Картотека. 
Чрезвычайный учет

Центральное место во всем Чрезучёте занимает Картотека. В задачи Картотеки входит:

• 1)систематизация данных о наличии и продуктообороте на основании предметно-функциональных карточек;
• 2)составление регулярных сводок и на основании их постоянная информация всех распорядительных и снабженческих органов о состоянии запасов принадлежащих им продуктов;
• 3)следить за исполнением предписаний распорядительно-снабженческих органов.

По внешнему виду картотека представляет большой зал, с установленными в нем специально-устроенными шкафами для хранения карточек. Шкафы разбиты на ящики, которых уложены предметно-функциональные карточки в порядке шифра. В пределах одного шифра карточки раскладываются в следующем порядке:

• 1)по роли и назначению снабженческо-распределительных учреждений;
• 2)по скаладохранилищам и производственным предприятиям, находящимся в их ведении;
• 3)по сортам, фабричным маркам и точным размерам продукта, с соблюдением принятого номенклатурного шрифта.

«Введением этих видов систематизации предполагалось не только решение вопросов, связанных с материальной бухгалтерией, но и всех требований, которые могут быть предъявлены отделами снабжения и распределения». 1, c. 78].