Смена главного бухгалтера в организации

на тему: «Смена главного бухгалтера в организации».

Главный бухгалтер — особый работник, он ведет бухгалтерский учет и осуществляет расчеты, а значит, наряду с руководителем организации отвечает за ее финансовое благополучие. По этой причине, когда собственник или руководитель организации получает информацию об увольнении главного бухгалтера, требуется провести прием-передачу дел, переоформить банковскую карточку и т. д. Рассмотрим, на что следует обратить внимание при увольнении главного бухгалтера и приеме на его место нового работника.

Проверяем дела, порученные главному бухгалтеру При смене главного бухгалтера проверять дела необязательно (это не предусмотрено законодательством), но перед его увольнением рекомендуется проверить исполнение порученных главному бухгалтеру дел. Для этого наниматель вправе использовать различные возможности:

• — заключить договор с аудиторской организацией или аудитором — индивидуальным предпринимателем, в частности, на предмет проверки достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности, налоговых деклараций (расчетов), правильности отражения операций по счетам бухгалтерского учета за период работы главного бухгалтера 1. Данный вариант требует значительных финансовых затрат, поэтому применяется не всеми организациями;
• — провести внутренний аудит в хозяйственном обществе силами контрольно-ревизионной службы, порядок работы которой устанавливается локальным нормативным правовым актом (далее — ЛНПА) хозяйственного общества 2. Если в организации создана такая служба, в ЛНПА, регулирующем ее деятельность, целесообразно предусмотреть проведение аудита при смене главного бухгалтера;
• — провести проверку или ревизию ревизионной комиссией (ревизором) хозяйственного общества. Они могут проводиться по решению органов управления хозяйственного общества (общего собрания участников, совета директоров (наблюдательного совета), правления или дирекции и (или) директора или генерального директора 3. в установленные ими сроки, а также по собственной инициативе ревизионной комиссии (ревизора).

Главный бухгалтер по общему правилу не является материально ответственным лицом, поэтому в случае его увольнения нет необходимости в обязательной инвентаризации 4. Однако в ЛНПА, которые регулируют порядок проведения инвентаризаций, можно закрепить положение о том, что при смене главного бухгалтера организации осуществляется инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами 5.

Передача дел и документов Для передачи дел и документов, связанной со сменой главного бухгалтера, целесообразно издать приказ с указанием причины (например, увольнение главного бухгалтера), сроков передачи и приема дел, ответственных лиц (образец 1).

НА ЗАМЕТКУ.

Приказ издается заранее, так как требовать передачи дел и документов правомерно только до увольнения главного бухгалтера (например, в случае расторжения контракта можно издать приказ в день получения или вручения предупреждения о его расторжении 6.).

Лицами, ответственным за прием дел, могут быть:

• — работник, который будет исполнять обязанности главного бухгалтера (например, заместитель главного бухгалтера или иной бухгалтер);
• — руководитель (если на момент увольнения главного бухгалтера ему не найдена замена);
• — представитель организации, оказывающей бухгалтерские услуги (если в дальнейшем бухгалтерский учет будет вести сторонняя организация на основании договора).

Для приема дел приказом нанимателя может создаваться комиссия.

Образец 1.

В связи с увольнением главного бухгалтера Быковского Ивана Ивановича для приема-передачи дел.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию из числа работников организации в составе:

Председатель комиссии: Дмитриев С. С. — заместитель директора.

Члены комиссии: Вишневская И. П. — заместитель главного бухгалтера;

Журавлева В.Я. — бухгалтер;

Бельский В.Д. — юрисконсульт.

• 2. Утвердить график работы комиссии (приложение к настоящему приказу)
• 3. Главному бухгалтеру Быковскому И. И. передать, а созданной комиссии принять дела в период с 16.02.2012 по 29.02.2012 с оформлением акта приема-передачи документов и дел. Акт 7. представить мне на утверждение до 15.00 01.03.2012.

НА ЗАМЕТКУ.

Период приема-передачи дел и документов, установленный в приказе, должен заканчиваться до даты увольнения главного бухгалтера (которым является последний день работы 8.), чтобы он смог устранить выявленные при приеме-передаче недостатки и возместить возможный ущерб.

Форма акта приема-передачи документов и дел не утверждена, наниматель вправе ее самостоятельно разработать и утвердить (образец 2). Во вводной части акта указывается основание его составления (например, приказ нанимателя о передаче дел) и перечисляются лица, участвующие в его оформлении 9. В акт следует включить те сведения и информацию, которые стороны сочтут необходимыми и целесообразными. Например, даты начала и окончания приема и сдачи дел; нарушения и неточности, обнаруженные непосредственно при передаче дел; перечень отсутствующих документов и др. материальная ответственность главный бухгалтер Образец 2.

Составлен при приеме и передаче документов и дел от главного бухгалтера Быковского И. И. Основание: приказ от 15.02.2012 N 9 «О передаче дел» .

Составлен комиссией в составе:

Председатель комиссии заместитель директора Дмитриев С.С.

Члены комиссии:

• 1. Заместитель главного бухгалтера Вишневская И.П.
• 2. Бухгалтер Журавлева В.Я.
• 3. Юрисконсульт Бельский В.Д.

Присутствовал главный бухгалтер Быковский И.И.

Быковский И.И. передал, а комиссия приняла документы согласно номенклатуре дел в полном объеме.

К акту могут прилагаться перечни переданных главным бухгалтером документов, дел, материальных ценностей, если они не перечислены в самом акте. Акт подписывается членами комиссии, а также главным бухгалтером и утверждается руководителем организации 10.

Если в ходе приема-передачи выявлены несоответствия, а главный бухгалтер не согласен с указанным в акте, допускается включать в него соответствующие сведения:

При приеме-передаче документов и дел установлено (указать несоответствие):

• 1. ______________________________________________
• 2. _______________________________________

Я, главный бухгалтер Быковский И. И., не согласен со следующими положениями данного акта:

И.И. Быковский.

(подпись главного бухгалтера, сдающего дела).

Кто в ответе за дела?

Случается, что при приеме-передаче документов, дел и материальных ценностей, связанной со сменой главного бухгалтера, выявлены недочеты в выполнении возложенных на него обязанностей (например, данные бухгалтерского учета не соответствуют фактическим данным и др.), в результате чего организации причинен ущерб. В этой ситуации наниматель вправе применить к главному бухгалтеру меры дисциплинарной и материальной ответственности. Если установлено грубое нарушение трудовых обязанностей со стороны главного бухгалтера, он может быть уволен за однократное нарушение трудовых обязанностей 11.

По общему правилу работники несут полную материальную ответственность за ущерб, причиненный по их вине нанимателю 12. Условие о полной материальной ответственности включается в контракт с работником 13.

НА ЗАМЕТКУ.

Если установлено, что организации причинен материальный ущерб по вине главного бухгалтера, следует предложить ему добровольно возместить сумму ущерба 14.

Когда ущерб добровольно не возмещен, сумму ущерба в пределах среднемесячного заработка наниматель вправе взыскать по своему решению из заработка, выплачиваемого работнику при увольнении. До удержания следует в течение двух недель после выявления причинения вреда издать соответствующее распоряжение (предварительно затребовав письменное объяснение главного бухгалтера), а потом ознакомить его с изданным распоряжением об удержании. Удержание допускается производить не ранее чем через 10 дней после ознакомления 15. Однако в этот период может наступить срок увольнения, о котором главный бухгалтер предупрежден заранее. В таком случае наличие распоряжения об удержании не является основанием для отказа в выдаче трудовой книжки.

Если главный бухгалтер добровольно не возместил причиненный организации ущерб и удержание из его заработной платы произвести невозможно, так как сроки предупреждения об удержании не могут быть соблюдены либо сумма ущерба превышает среднемесячный заработок, наниматель вправе обратиться в суд с иском о взыскании суммы ущерба. Установлен срок для такого обращения — один год со дня обнаружения ущерба 16.

Порой в результате проверок, проводимых контролирующими органами, выявляются нарушения, допущенные главными бухгалтерами, которые на момент проведения проверки уже не состоят в трудовых отношениях с организацией. В этом случае бывший наниматель, которым уплачены суммы, доначисленные в результате проверок (в том числе административные штрафы), вправе обратиться в суд с требованием о взыскании суммы причиненного ущерба с бывшего работника, виновного в причинении вреда 17.

К административной ответственности по результатам проверок, проведенных контролирующими органами, могут привлекаться главные бухгалтеры, виновные в допущенных нарушениях (в том числе бывшие работники).

Кому быть новым главбухом Главный бухгалтер назначается на должность руководителем организации и подчиняется непосредственно ему 18.

Для подбора кандидатур на должность главного бухгалтера следует руководствоваться требованиями к претендентам, предусмотренными законодательством. Главное условие, установленное Законом о бухучете и отчетности, — наличие высшего специального образования. В исключительных случаях на должность главного бухгалтера может назначаться лицо, не имеющее высшего специального образования, при наличии у него специального образования и стажа работы по специальности бухгалтера не менее пяти лет 19. Вместе с тем Единым квалификационным справочником должностей служащих (далее — ЕКСД) квалификационные требования расширены: высшее профессиональное (экономическое) образование и стаж финансово-бухгалтерской работы, в том числе на руководящих должностях, не менее пяти лет 20. Отметим, что при приеме работника на должность главного бухгалтера наниматель вправе руководствоваться обоими документами.

НА ЗАМЕТКУ.

В Кодексе Республики Беларусь об образовании не употребляются термины «высшее специальное (профессиональное) образование» и «специальное образование». При подборе работника на должность главного бухгалтера полагаем возможным использовать таблицу 6 «Систематизированный указатель специальностей и квалификаций высшего образования I ступени» ОКРБ 011−2009 «Специальности и квалификации» 21., где к специальностям (направлениям специальности, специализации), которым соответствует наименование должности «бухгалтер», относятся «Бухгалтерский учет, анализ и аудит», «Аудит и ревизия» и др.

В отношении главных бухгалтеров банков, небанковских кредитно-финансовых организаций и страховых организаций специальные квалификационные требования предусмотрены Инструкцией о порядке проведения оценки соответствия квалификационным требованиям и требованиям к деловой репутации кандидатов на должности руководителя, главного бухгалтера банка или небанковской кредитно-финансовой организации, его (ее) филиала (отделения) и их заместителей 22., а также Инструкцией о порядке подтверждения профессиональной пригодности руководителей, их заместителей, главных бухгалтеров страховых организаций, страховых брокеров, а также руководителей обособленных подразделений страховых организаций, страховых брокеров 23.

В государственных организациях установлено ограничение на работу в должности главного бухгалтера родственников руководителя и кассира организации (родители, супруги, братья, сестры, сыновья, дочери, а также братья, сестры, родители и дети супругов). В негосударственных организациях такой запрет может быть предусмотрен решением собственника 24.

С лицом, принятым на должность главного бухгалтера, заключается трудовой договор (контракт).

При отсутствии в штатном расписании должности главного бухгалтера можно заключить гражданско-правовой договор с организацией, оказывающей бухгалтерские услуги, или с бухгалтером — индивидуальным предпринимателем 25. В этом случае руководство бухгалтерским учетом в организации осуществляет бухгалтер, главный бухгалтер организации, оказывающей услуги, или специалист — индивидуальный предприниматель.

Кому сообщаем о смене главного бухгалтера Организации не обязаны сообщать в налоговый орган о смене главного бухгалтера. Однако налоговый орган вправе потребовать предоставления такой информации 26. В случае получения указанного требования организация обязана предоставить в налоговый орган требуемую информацию. Она аналогична содержащейся в заявлении о постановке организации на учет в налоговом органе: фамилия, собственное имя, отчество; данные документа, удостоверяющего личность, и др. 27.

Главный бухгалтер подписывает также документы для проведения расчетов (расчетные документы). В связи с этим предусмотрена обязанность организаций сообщать в обслуживающий банк в срок не позднее трех рабочих дней со дня возникновения соответствующих обстоятельств:

• — о замене подписи в карточке с образцами подписей и оттиска печати организации (владельца счета) в связи с увольнением (сменой) главного бухгалтера, имеющего право подписи расчетных документов;
• — о том, что в карточке с образцами подписей и оттиска печати организации имеется подпись лица, утратившего такое право (например, уволившегося главного бухгалтера) 28.

В течение одного месяца со дня смены главного бухгалтера организация обязана оформить новую карточку с образцами подписей и оттиска печати. Если этого не сделать, банк откажет организации в исполнении расчетных документов до оформления новой карточки 29.

Однако организация в некоторых случаях вправе оформить временную карточку с образцами подписей, которая действует наряду с основной:

• — временное предоставление лицу права подписи расчетных документов;
• — временная замена одного из лиц, имеющих право подписи документов для проведения расчетов.

В такую карточку включается образец подписи лица, временно имеющего право подписывать расчетные документы, верность подписи свидетельствует руководитель юридического лица. Временная карточка действует не более двух месяцев 30.

НА ЗАМЕТКУ.

В перечисленных выше случаях организация вправе вместо временной карточки в течение одного месяца со дня смены главного бухгалтера оформить новую карточку с образцами подписей и печати, содержащую образец подписи нового главного бухгалтера (лица, его заменяющего).

Несмотря на то что законодательством в настоящее время не предусмотрена такая обязанность, целесообразно назначить новое лицо, ответственное за имеющиеся в организации ключи электронно-цифровой подписи, если ранее за них отвечал уволившийся главный бухгалтер.

Период смены главного бухгалтера для организации — всегда ответственное время, поэтому следует максимально внимательно отнестись к процедуре приема-передачи дел и выбору нового кандидата на данную должность. Лучший вариант — успеть полностью передать дела и до увольнения главного бухгалтера разрешить спорные вопросы, связанные с недостатками, которые могут быть обнаружены в его работе.

Список источников

• 1. Абз. 2, 4, 9 ст. 2 Закона Республики Беларусь от 08.11.1994 N 3373-XII «Об аудиторской деятельности» .
• 2. Ч. 6 ст. 61 Закона Республики Беларусь от 09.12.1992 N 2020;XII «О хозяйственных обществах» (далее — Закон о хозобществах).
• 3. Ч. 2, 3 ст. 33 Закона о хозобществах.
• 4. Абз. 5 ч. 3 ст. 12 Закона Республики Беларусь от 18.10.1994 N 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее — Закон о бухучете).
• 5. Ч. 2 ст. 12 Закона о бухучете; абз. 3 п. 4 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 N 180.
• 6. Ч. 3 п. 1−1 Указа Президента Республики Беларусь от 12.04.2000 N 180 «О порядке применения Декрета Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. N 29» ¦ 7. Ч. 10 ст. 7 Закона о бухучете, ч. 5 п. 7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4 (далее — Инструкция по делопроизводству)
• 8. Ч. 7 ст. 50 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК)
• 9. П. 114 Инструкции по делопроизводству.
• 10. П. 1 приложения 3 к Инструкции по делопроизводству.
• 11. П. 1 ст. 47 ТК.
• 12. Ст. 402 ТК.
• 13. П. 2 Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 N 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» .
• 14. Ст. 401 ТК
• 15. Ч. 1 — 3 ст. 408 ТК.
• 16. Ч. 2 ст. 242 ТК.
• 17. П. 3, абз. а) п. 6 Постановления Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 26.03.2002 N 2 «О применении судами законодательства о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный нанимателю при исполнении трудовых обязанностей» .
• 18. Ч. 2, 5 ст. 7 Закона о бухучете.
• 19. Ч. 3 ст. 7 Закона о бухучете.
• 20. Выпуск 1 ЕКСД «Должности служащих для всех видов деятельности», утвержденный Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 N 159.
• 21. Утвержден Постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 02.06.2009 N 36 22. Утверждена Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.08.2008 N 122.
• 23. Утверждена Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 07.02.2002 N 17.
• 24. Ст. 27 ТК.
• 25. Ч. 1 ст. 7 Закона о бухучете.
• 26. Подп. 1.1 ст. 81 Налогового кодекса Республики Беларусь.
• 27. Приложение 1 к Постановлению Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 31.12.2010 N 96.
• 28. Ч. 1 п. 10 Постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 03.04.2009 N 40 «Об открытии банковских счетов» (далее — Постановление N 40).
• 29. Ч. 2, ч. 4 п. 10 Постановления N 40.
• 30. П. 11 Постановления N 40.