществление производства.
• 2. Специализация и кооперирование производства в рамках общественной хозяйственности.
• 3. Наличия многочисленных структурных подразделений в рамках фирмы.
• 4. Тесные межфирменные связи с поставщиками сырья, включающих единый технологический процесс.
• 5. Требования НТП — быстро учитывать и осваивать новейшие достижения наук и техники.

Задачи планирования:

Перспективное планирование должно определить общие стратегические цели и направления развития фирмы, необходимы для этого ресурсы и этапы решения поставленных задач.

Текущее планирование ориентировано на фактическое достижение намеченных целей, исходя из конкретных условий и состояния рынка, на каждом данном этапе развития. Текущий план разбивают, конкретизируют перспективные планы с учетом конкретной обстановки. [3].

К принципам планирования относятся:

• 1) Ранжирование объектов по степени важности;
• 2) автоматизация системы планирования;
• 3) сбалансированность плана;
• 4) преемственность стратегического и тактического планов;
• 5) применение к планированию научных подходов, методов;
• 6) социальная ориентация плана;
• 7) обеспечение обратной связи;
• 8) экономическая обоснованность плановых показателей;
• 9) согласованность плана с параметрами внешней среды;
• 10) адаптивность к ситуации.

Виды планирования:

По содержанию — стратегические, тактические и оперативные;

По предмету планирования — целевые, планирование средств, программные, планирование действий;

По степени охвата: — общие и частные;

По форме исполнение — текстовые и графические;

По форме функционирования — глобальные, контурные, детальные;

По срокам — краткосрочные, среднесрочные, долгосрочные.

По глубине планирования — сбыт, производство, заготовка, инвестиции, финансы, персонал;

Выделяют также следующие виды плана:

• 1) Финансовые планы — издержки, подготовки производства, план расходов и доходов, кассовый план, балансовый план.
• 2) Структурно-организационные — планирование места размещения предприятия, планирование производства, планирование сфер деятельности отделов, участков.

Задачи и функции планово-экономического отдела Планово-экономический отдел является самостоятельным структурным подразделением предприятия. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия. В большинстве случаев планово-экономический отдел подчиняется непосредственно коммерческому директору.

Руководство планово-экономического отдела выглядит следующим образом: отдел возглавляет руководитель планово-экономического отдела, назначаемый на должность приказом директора предприятия. Руководитель планово-экономического отдела имеет одного или нескольких заместителей. Обязанности заместителя определяются руководителем ПЭО. Заместитель и руководители структурных подразделений в составе планово-экономического отдела, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению руководителя планово-экономического отдела.

Состав и штатную численность планово-экономического отдела утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению руководителя планово-экономического отдела и по согласованию с отделом кадров, отделом организации и оплаты труда и т. д.

В состав отдела входят структурные подразделения, группы специалистов. Руководитель планово-экономического отдела распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.

Задачами планово-экономического отдела предприятия являются:

• 1) формирование единой экономической политики организации по результатам анализа состояния и тенденций развития отрасли, к которой относится данное предприятие;
• 2) совершенствование программы планирования расходов на осуществление деятельности предприятия, инвестиционные программы;
• 3) формирование и определение экономической направленности развития организации с целью адаптации его хозяйственной деятельности и системы управления к изменяющимся в условиях рынка внешним и внутренним экономическим факторам;
• 4) руководство в подготовке проектов текущих планов подразделениями организации по всем видам хозяйственной деятельности в соответствии с заказами контрагентов и заключенными контрактами;
• 5) выявление убыточной продукции, разработка мер по снятию данной продукции с производства;
• 6) полный (комплексный) анализ всех видов деятельности организации;
• 7) организация и координация исследований для определения условий повышения конкурентоспособности выпускаемой продукции и разработка соответствующих мероприятий на основе полученных результатов;
• 8) подготовка предложений по конкретным направлениям изучения рынка с целью определения перспектив развития предприятия;
• 9) статистический учет по всем производственным и технико-экономическим показателям работы организации, систематизация статистических материалов;
• 10) подготовка экономико-статистической отчетности в установленные сроки;
• 11) разработка и доведение до структурных подразделений организации прогнозируемых объемов производства продукции в увязке с объемами финансирования;
• 12) разработка стандартизированной документации, экономических образцов, внедрение информационных автоматизированных систем обработки плановой и учетной документации;
• 13) разработка методик, рекомендаций, нормативно-инструктивной документации по вопросам экономики, оплаты труда, ценовой политики, совершенствования статистической отчетности;
• 14) организация обмена опытом экономической работы, проведение семинаров по повышению квалификации работников финансово-экономических подразделений организации и сторонних предприятий.

К функциям ПЭО относятся:

• 1. Экономическое планирование и анализ экономического состояния организации, а также контроль за выполнением подразделениями организации законодательства в области экономики;
• 2. Разработка и подготовка к утверждению проектов перспективных и ретроспективных планов экономической деятельности и развития предприятия;
• 3. Руководство составлением среднесрочных и долгосрочных комплексных планов производственной, финансовой деятельности, бизнес-планов фирмы, согласование и увязка их разделов;
• 4. Планирование объемов капитальных инвестиций и операционных средств для оплаты оборудования и инвентаря на основе заявок производственных и технических подразделений предприятия, а также определение пределов таких капитальных вложений и разработка мероприятий по эффективному использованию капитальных вложений;
• 5. Разработка мероприятий по повышению производительности труда, повышению рентабельности производства, увеличению прибыли, снижению издержек на производство и реализацию продукции, устранению потерь и расходов;
• 6. Подготовка предложений, обоснований и расчетов по затратам на проведение НИОКР, капитального ремонта основных средств, доведение планов затрат до финансового отдела;
• 7. Определение объемов затрат на переподготовку кадров на основе прогнозов потребности кадров для организации;
• 8. Формирование ценовой политики организации и разработка прогнозов экономического развития организации в соответствии с рыночными потребностями;
• 9. Разработка плановых технико-экономических нормативов материальных и трудовых затрат, проектов оптовых и розничных цен на продукцию предприятия, тарифов на работы (услуги) с учетом спроса и предложения и с целью обеспечения запланированного объема прибыли.
• 10. Составление нормативных калькуляций продукции и контроль за внесением в них текущих изменений планово-расчетных цен на основные виды сырья, материалов, которые используются в производстве. [14]

Организация работы планово-экономического отдела Документами, на основе которых осуществляется работа ПЭО, являются законодательные и нормативные акты, положение об ПЭО, о его подразделениях, должностные инструкции сотрудников отдела, а также правила внутреннего распорядка.

В планировании своей деятельности участвуют все службы предприятия — как производственные, так и функциональные. В цехах и отделах организуются планово-экономические бюро или профессиональные группы. Структура планово-экономических служб предприятий зависит, прежде всего, от размеров производства, характеристики продукции, положения на рынке, формы собственности, уровня платежеспособности и т. д. При бесцеховой структуре управления плановые функции выполняются экономистами-менеджерами высшего звена. Каждое предприятие самостоятельно выбирает структуру своих планово-экономических органов.

В процессе реализации задач и выполнения своих функций планово-экономический отдел взаимодействует с различными отделами организации:

• · с финансовым отделом финансовых и кредитных планов по получению отчетов о выполнении финансовых планов и результатов финансового анализа, методических и инструктивных материалов по вопросам финансовой деятельности; по предоставлению среднесрочных и долгосрочных планов производственной деятельности организации, плановых технико-экономических нормативов материалои трудозатрат, результатов экономического анализа всех видов деятельности предприятия;
• · с главной бухгалтерией данных, необходимых для экономического планирования, прогнозирования и анализа;
• · с производственными подразделениями по получению и предоставлению отчетов о выполнении плана по производству продукции, данных о затратах трудовых ресурсов, использовании рабочего времени, о результатах анализа деятельности производственных подразделений за предыдущие плановые периоды с рекомендациями по более полной и равномерной загрузки производственных мощностей;
• · с отделом главного технолога по вопросам получения данных, необходимых для экономического планирования, прогнозирования и анализа, проектов перспективных и ретроспективных планов развития и внедрения ресурсосберегающих технологических процессов;

с отделом материально-технического снабжения, сбыта, маркетинга организации и оплаты труда, юридическим отделом и т. д.

К принципам планирования относятся:

Ранжирование объектов по степени важности;

• · автоматизация системы планирования;
• · сбалансированность плана;
• · преемственность стратегического и тактического планов;
• · применение к планированию научных подходов, методов;
• · социальная ориентация плана;
• · обеспечение обратной связи;
• · экономическая обоснованность плановых показателей;
• · согласованность плана с параметрами внешней среды;
• · адаптивность к ситуации.

Виды планирования:

По содержанию — стратегические, тактические и оперативные;

• · По предмету планирования — целевые, планирование средств, программные, планирование действий;
• · По степени охвата: — общие и частные;
• · По форме исполнение — текстовые и графические;
• · По форме функционирования — глобальные, контурные, детальные;
• · По срокам — краткосрочные, среднесрочные, долгосрочные.
• · По глубине планирования — сбыт, производство, заготовка, инвестиции, финансы, персонал;

Выделяют также следующие виды плана:

ь.

ь Финансовые планы — издержки, подготовки производства, план расходов и доходов, кассовый план, балансовый план.

ь Структурно-организационные — планирование места размещения предприятия, планирование производства, планирование сфер деятельности отделов, участков.

Контроль Контроль производственного процесса на предприятии ведется с помощью трех видов контроля: предварительного, текущего и итогового.

Предварительный контроль.

Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение — это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях — по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, предъявляемые нанимаемым Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предварительные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Текущий контроль.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на изменении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того, чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Обратная связь — это данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам.

Заключительный контроль.

В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.

Мотивация трудовой деятельности.

Внешнее вознаграждение всегда означает признание заслуг человека или коллектива перед организацией, в какой бы форме оно не осуществлялось. Признание выполняет несколько задач:

• 1. дальнейшее стимулирование творческой активности работников;
• 2. демонстрация позитивного отношения руководства к высоким результатам;
• 3. популяризация результатов среди коллектива;
• 4. поднятие морального состояния сотрудников;
• 5. повышение деловой активности;
• 6. усиление действенности самого процесса стимулирования.

Существует несколько форм признания и оценки труда работников.

Во-первых, это материальные компенсации (вознаграждение, возмещение) за повышенные затраты труда. Они могут выражаться в различных формах. Если речь идет о заработной плате, то ее размер не должен зависеть от стажа, а учитывать еще и качество выполнения своих обязанностей. На практике же руководители компенсируют затраченные работником усилия в соответствии со стажем и проведенным на работе временем, а вовсе не по характеристикам достигнутых результатов. Виды материальных компенсаций: оплата обучения, медицинского обслуживания, питания и др.

Во-вторых, формой признания является денежное вознаграждение за высокие результаты труда (т.е. премии). Премии совсем не обязательно должны быть большими, главное — неожиданными и такими, чтобы о них знали все.

В-третьих, формой признания является повышение в должности. Но оно влияет лишь на тех, кто делает карьеру, а таких не может быть много вследствие ограниченности вакансий. Кроме того, не все могут и хотят быть руководителями.

В-четвертых, в качестве признания может выступать поощрение свободным временем. Оно может предоставляться в форме дополнительного отпуска или сокращенного рабочего дня. Оно также может перераспределяться с помощью гибкого или скользящего графика, делающего рабочий день более удобным. Оно может возникать за счет сэкономленного времени благодаря личным усилиям работника.

В-пятых, большое значение имеет общественное признание заслуг коллектива и отдельных работников через широкую информацию о них в многотиражной печати и на специальных стендах, вручение грамот, объявление благодарности на собраниях, награждение туристическими поездками, билетами.

В-шестых, большую роль в деле стимулирования играет личное признание руководством организации или подразделения. Оно может иметь форму регулярных или эпизодических поздравлений по случаю праздников и торжественных дат, похвалы.

Управление кадрами Структуру и штаты отдела утверждает заместитель директора предприятия по кадрам в соответствии с составом аппарата управления и нормативами численности специалистов и с учетом объемов работы, особенностей производства.

В состав отдела входят подразделения (секторы, бюро, группы) приема увольнения, учета, по работе с рабочими и служащими, руководящими работниками и специалистами.

Взаимодействие с другими подразделениями С цехами и отделами Получает: заявки на рабочих и специалистов; характеристики на работников, представляемых к поощрению и награждению; материалы на нарушителей трудовой дисциплины и нарушителей общественного порядка; графики отпусков работников подразделения. Представляет: сведения о нарушителях трудовой и производственной дисциплины; копии приказов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников; копии приказов по вопросам трудовой дисциплины, изменения правил внутреннего трудового распорядка.

С юридическим отделом Представляет: приказы на визирование.

С комиссиями профкома и цеховыми комитетами профсоюза Получает: материалы (поступившие в ходе обсуждения на рабочих собраниях в цехах, отделах, на производственных участках) о случаях нарушения правил внутреннего распорядка и трудовой дисциплины; предложения (по совместной подготовке и проведению рабочих собраний в цехах, отделах, на производственных участках) для обсуждения фактов антиобщественных поступков, прогулов и т. п.; сведения о нарушителях общественного порядка; материалы на увольнение за нарушение трудовой дисциплины, по сокращению штатов, по инвалидности.

С отделом организации труда и заработной платы Получает: штатное расписание на руководителей, специалистов, служащих, рабочих повременной работы и других категорий работающих, а также все изменения штатного расписания; расчеты потребности рабочей силы по подразделениям.

Представляет: сведения о списочной численности работников; прогулах, нарушениях общественного порядка;, данные о текучести рабочих кадров по цехам.

С бухгалтерией Получает: справки о зарплате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.

Представляет: табель учета рабочего времени; больничные листы для оплаты; сведения о приеме, увольнении, очередных отпусках работников предприятия; проекты приказов о приеме, увольнении и перемещении материально ответственных лиц.

Кадровая политика на данном предприятии проводится согласно действующему трудовому законодательству. Соблюдается внутренний режим и порядок работы каждого подразделения согласно локальным актам данного предприятия. Согласно ТК предприятие оплачивает сессии работникам, заочно проходящим обучение; по медицинским показателям сотрудники направляются в санатории, осуществляются выплаты связанные с декретным отпуском и т. д.

В области связанной с заработной платой существуют различные меры поощрения, в компании «Символъ» работают люди со стажем порядка десяти лет, всвязи с этим для них разработана система «стажевые"+ премия, а для новых сотрудников система премий.

Порядок приема на работу При приеме на работу кадровая служба (специалист, на которого возложены данные функции) в соответствии с действующим законодательством и инструкциями:

Запрашивает у принимаемого сотрудника документы (паспорт, трудовая книжка, заявление, анкета, фотографии, результаты медосмотра, военный билет, медицинский полис, пенсионное свидетельство, справку о заработной плате с последнего места работы. При приеме на работу кадровая служба (специалист, на которого возложены данные функции) в соответствии с действующим ты и т. д.).

На основании завизированного руководителем структурного подразделения заявления готовит проект приказа о приеме на работу.

Проводит разъяснение политики предприятия в области управления трудовыми ресурсами, разъясняет права и обязанности вновь принятых, знакомит с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором; вручает памятку; организует прохождение инструктажа по технике безопасности.

В соответствии со ст. 68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Приказ объявляется работнику под расписку в 3-х дневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащую заверенную копию приказа (распоряжения). После прохождения обучения по технике безопасности, подписания приказа и оформления пропуска сотрудник направляется в подразделение.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, а также знакомит с сотрудниками и закрепляет за ним ответственного работника (наставника), назначенного приказом, для адаптации и профориентации.

В ст. 65 ТК РФ установлен перечень документов, предъявляемых работодателю нанимаемым при заключении трудового договора:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальной подготовки.

В отдельных случаях при заключении договора работодатель может потребовать предъявления дополнительных документов.

Увольнение персонала.

• 1. Сотрудник предприятия имеет право уволиться по собственному желанию, предупредив администрацию письменно за две недели до увольнения. Заявление об увольнении с визой руководителя структурного подразделения сдается в отдел кадров для получения обходного листа. Подписанный обходной лист возвращается в Кадровую службу в последний день работы; увольняющийся работник знакомится с приказом об увольнении и получает трудовую книжку.
• 2. В соответствии с ТК РФ администрация предприятия имеет право уволить сотрудника в случаях:
  • o несоответствия занимаемой должности по состоянию здоровья (по заключению ВТЭК);
  • o отказа от работы в связи с изменением существенных условий труда;
  • o систематического неисполнение работником без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором (контрактом) или правил внутреннего трудового распорядка, если к работнику ранее применялись меры дисциплинарного или общественного взыскания;
  • o прогула без уважительных причин, в том числе за отсутствие на рабочем месте более 3-х часов;
  • o появления на работе в нетрезвом состоянии, состоянии наркотического или токсического опьянения;
  • o неявки на работу более 4 месяцев подряд вследствие временной нетрудоспособности.

Согласно ТК РФ основанием для увольнения ввиду вышеуказанного служат докладные записки, акт отсутствия на рабочем месте, акт о нахождении в нетрезвом состоянии на рабочем месте. Акты заверяются подписью трех человек.

В порядке исключения, в случае отсутствия ранее дисциплинарных взысканий, по представлению руководителя подразделения на сотрудника может быть наложено дисциплинарное взыскание.

• 2. При несогласии сотрудника по результатам аттестации и т. п. с переводом на низкую должность он увольняется с предприятия по пункту ТК РФ.
• 3. Администрация предприятия при проведении сокращения штата и численности работающих, реорганизации структуры, имеет право уволить сотрудников предприятия, предупредив их письменно за 2 месяца до увольнения.

На данном предприятии, в частности, в цехе по сборке сувенирной и оформительской продукции, за последние пол года наблюдалась текучка кадров. Объясняется это многими факторами: в данном цехе (по сравнению с остальными) весьма небольшая заработная плата, не отлаженная система взаимодействия с другими подразделениями, набор персонала в данный цех не усматривает квалифицированных работников с общепринятыми морально-этическими нормами поведения.