Аналитический учет материалов

Для хранения материалов на предприятии существуют специализированные склады (кладовые). Кроме центрального склада в различных подразделениях могут быть кладовые, выполняющие функции промежуточных складов.

Для правильного учета материалов важное значение имеет четкая организация работы склада. Важной предпосылкой рациональной организации учета является четкая система документооборота, строгий порядок оформления операций по движению материальных ценностей, компьютеризация складского учета.

Все операции движения материалов осуществляет кладовщик, являющийся материально-ответственным лицом. Материально ответственное лицо организует складской учет на складе и ведет его ежедневно под постоянным контролем бухгалтерии в карточках учета материалов формы № М-17 (Приложение 7) по каждому сорту, виду и размеру. В карточке указывается название предприятия, номер карточки, склад, номенклатурный номер материала, единица измерения, наименование материала. Бухгалтерия открывает карточки на каждый номенклатурный номер материала и под расписку передает их кладовщику. Так, в бухгалтерии предприятия 25.11.2007 г. была открыта карточка складского учета № 5313 на фильтр очисти бензина (Приложение 7).

Записи в карточках учета материалов производятся только на основании первичных документов (приходных ордеров, требований-накладных, накладных на внутреннее перемещение материалов, накладных на отпуск материалов на сторону). После каждой записи о поступлении или расходовании материалов выводится остаток. Благодаря этому склад располагает активными сведениями о состоянии запасов материалов. Карточки располагаются в картотеке в порядке возрастания номенклатурных номеров.

Карточки складского учета материалов в ЗАО «Ювелирный Дом"САДКО» ведутся с составлением в конце месяца отчета. В установленные сроки (конец месяца) бухгалтер материального отдела принимает от материально-ответственного лица документы на приход и расход материалов, тщательно проверяет правильность отражения основных реквизитов документов в карточках складского учета (номенклатурный номер, количество, остаток) и заверяет проверку своей подписью, после чего карточка приобретает силу бухгалтерского регистра. Подтверждением приемки-сдачи документов здесь служит подпись работника бухгалтерии в карточке складского учета о проверке записей по каждой операции, что не противоречит действующим нормативным документам.

На местах ведется количественный учет поступления и использования материалов, полученных со склада. Приход материалов отражается в книге учета материалов на основании лимитно-заборных карт и требований-накладных.

Расход материалов проставляется в заказе на выпуск продукции по факту использования, так как на предприятии применяется позаказный метод учета затрат. В начале месяца, следующего за отчетным, бухгалтерия дает в цех данные об отпущенных ему со склада материалах в стоимостном выражении (расцененные требования-накладные).

На основе требований и заказов учетчик цеха составляет материальный отчет по цеху за месяц, который является основным аналитическим регистром по формированию себестоимости продукции в части прямых материальных затрат. Производственный отчет содержит данные об остатках материалов в цехе на начало месяца по каждому наименованию материала в количественном и суммовом выражении, поступлении материалов за месяц и расходе каждого наименования материала на каждый заказ и в целом на выпуск продукции, а также об остатках материала на конец месяца. Ежемесячно материальный отчет передается в бухгалтерию предприятия.

Порядок аналитического учета в бухгалтерии зависит от метода учета материалов в бухгалтерии и его взаимосвязи со складским учетом. Метод предусматривает порядок и последовательность ведения учета материалов, виды учетных регистров, их количество, взаимосверку показателей.

В ЗАО «Ювелирный Дом «САДКО» используется оперативно-бухгалтерский метод учета материалов (сальдового). Этот метод более прогрессивный и рациональный, поэтому он применяется в ЗАО «Ювелирный Дом «САДКО».

Основными принципами оперативно-бухгалтерского метода являются:

оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета на складе при помощи карточек складского учета, которые ведутся материально-ответственными лицами;

систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно на складе за правильным и своевременным документированием операций по движению материалов и ведением складского учета материалов; предоставление бухгалтерам права проверки соответствия фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского учета;

осуществление бухгалтерией учета движения материалов только в денежном выражении по фактической себестоимости в разрезе групп материалов и мест их хранения;

систематическое подтверждение (взаимопроверка) данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского (количественного) учета, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета [25, с. 137−138].

При этом методе учета бухгалтерия не дублирует данных складского сортового учета, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки учета материалов, ведущиеся на складе.

Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, но не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на 1-ое число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек учета материалов в сальдовую ведомость (ведомость остатков материалов на складе).

Бухгалтер, занимающийся учетом материалов, составляет группировочные ведомости отдельно по приходу и расходу материалов.

В ЗАО «Ювелирный Дом «САДКО» сальдовые ведомости ведутся по всем складам. Так как учет на исследуемом предприятии автоматизирован, для взаимосверки и взаимоувязки складского и бухгалтерского учета материалов в бухгалтерии бухгалтер заносит данные первичных документов в компьютер, который составляет оборотную ведомость по конкретному складу, являющуюся регистром аналитического учета. В данной ведомости отражены сальдо на начало месяца, приход материалов за месяц, их расход и сальдо на конец месяца. Одновременно составляются оборотные ведомости по счетам, корреспондирующим со счетом 10 «Материалы». Затем данные автоматически поступают в сводные оборотные ведомости по счетам.

Отраженные в ведомостях движения материалов по всем складам сальдо по субсчетам к счету 10 «Материалы» на начало месяца и сальдо на конец месяца должны совпадать с аналогичными показателями сводной ведомости по счету 10 «Материалы».

Таким образом, в ЗАО «Ювелирный Дом «САДКО» осуществляется полная тождественность и увязка количественных показателей на складе и стоимостных в бухгалтерии, что обеспечивает достоверность данных бухгалтерского учета.