Теоретическая часть. 
Автоматизация учета кассовых документов

Автоматизированный учет кассовых операций

Автоматизированные информационные технологии в учете позволяют в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимых как для ведения оперативного синтетического и аналитическою учета, так и для составления форм бухгалтерской и синтетической отчетности, данных необходимых пользователям для выработки и принятия решений, а также системного контроля за ходом производственных процессов. В условиях использования автоматизированных информационных технологий имеется возможность осуществить посредством отчетной информации иерархическую взаимосвязь различных уровней управления в предприятии.

Что же следует понимать под «автоматизированными информационными технологиями в учете». Это система функционирования на базе локальных вычислительных сетей и других современных средств вычислительной техники, обеспечивающих автоматизированное выполнение функций бухгалтерского учета.

В курсовой работе предметной областью автоматизации является бухгалтерский учет, а именно подсистема учета кассовых операций. Этот раздел бухгалтерского учета необходимо автоматизировать, так как предприятия различных форм собственности и организационно-правовых форм все без исключения используют в своем учете кассовые операции.

Основными задачами бухгалтерского учета кассовых операций являются:

• · проверка правильности документального оформления и законности операций с денежными средствами, своевременное и полное отражение их в учете;
• · обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей и поступлений, выявление дебиторской и кредиторской задолженностей, средств в расчетах в иностранной валюте;
• · своевременное выявление результатов инвентаризации денежных средств, документов и расчетов, обеспечение взыскания дебиторской и погашение кредиторской задолженностей и ссуд кредитных учреждений в установленные сроки;
• · обеспечение сохранности денежных средств, документов в кассе и других местах их выдачи, бесперебойное удовлетворение денежной наличностью всех неотложных нужд предприятия, где по условиям расчетов или исходя из характера деятельности она необходима.

История кассовых операций начинается с 13 июля 1875 года, когда Дэвид Браун получил патент на «аппарат для транспортировки товаров, наличных денег и прочих мелких грузов». С этого момента началась эра автоматизации и учета розничных операций.

Розничная торговля значительно изменилась с развитием мегаполисов. Продавец, обычно это хозяин магазина, знал всех своих посетителей по имени, отдавал товары в кредит, был приятелем и хорошим собеседником. В любом магазине большого города наблюдалась совсем другая ситуация: клиенты требовали повышенного внимания, деньги — учета, а продавцы — контроля. Аппарат Дэвида Брауна был создан для осуществления контроля над всеми расчетами в магазине. Система представляла собой корзинки, подвешенные к веревочной карусели. Продавец, приняв от клиента деньги за товар, направлял их в корзинке кассиру, который отдавал назад сдачу и товарный чек. В крупном универмаге кассир сидел в центре «паутины», по нитям которой к нему стекалась наличность из разных отделов. Первый опыт внедрения системы, осуществленный в крупнейшем мебельном магазине в Массачусетсе в 1879 году, привел к существенному увеличению объемов продаж, сокращению времени на проведение торговой операции и улучшению контроля за движением средств и остатка товара на складе. Система Брауна стала востребованной всеми крупными магазинами, стали поступать заказы из США, а позже и Европы. Вильям Лэмсон, владелец мебельного магазина, купил права на изобретение Дэвида Брауна и в 1882 году создал компанию Lamson Cash Railway Company. Система была надежна и неприхотлива, ее техническое обслуживание и устранение поломок занимало немного времени и выполнялось любым сотрудником магазина с помощью минимального набора инструментов. Разработки новых версий системы шли постоянно: в начале XX века компания представила скоростные варианты на основе пневматической трубы либо, в другой версии, на основе катапульты из эластичного материала. Однако самый первый вариант все равно оставался наиболее востребованным.

Изобретенный в 1884 году братьями Ритти кассовый аппарат занял свое законное место в центре инфраструктуры магазина с системой Лэмсона. Он позволял кассиру не только быстрее и правильнее произвести расчет, но и обладал функцией, из-за которой налоговые органы впоследствии сделали его обязательным во всех розничных точках: он сохранял в памяти информацию обо всех платежах. Однако именно кассовый аппарат и стал причиной гибели простого и надежного изобретения Брауна — его возможностей оказалось достаточно, чтобы заменить собой громоздкую систему. В 1950 году компания Лэмсона прекратила производство, однако еще несколько десятилетий многие магазины продолжали пользоваться этим устройством, которое долгие годы было основной частью торговых предприятий.

Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе регламентируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета Директоров ЦБР от 22.09.1993 № 40).

Для осуществления расчетов наличными деньгами (выдачи заработной платы, денег на командировочные расходы и т. п.) предприятие должно иметь кассу. Помещение кассы должно быть специально оборудовано для обеспечения сохранности денежных средств. Кассовые операции выполняет отдельный работник предприятия — кассир. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию.

Предприятие может иметь наличные деньги в кассе в размере, который устанавливает банк, обслуживающий эту организацию.

Кассовые операции проводятся в следующем порядке:

• 1. оформление первичных документов по приходу и расходу;
• 2. регистрация первичных документов в журнале регистрации;
• 3. записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах), ежедневное подведение остатка по кассовой книге;
• 4. сдача в бухгалтерию (бухгалтеру) отчета кассира (2-й экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Прием наличных денег в кассу производится по приходным кассовым ордерам, выдача наличных денег — по расходным кассовым ордерам или по другим документам, оформленным надлежащим образом. Такими документами могут быть платежные ведомости, заявления на выдачу денег, счета и т. п. Сдача наличных денег в банк происходит по объявлениям на взнос наличными.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

На территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг в соответствии с Федеральным Законом от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» используется контрольно-кассовая техника. Если организации в силу специфики своей деятельности или особенностей местонахождения не имеют возможности применять контрольно-кассовые машины, то в качестве документов строгой отчетности при расчетах с населением могут использоваться формы бланков документов, утвержденные Минфином России.