Учет кассовых операций в учреждении

ФКУ ИК-4 УФСИН России по Республике Татарстан создается приказ «Об установлении лимита остатка наличных денег в кассе, установления порядка и сроков проверки фактического наличия денег в кассе, об обеспеченности сохранности кассы», составляется договор о полной материальной ответственности с кассиром данного учреждения.

Расчеты наличными денежными средствами осуществляются через кассу учреждения. Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих учреждению, запрещено. Наличные денежные средства, полученные через органы казначейства, расходуются на цели, указанные в чеке.

Формы первичных документов по учету кассовых операций утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций и результатов инвентаризации» и приведены в приказе Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н (табл. 2.2).

Таблица 2.2

Первичные документы по учету кассовых операций в ФКУ ИК-4 УФСИН России по Республике Татарстан.

Поступление наличных денежных средств в кассу учреждения оформляется ПКО в день их получения. В ПКО и квитанции к нему по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Подписанная и заверенная печатью (штампом) кассира квитанция к ПКО выдается кассиром лицу, внесшему наличные денежные средства, или прикладывается к выписке из лицевого счета получателя средств (при поступлении наличных денежных средств по чеку).

Например, 04.04.2014 г. в кассу ИК-4 поступили денежные средства от Шарафеевой Гульнары Булатовной по заявлению на внесение денежных средств для погашения иска осужденного Морозова Руслана Сергеевича в сумме 500 рублей.

Выдача наличных денег из кассы учреждения производится по РКО или надлежаще оформленным другим документам (платежным, расчетно-платежным ведомостям, ведомостям на выдачу денег из кассы подотчетным лицам и др.).Выдача наличных денежных средств по РКО может производиться только в день их составления.

На основании представленных документов (заявлений, счетов и др.) работник бухгалтерии выписывает в одном экземпляре РКО, который подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером или лицами, на это уполномоченными. В тех случаях, когда на прилагаемых к РКО документах имеется разрешительная надпись руководителя учреждения, его подпись на РКО не обязательна.

В РКО по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

При выдаче денег по РКО или заменяющему его документу отдельному физическому лицу кассир обязан потребовать предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записать наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и получить расписку получателя.

Если заменяющий РКО документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то все получатели также предъявляют документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем РКО, в этом случае не производится.

Например, 07.04.2014 г. из кассы ИК-4 были выданы денежные средства под отчет по заявлению на приобретение ГСМ начальнику гаража Загородскому Юрию Романовичу в размере 1500 рублей.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, предусмотренных на эти цели.

При выдаче денег из кассы под отчет нескольким лицам взамен индивидуальных РКО применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 504 501). Выдачи денег из кассы на хозяйственные расходы, командировки и другие цели оформляются отдельными ведомостями. Каждая законченная ведомость оформляется как РКО.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе учреждения, производится по РКО, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в РКО или заменяющем его документе.

Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте РКО после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись «По доверенности». Доверенность остается как приложение к РКО или ведомости.

ПКО и квитанции к ним, а также РКО и заменяющие их документы заполняются бухгалтерией четко и ясно, подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В случае допущения ошибки вместо них составляются новые.

При осуществлении операций с использованием наличных денежных средств в учреждении обязательно должна вестись одна Кассовая книга (ф. 504 514), которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _ листов» и заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения.

По мере поступления ПКО и РКО с прилагаемыми документами информация о совершенных кассовых операциях заносится кассиром в Кассовую книгу.

Записи в Кассовую книгуФКУ ИК-4 УФСИН России по Республике Татарстан ведутся в двух экземплярах и производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира, к которому прикрепляются все кассовые документы.

Ежедневно в конце рабочего дня кассиром подсчитываются итоги операций за день, выводится остаток денег в кассе на следующее число и передается в бухгалтерию отчет кассира с ПКО и РКО под расписку во вкладном листе Кассовой книги. Требования к ведению Кассовой книги автоматизированным способом изложены в п. 25 Порядка ведения кассовых операций.

Вкладные листы Кассовой книги в течение года кассир подшивает и хранит отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) вкладные листы Кассовой книги брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения, и Кассовая книга опечатывается.

Ежемесячно по осуществляемым операциям в кассе формируется Журнал операций «Касса». Контроль за правильностью ведения Кассовой книги возлагается на главного бухгалтера учреждения. Для учета наличных денежных средств в валюте РФ в кассе учреждения предназначен счет 20 134 000 «Касса» .

Рассмотрим бухгалтерские записи по движению наличных денежных средств в кассе ФКУ ИК-4 УФСИН России по Республике Татарстан (табл. 2.3).

Таблица 2.3

Бухгалтерские записи по движению наличных денежных средств в кассеФКУ ИК-4 УФСИН России по Республике Татарстан.

Помимо денежных средств, в кассе ФКУ ИК-4 УФСИН России по Республике Татарстан хранятся ценные вещи осужденных. На поступившие и изъятые у осужденных, подозреваемых и обвиняемых ценности в соответствии с Правилами внутреннего распорядка ФКУ ИК-4 по Республике Татарстан, составляется актприема-передачи материальных ценностей на ответственное хранение, второй экземпляр которого передается в бухгалтерию и вместе с приходным ордером служит основанием для принятия ценностей на хранение в кассу учреждения. При переводе осужденных, подозреваемых и обвиняемых в другое исправительное учреждение принадлежащие им ценности, хранящиеся в кассе, пересылаются по почте ценной посылкой. На пересылаемые ценности составляется сопроводительная ведомость в двух экземплярах, один из которых вкладывается в посылку. Учет принятых ценностей осуществляется кассиром в книге учета ценностей. Данная книга пронумерована, прошнурована, заверена подписью и печатью.

Например, в конверте осужденного Кондратенко Ивана Анатольевича хранится сотовый телефон Nokia — 1280 и купюра 5 EURO. Так же указывается imeiтелефона и номер купюры. Учет данных ценностей, хранящихся в кассе, осуществляется бухгалтерией на основании приходного кассового ордера. Учитываются данные ценности в суммовом выражении на забалансовых счетахв условной единице -1 шт./руб.