Организация учета расчетов с персоналом по оплате труда

Документальное оформление учета расчетов с персоналом по оплате труда

Любая хозяйственная операция, связанная с расчетами с персоналом организации по оплате труда, должна быть отражена в бухгалтерском учете и оформлена первичным документом, подтверждающим акт ее совершения. Документальное оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль деятельности материально ответственных лиц, следить за состоянием расчетно-платежной дисциплины. В соответствии с избранной на предприятии системой организации и оплаты труда применяются некоторые формы первичных учетных документов: наряд на сдельную работу, табель учета использования рабочего времени, карточки учета выработки, договоры, контракты и другие документы.

Для организации учета труда, выработки и заработной платы, для составления отчетности и контроля за фондом оплаты труда численность работников предприятия распределяется на две группы: рабочих и служащих. Учетом личного состава работников предприятия занимается отдел кадров. Первичными документами по учету численности рабочих и служащих и их движении являются приказы (распоряжения) о приеме, увольнении или переводе на другую работу и о предоставлении отпусков.

Между работником и нанимателем заключается контракт. Контракт — это трудовой договор, заключаемый в письменной форме на определённый в нём срок, содержащий особенности по сравнению с общими нормами законодательства о труде. Контракт вступает в силу со дня его подписания или иного указанного в нём срока. В контракте должны быть указаны: дата подписания, место работы, должность, профессия или специальность работника, срок действия контракта, права сторон. При этом оговаривается право нанимателя на уменьшение либо лишение всех видов премий.

Отдел кадров заводит карточку — на рабочих и служащих, принятых на постоянную, временную или сезонную работу, а на руководящих работников и специалистов еще и личный листок по учету кадров. Бухгалтерия предприятия на основании первичных документов открывает на каждого работника карточку-справку или лицевой счет. Учет рабочего времени ведется в табелях учет использования рабочего времени, в годовых табельных карточках и т. п. Табель содержит всю необходимую информацию о всех явках на работу, опозданиях с указанием причин, часах простоев сверхурочной работе, об отработанных за каждый день часов. Он необходим для учета использования рабочего времени всех категорий работающих и для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени. Отметки в табелях делаются на основании соответствующих документов — справок о вызове в суд, учебное заведение, листков о временной нетрудоспособности. Основанием для начисления и выплаты пособия по временной нетрудоспособности является больничный листок, выдаваемый лечебным учреждением и оформленный в установленном порядке.

Для отчета вычисляется среднесписочная численность работников за отчетный месяц: складываются цифры численности работников за каждый день месяца, включая нерабочие (выходные) дни, и эта цифра делится на число календарных дней заполняется список фамилий работников. Каждый день расчетного месяца для каждого работника, заработок которого рассчитывается, может быть рабочим, выходным (по календарю или особому графику работы), праздничным днем, днем отпуска и т. д. — поэтому в клетке табеля, относящейся к каждому конкретному дню каждого работника, ставится стандартное условное обозначение. Количество часов, отработанных работником в день, проставляется числом. Задача работника, ведущего табель, сводится к заполнению и контролю по документам таблицы формы Т-13а. Невыход на работу без уважительной причины является прогулом (ставится ноль часов работы). Заполненный табель заверяется подписями ответственных лиц (начальник отдела или участка и табельщик), в последний день месяца сдается в бухгалтерию для начисления заработной платы. Форма Т-13а предназначена только для учета рабочего времени, и никаких расчетов в ней не проводится. Учет труда работника, имеющего какую-либо форму сдельной оплаты труда, производится на основании карточки учета выработки, маршрутного листа, наряда на работу или других документов на выполнение в течение месяца работы в соответствии с утвержденными нормами выработки и расценками. [7, с. 79].

Всем работникам, труд которых оплачивается сдельно, администрация предприятия по истечении пяти дней после приема работника выдает расчетные книжки. В расчетные книжки записываются условия труда и расчеты по заработной плате. Они хранятся у работника и представляются в бухгалтерию предприятия для записи расчетов по заработной плате и для отметок об изменении условий труда.

Работники, не входящие в штат предприятия, оформляют трудовые взаимоотношения в виде договора-подряда или договора-поручения. Эти работники не подчиняются внутреннему распорядку, выполняют работу в любое удобное для себя время и единственным отчетным параметром их деятельности является объем выполненной работы.

Как уже упоминалось, на каждого работника предприятия, в том числе работающего по договорам гражданско-правового характера (подряда и поручения), в начале года или при приеме на работу открывается лицевой счет, с присвоением табельного номера. Используя первичные документы, подтверждающие выполнение работы (табель учета рабочего времени, закрытый наряд на работу, акт приемки работ и т. д.), бухгалтер приступает к начислению, то есть расчету, заработной платы и других выплат работнику. При этом используется форма №Т-54а (лицевой счет работника) с последующим переносом результатов в сводную платежную ведомость или в расчетно-платежную ведомость. Платежная ведомость содержит только результат расчета суммы, причитающейся работнику к выдаче, а расчетно-платежная ведомость по графам регистрирует все начисления и удержания для каждого работника. Результаты расчетов переносятся также и в налоговую карточку работника. Таким образом, ведется текущий учет совокупного годового дохода работника и удержаний налогов с него.

В расчетно-платежную ведомость заносятся результаты расчета заработной платы с указанием сумм произведенных удержаний и начислений Из начисленной заработной платы работника бухгалтер производит различные удержания на основании законодательных актов о подоходном налоге, отчислениях в Фонд социальной защиты населения Республики Беларусь, поступивших на предприятие исполнительных листов, актов о недостачах, кредитного договора (если с работника взыскивается сумма по ранее выданному кредиту) и других документов. Удержания отражаются в расчетно-платежной ведомости, в левой части этой ведомости записывается сумма начислений по всем видам (по окладу, премии, доплаты, надбавки, отпускные, больничные), а в правой — удержания по их видам и сумма к выдаче. В расчетной ведомости содержатся все расчеты заработной платы. Платежная ведомость используется лишь для выдачи заработной платы работникам. Они открываются на каждого работника отдельно с разбивкой по месяцам, где указываются все виды начислений и удержаний. На лицевой стороне этого бланка также записаны сведения о самом работнике (Фамилия, имя, отчество, год рождения, стаж работы, должность, оклад) согласно приложению. По расчетно-платежной ведомости заработная плата выплачивается из кассы.

По истечении трех дней, отведенных для выдачи заработной платы, на общую сумму выданной заработной платы выписывается расходный кассовый ордер. Деньги на выплату заработной платы предприятие получает со своего расчетного счета в банке. Для получения наличных средств с расчетного счета в банке предприятие представляет в банк за 2 дня до дня выдачи заработной платы заявление о бронировании средств. Одновременно в банк предоставляются платежные поручения. Получение денег оформляется приходным кассовым ордером. Основой для получения наличных в банке на командировочные расходы является распоряжение директора об отправке сотрудника в командировку с приложенным расчетом по операционно-хозяйственным расходам — смета по данному виду расходов предприятия. Сотрудник предоставляет в бухгалтерию заявление на командировку. На основании этих документов производится выдача наличных денег под отчет, которая оформляется расходным кассовым ордером. Не позднее трех дней после возвращения из командировки подотчетное лицо обязано отчитаться о произведенных расходах — составить авансовый отчет на основе документов, подтверждающих суммы расхода. Возврат неиспользованной суммы в кассу оформляется приходным кассовым ордером, а перерасход подотчетной суммы возмещается по расходному кассовому ордеру. [8, с. 78].

Для практического применения в работе приведем расчет заработной платы таких категорий работников, как уборщик служебных помещений (пример 1), рабочий по комплексному обслуживанию и ремонту зданий и сооружений (пример 2), оператор котельной (пример 3).

Пример 1.

Уборщику служебных помещений, тарифицируемому 2-м разрядом, имеющему стаж работы в отрасли 12 лет, в соответствии с положением о премировании работников бюджетной организации приказом директора определена премия в размере 20% от ставки.

Тарифная ставка по Единой тарифной сетке работников Республики Беларусь (далее — ЕТС) с учетом корректирующего коэффициента составила в апреле 2006 г. 129 456 руб. (62 000×1,16×1,80, где 62 000 — тарифная ставка 1-го разряда, установленная Правительством, 1,16 — тарифный коэффициент 2-го разряда, 1,80 — корректирующий коэффициент).

Размер повышения за стаж работы в отрасли — 25 891 руб. (129 456×0,20, где 129 456 — тарифная ставка по ЕТС с учетом корректирующего коэффициента, 0,20 — 20%-е повышение за стаж работы в отрасли).

Ставка с учетом повышения составила 155 347 руб. (129 456 + 25 891).

Размер премии — 31 069 руб. (155 347×0,20, где 155 347 — ставка, 0,20 — 20%-я премия от ставки).

Начисленная расчетная заработная плата уборщика служебных помещений, тарифицируемого 2-м разрядом, за апрель 2006 г. составила 186 420 руб. (155 347 + 31 069).

Необходимо обратить внимание на то, что повышение за характер и специфику труда (в размере 5% и 10%) уборщику служебных помещений, тарифицируемому 2-м разрядом, законодательством не предусмотрено.

Пример 2.

Рабочему по комплексному обслуживанию и ремонту зданий и сооружений, тарифицируемому 5-м разрядом, имеющему стаж работы в отрасли 4,5 года, в соответствии с положением о премировании работников бюджетной организации нанимателем установлена премия в размере 30%. Кроме того, нанимателем для рабочего данной профессии введена надбавка к его тарифной ставке за профессиональное мастерство в размере 15% (по подп.2.3 п. 2 приложения 1 к постановлению Минтруда и соцзащиты РБ от 21.01.2000 № 6).

Тарифная ставка рабочего указанной профессии, тарифицируемого 5-м разрядом, с учетом корректирующего коэффициента в апреле 2006 г. составила 136 220 руб. (62 000×1,73×1,27, где 62 000 — тарифная ставка 1-го разряда, установленная Правительством, 1,73 — тарифный коэффициент 5-го разряда, 1,27 — корректирующий коэффициент).

Размер повышения за стаж работы в отрасли — 13 622 руб. (136 220×0,10, где 136 220 — тарифная ставка по ЕТС с учетом корректирующего коэффициента, 0,10−10%-е повышение за стаж работы в отрасли).

Надбавка за профессиональное мастерство — 20 433 руб. (136 220×0,15, где 136 220 — тарифная ставка по ЕТС с учетом корректирующего коэффициента, 0,15−15%-я надбавка к тарифной ставке за профессиональное мастерство).

Премия согласно постановлению Минтруда и соцзащиты РБ от 05.02.2002 № 13 будет начисляться на сумму тарифной ставки, рассчитанной с учетом повышения за стаж работы в отрасли, и надбавки за профессиональное мастерство.

Размер премии — 51 083 руб. ((149 842 + 20 433) х 0,30, где 149 842 — тарифная ставка с учетом повышения за стаж работы в отрасли, 20 433 — надбавка за профессиональное мастерство, 0,30−30%-я премия).

Начисленная расчетная заработная плата рабочего по комплексному обслуживанию и ремонту зданий и сооружений, тарифицируемого 5-м разрядом, за апрель 2006 г. составила 221 360 руб. (149 842 + 20 433 + 51 083).

Следует иметь в виду, что рабочий по комплексному обслуживанию и ремонту зданий и сооружений согласно выпуску 62 Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих тарифицируется только 3-м и 5-м разрядами (3-м разрядом при обслуживании сооружений, рекламных установок, киосков и 5-м — при обслуживании зданий).

Пример 3.

Оператору котельной (в больнице, школе и др.), тарифицируемому 2-м разрядом, имеющему стаж работы в отрасли 16 лет, в соответствии с положением о премировании работников бюджетной организации нанимателем установлена премия в размере 20%. Кроме того, нанимателем указанному работнику установлен коэффициент, учитывающий сложность выполняемых работ, в размере 1,1.

Тарифная ставка по ЕТС с учетом корректирующего коэффициента и коэффициента повышения, учитывающего сложность выполняемых работ, составила в апреле 2006 г. 142 402 руб. (62 000×1,1×1,16×1,80, где 62 000 — тарифная ставка 1-го разряда, установленная Правительством, 1,1 — коэффициент повышения, учитывающий сложность выполняемых работ, 1,16 — тарифный коэффициент 2-го разряда, 1,80 — корректирующий коэффициент).

Размер повышения за стаж работы в отрасли — 42 720 руб. (142 402×0,30, где 142 402 — тарифная ставка по ЕТС с учетом корректирующего коэффициента и коэффициента повышения, учитывающего сложность выполняемых работ, 0,30−30%-е повышение за стаж работы в отрасли).

Ставка — 185 122 руб. (142 402 + 42 720).

Размер премии — 37 024 руб. (185 122×0,20, где 185 122 — ставка, 0,20 — 20%-я премия от ставки).

Начисленная расчетная заработная плата оператора котельной, тарифицируемого 2-м разрядом, за апрель 2006 г. составила 222 146 руб. (185 122 + 37 024).

Надо обратить внимание на то, что определение конкретного размера коэффициента, учитывающего сложность и уникальность оборудования и машин, степень занятости конкретного рабочего выполнением работ, предусмотренных в таблице 6 приложения 24 к постановлению Минтруда РБ от 21.01.2000 № 6, входит в компетенцию нанимателя. Перечень таких работ и размеры соответствующих коэффициентов следует отразить в коллективном договоре организации.