Характеристика организации архивного фонда и выявление недостатков в его работе в Обществе с ограниченной ответственностью «Ротор»

Канцелярией в Обществе с ограниченной ответственностью «Ротор» заведует бухгалтер. Должностная инструкция бухгалтера представлена в приложении Б.

В Обществе с ограниченной ответственностью на бухгалтера возложены не только обязанности, прописанные в должностной инструкции, но и ведение делопроизводства, а также осуществление архивной работы — учет архивных документов, фондирование и т. д.

При ознакомлении с организацией архивного фонда и фондирования документов в Обществе с ограниченной ответственностью «Ротор» было выявлено следующее:

• — отсутствует Положение об архиве в Обществе с ограниченной ответственностью;
• — в должностной инструкции бухгалтера отсутствует перечень обязанностей, относящихся к области организации архивного фонда Общества с ограниченной ответственностью «Ротор»;
• — отсутствует инструкция по делопроизводству;
• — не создается номенклатура дел, дела формируются хаотично, так как отсутствует формирование по определенным критериям согласно методическим рекомендациям, следовательно, и комплектование архива не ведется должным образом;
• — не ведется учет выбывших из архива и поступивших на хранение документов;
• — не проводится экспертиза ценности документов, не осуществляется опись документов.

Исследование условий, в которых хранятся документы, показало следующее:

• — для хранения документов используются два шкафа и сейф, в котором хранятся личные дела сотрудников;
• — для формирования дел используются папки, на корешках которых бухгалтер указывает год, соответствующий году создания документов;
• — освещенность, влажность и температурный режим помещения соответствует Санитарным правилам и нормам СанПиН 2.2.4.548−96 «Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений» (утв. Постановлением Госкомсанэпиднадзора РФ от 1 октября 1996 г. N 21).

Таким образом, следует сделать вывод, что в Обществе с ограниченной ответственностью «Ротор» нарушаются все возможные предписания и рекомендации, а также Правила, регламентирующие процесс создания архивного фонда организации, его пополнение, технологию фондирования и т. д.