Пути совершенствования учета затрат на производство и выхода продукции растениеводства в СПК «Урожай» Бураевского района РБ

Бухгалтерский учет исторически прошел большой путь развития. При этом сменилось много различных его форм. С ростом технического прогресса на смену формам, основанным на ручной обработке учётной информации, приходят формы, базирующиеся на машинной обработке исходных данных. Процесс этот объективный и закономерный.

В наши дни бухгалтерские программы и информационно-правовые базы данных стали незаменимым инструментом для бухгалтеров. С их помощью выполнение ежедневных профессиональных обязанностей становится менее рутинным и одновременно более оперативным. Бухгалтерская информация, обработанная современными программными средствами, дает возможность использовать ее для анализа деятельности предприятия и принятия управленческих решений.

Внедрение современных электронных вычислительных машин (ЭВМ) в управление СПК «Урожай» выдвигает в число первоочередных проблем автоматизацию учета, разработку новых форм бухгалтерского учета, ориентированных на ЭВМ, и применение комплекса соответствующих современных средств организационной техники.

В хозяйстве необходимо ввести автоматизированные рабочие места специалистов и руководителей, при которых все учетно-вычислительные процессы по сбору, обработке, выдаче и использованию учетных данных выполняются его специалистами.

Под автоматизированным рабочим местом понимается рабочее место, оснащенное средствами вычислительной и другой техники, соединенными линиями связи и позволяющими бухгалтерам, другим специалистам и руководителю непосредственно осуществлять операции по сбору, обработке и использованию учетных данных.

При внедрении ЭВМ требуется предварительно классифицировать информацию на условно-постоянную и переменную. Для этого необходимо ввести в компьютер данные, которые не будут меняться. Это формы документов, касающиеся учета затрат в растениеводстве; справочники, в которых информация упорядочена и сортирована — рабочий план счетов, статьи затрат, виды сельскохозяйственных работ, выполняемые конкретно по каждой культуре, планируемые затраты конкретно по каждой статье. 16].

В условиях автоматизации учета затрат и выхода продукции промышленных производств в СПК «Урожай» мы предлагаем выводить результативную информацию на машинограммы «1С: Бухгалтерия 8.0».

Внедрение современных средств вычислительной техники не только облегчит труд счетных работников и сократит сроки составления отчетности, но и улучшит качество отчетных калькуляций за счет применения более рациональных приемов включения в себестоимость отдельных затрат и повышения точности их составления, недоступной при ручном труде бухгалтеров.

Нормативно-справочная информация (НСИ) создается и используется в хозяйстве с целью:

• 1. обеспечения рациональной организации процесса машинной обработки данных;
• 2. сокращение трудоемкости работ по подготовке документов для машинной обработки данных, по вводу и проверке;
• 3. обеспечение максимальной автоматизации учетно-вычислительных процессов;
• 4. создание наиболее благоприятных условий для организации интегрированного сбора, обработки и использования различных видов экономической информации.

Наличие НСИ позволяет изъять из первичных документов реквизиты постоянного характера и вводить их в память ЭВМ в виде справочной информации. Это позволяет в несколько раз сократить трудоемкость работ по подготовке и переработке учетных данных.

Затем надо отразить переменную информацию, которая возникает непосредственно в процессе хозяйственной деятельности СПК «Урожай» — фактический расход горючего, фактическую выработку условно-эталонных гектар, начисленную сумму заработной платы, фактический расход семян, удобрений и др. В условиях использования ЭВМ сбор и регистрацию исходной информации можно осуществлять как ручным способом, так и с использованием технических средств. Ручным способом собирают и регистрируют данные о тех хозяйственных операциях, которые совершаются при помощи механизмов, не оснащенных измерительными приборами. В условиях автоматизации учета затрат и выхода продукции промышленных производств в СПК «Урожай» мы предлагаем выводить результативную информацию на машинограммы.

В результате работы с машинограммами бухгалтера получат результативную информацию, которая состоит из учетно-отчетных показателей, необходимых для управления и контроля над хозяйственной деятельностью, а также из информации, используемой для контроля над функционированием автоматизированной системы обработки данных.

Построение автоматизированной обработки учетных данных на предприятии должно базироваться на следующих принципах:

• 1. автоматизация процесса обработки учетной информации с момента ввода исходных данных, что позволит получать результативную информацию в разрезах, определяемых системой учета, и в соответствующей форме при сохранении основополагающего для бухгалтерского учета принципа двойной записи;
• 2. перенос данных первичного учета в электронную форму, что позволяет создавать информационные массивы, подобные накопительным и сводным регистрам учета, с целью последующей их обработки;
• 3. хранение условно-постоянной информации (констант) на машинных носителях, что ведет к возможности её многократного использования и освобождению пользователя от трудоемкой работы по внесению этой информации в первичные, сводные и отчетные документы. При подготовке документов необходимо придать им юридическую силу, то есть оформить удостоверяющей подписью, соответствующими подписями, а также штампом или печатью предприятия.

Такое подразделение результативной информации существенно повышает эффективность ее использования, так как пользователь получает необходимую ему информацию о затратах, ориентирует бухгалтерский учет не только на совершенствование технологии обработки учетных данных, но и на выполнение им своей основной задачи информационного обеспечения органов управления и контроля.

Ценность бухгалтерский программ и информационно-правовых баз данных напрямую зависят от их соответствия действующему законодательству. А значит, большое значение имеет частота и своевременность их обновления. Но если обновление отчетных форм для бухгалтерских программ чаще всего производится бесплатно, то пополнение информационно-правовых баз данных осуществляется за отдельную плату.

Следует заметить, что для сельскохозяйственных предприятий практически нет бухгалтерских программ, кроме «1С: Бухгалтерия 8.0». В данной программе имеются все виды первичных документов, применяемых в сельскохозяйственном учете. Документы по учету затрат труда фиксируют произведенные в отрасли трудовые затраты на выполнение конкретных работ и начисленную при этом оплату. На механизированных работах применяют учетный лист тракториста-машиниста. В аналоге данного документа в 1С заполняются все необходимые реквизиты, и, что самое главное, для правильного отнесения затрат указывается подразделение, в котором эти затраты произведены. По этому документу помимо начисления оплаты труда, производится и списание горючего. Для учета труда на немеханизированных работах и учета труда бригадиров применяют учетные листы и табель учетных работ. Документы по учету затрат предметов труда фиксируют расход различных материальных ценностей: удобрений, средств защиты растений, МБП, тары и т. д. Документы по учету средств труда фиксируют затраты по использованным средствам труда, которые выражаются в начисленной амортизации. Таким образом это сделано в программе: при заполнении справочников по основным средствам указывается балансовая стоимость и проценты отчисления на амортизацию, а при начислении амортизации, относящейся к отрасли растениеводства можно указывать базу распределения по общим затратам или по количеству отработанных часов.

Документ по учету выхода продукции фиксирует получение и оприходование продукции растениеводства. К ним относятся дневник поступления продукции растениеводства и путевка на вывоз продукции с поля. Проводки формирует только дневник поступления продукции растениеводства, а путевка нужна для проверки.

Итоговые данные отчета автоматически переносятся в журнал-ордер № 10. Важным вопросом является, каким же образом происходит распределение накладных расходов. Для этого в программе предусмотрены следующие возможности: это можно делать вручную, то есть отдельной операцией указывать базу для распределения накладных расходов в % на те или иные отрасли или же программа будет автоматически распределять в зависимости от объема затрат в отраслях. Завершающим этапом является исчисление фактической себестоимости продукции, то есть делят фактически произведенные затраты на урожай. В течение периода сбора продукцию приходуют по плановой себестоимости, а для расчета фактической используется специальная функция.

Однако внедрению вычислительной техники должны предшествовать исчисление эффективности ее внедрения, а повышение эффективности ее использования следует рассматривать как важнейшее условие совершенствования управления предприятием.

Анализируя сущность автоматизированных рабочих мест, специалисты определяют их чаще всего как профессионально-ориентированные малые вычислительные системы, расположенные непосредственно на рабочих местах специалистов и предназначенные для автоматизации их работ. В широком смысле АРМ — это совокупность программно-технических средств, позволяющая автоматизировать основные функции того или иного пользователя.

Проектирование АРМ в СПК «Урожай» сводится к выполнению следующих стадий:

1. Планирование и анализ требований (предпроектная стадия) — системный анализ. Исследование и анализ существующей информационной системы, определение требований к создаваемому АРМу.

Предпроектная стадия включает комплекс научно-исследовательских работ и организационно-технических мероприятий по обследованию объекта автоматизации. Цель такого обследования заключается в определении экономической целесообразности автоматизации и подготовке научно обоснованных, рациональных направлений по совершенствованию управления. От качества проведенного обследования зависит весь дальнейший ход проектных работ.

2. Проектирование (техническое проектирование, логическое проектирование).

На стадии технического проектирования разрабатываются основные положения создаваемого АРМа формулируются основные принципы его функционирования и взаимодействия с другими АРМами, определяется структура АРМ и его подсистем, осуществляются проектные решения по комплексу технических средств, созданию информационной базы. Много внимания уделяется проектированию обеспечивающих подсистем.

Для автоматизации учетных функций создается АРМ бухгалтера. АРМ бухгалтера — это рабочее место, которое оснащено вычислительной техникой и другими инструментальными средствами, обеспечивающими автоматизацию большей части операций учетного процесса при выполнении работником его профессиональных функций.

3. Реализация (рабочее проектирование, физическое проектирование, программирование). Разработка и настройка программ, наполнение баз данных, создание рабочих инструкций для персонала.

Основная цель рабочего проекта — это разработка технической, рабочей документации, необходимой для отладки и внедрения АРМ, проведение приемно-сдаточных мероприятий и обеспечение нормального функционирования системы.

• 4. Внедрение (тестирование, опытная эксплуатация). Комплексная отладка подсистем АРМ, обучение персонала, поэтапное внедрение АРМ в эксплуатацию по подразделениям экономического объекта, оформление акта о приемо-сдаточных испытаниях АРМ. Внедрение разработанной системы — это процесс постепенного перехода от существующей системы обработки данных к новой, автоматизированной.
• 5. Эксплуатация АРМ (сопровождение, модернизация). Сбор рекламаций и статистики о функционировании АРМ, исправлении ошибок и недоработок, оформление требований к модернизации АРМ и ее выполнении.

При проектировании АРМ используется функциональный подход, который представляет собой автоматизацию наиболее типичных функций. Наиболее типичным примером являются текстовые редакторы (процессоры). Они позволяют быстро вводить информацию, редактировать ее, сами осуществляют поиск ошибок, помогают подготовить текст к распечатке. Применение текстовых редакторов позволят значительно повысить производительность труда машинисток.

Специалистам часто приходится работать с большими объемами данных, с тем, чтобы найти требуемые сведения для подготовки различных документов. Для облегчения такого рода работ были созданы системы управления базами .СУБД позволяют хранить большие объемы информации, и, что самое главное, быстро находить нужные данные.

Компоненты АРМ:

• — 5 компьютеров по 30 000 руб. (150 000 руб.);
• — программа 1С: «Предприятие 8.0» за 15 000 руб.;
• — 2 принтера по 3000 руб. (6000 руб.);
• — Сканер за 4000 руб.;
• — Антивирусник «Касперский 2012» 3000 руб. на 2 компьютера (6000 руб.).

В общем затраты на АРМ на одного административного рабочего составляет: 36 200 рублей, а в общем на автоматизацию сумма составит: 181 000 рублей.

Возможности создаваемых АРМ в значительной степени зависят от технико-эксплуатационных характеристик ЭВМ, на которых они базируются.

Техническое обеспечение АРМ представляет собой совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих технических средств (вычислительной и организационной техники), предназначенных для автоматизированной обработки информации, опираясь на результаты которой принимаются управленческие решения. Оно включает следующие виды аппаратуры:

• — средства непосредственной программной обработки данных, в качестве которых чаще всего используются персональные компьютеры и серверы;
• — периферийные устройства, обеспечивающие ввод-вывод и документирование информации (текстовой, числовой, графической, мультимедийной и др.) на различных носителях;
• — устройства оперативной связи, предназначенные для передачи информации к месту ее обработки и далее непосредственно потребителям;
• — внешние запоминающие устройства, обеспечивающие хранение справочной информации, результатов обработки и т. д.

Информационное обеспечение АРМ — это информационный ресурс, объединяющий всевозможные данные и сведения, необходимые для автоматизированного управления функционированием хозяйствующего субъекта. Эти данные представлены в виде документов, содержащих сведения справочного характера, описывающих объекты и ситуации, условия производства, а также таблиц характеристик объектов управления.

Математический аппарат отражает специфику предметных областей пользователей АРМ и объединяет модели, методы и алгоритмы, реализующие функции управления. Программное обеспечение, поддерживающее функционирование АРМ. В качестве операционной системы может быть задействована любая из ныне применяемых (Windows XP, Mac, UNIX и др.).

АРМ необходимо создавать таким образом, чтобы от пользователя не требовалось специальных знаний в области программирования. Специалист должен остаться в рамках свойственной, привычной и понятной ему технологии проведения расчетов и формирования необходимых документов.

По схеме, общее программное обеспечение (ПО) обеспечивает функционирование вычислительной техники, разработку и подключение новых программ. Сюда входят операционные системы, системы программирования и обслуживающие программы. Профессиональная ориентация АРМ определяется функциональной частью ПО (ФПО). Именно здесь закладывается ориентация на конкретного специалиста, обеспечивается решение задач определенных предметных областей.

Эффективность перехода от бескомпьютерной обработки информации к компьютерной может быть оценена по показателям прямым и косвенным. Прямые показатели отражают экономию затрат на сам процесс обработки информации, а косвенные — улучшение результатов финансово-хозяйственной деятельности за счет повышения интенсивности и оперативности контроля, выявления и устранения причин потерь и необоснованных затрат, углубления анализа и, в итоге увеличения выручки от реализации и уменьшения себестоимости.

Известно, что компьютеризация отдельных участков бухгалтерского учета (ОС, готовой продукции, ТМЦ, труд и зарплата и т. д.) экономически нецелесообразна, поэтому оценка экономической эффективности производиться в предположении о компьютеризации учета организации в целом.

• 1. Оценку прямой экономии проводим в следующей последовательности:
• 1.1 Определяем затраты на бескомпьютерную обработку данных:

С_о=Д_о*Т_с*Ч*(1+Н+К), руб, (4.1).

где, Д_о — годовой бюджет рабочего времени, чел. — час. (До =2064 при 7-часовой 6-дневке);

Тс — средне взвешенная тарифная ставка учетного работника, руб./ час.-час. (15);

Ч — численность учетных работников до компьютеризации;

Н=0,2.0,5-коэффициент накладных расходов (расчет);

Кд=0,35.0,50 — коэффициент дополнительных затрат, связанных с зарплатой (расчет).

С_о=2064*40,69*6*(1+0,35+0,40)=881 833 руб.

1.2 Оцениваем затраты на автоматизированную обработку:

Са=Тм*См, руб., (4.2).

где,.

Тм=КЗ*Твв (4.3).

Твв — время ввода данных с клавиатуры, час.;

См — стоимость машинного времени (текущие затраты и амортизация), руб./час. (расчет).

КЗ=1,4.

Время ввода данных с клавиатуры оцениваем по формуле:

Твв= (Q_вв /V_вв)/60.час., (4.4).

Где, QВВ=К*(Ксj*QIj+Q2j) объем вводимой информации в символах;

n — число видов учетных документов, поступающих на компьютерную обработку за год (160);

Кj-среднее число документов вида j, поступающих на компьютерную обработку за год (260);

Ксjсреднее число строк, заполненных в документе вида j (20);

QIjсреднее число символов, вводимых из строчных реквизитов документа вида j (30);

Q2jсреднее число символов, вводимых из внестрочных реквизитов документа вида j (40) ;

Vвв=100 символов/мин.

Qвв=260*(20*30+40)=26 624 000 символов Твв=26 624 000 /100/60=4437 часов Тм=КЗ*Твв=1,4*4437=6211 часов.

Са=Тм*См=6211*25=155 295 руб.

1.3. Оцениваем трудоемкость (Тр) и стоимость работ (Ср), остающихся неавтоматизированными при компьютерной обработке:

Тр=Кр*До*Ч (4.5).

Ср=Кр*Со (4.6).

где Кр = 0,2.0,5 — доля работ, не поддающихся автоматизации, в общей трудоемкости (хронометраж).

Др = 0,4*2064*6=4953 чел.-час.

Ср=0,4*881 833 =352 733 руб.

Оценить нужное число (Ча) работников для автоматизированной обработки учетных данных и число (N) автоматизированных рабочих мест для них можно по формулам:

Ча=(Т_ВВ+Т_Р)/Д_О (4.7).

Т_Р = Кр*До*Ч (4.8).

Крдоля работ, не поддающихся автоматизации в общей трудоемкости (0,4).

Тр= 0,4 *2064*5= 4128.

Ча =(4437 +4953)/2064=4.

N=Тм/До (4.9).

N = 6211 /2064=3.

2. Вычисляем оценку прямой экономии от компьютеризации.

Сп=(Со-С₁)/1000, тыс. руб., (4.10).

где С₁ = Са+Ср. (4.11).

С₁ = 155 295 + 352 733 = 508 028 тыс. руб.

Сп = (881 833- 508 028)/1000= 373 805 тыс. руб.

3. Расчетную косвенную экономию оцениваем так:

Ск=Кв*ВР-Кс*СС. Тыс. руб. (4.12).

где ВР — выручка от реализации, тыс. руб. (36 543);

СС — полная себестоимость реализованного, тыс. руб. (29 063);

Кв=(0,1.1,0)%-процент прироста выручки от реализации (экспертная оценка);

Кс= -(0,2.2,0)%-процент уменьшения полной себестоимости (экспертная оценка);

Ск = (0,25/100)* 36 543 — (0,2/100) *29 063 = 91,36 + 58,13= 33,23 тыс. руб.

4. Оценка суммарного эффекта компьютеризации выполняется по формуле:

П=Сп+Ск, тыс. руб. (4.13).

П= 373 805 + 33,23 =373 838,23.

Расчетный экономический эффект определяется по формуле:

Э=П-Ен*К, тыс. руб., (4.14).

Где Ен — нормативный коэффициент экономической эффективности капитальных вложений по отрасли (0,15);

Ккапитальные затраты на компьютеризацию учета, тыс. руб.

К = 277 000 руб.

Э= 373 838,23 — 0,15 * 277 000= 332 288,23 тыс. руб.

Расчетный коэффициент экономической эффективности равен Ер=П/Э (4.15).

Ер=373 838,23 / 332 288,23 = 1,12.

Срок окупаемости равен Ток = К/П, лет. (4.16).

Ток = 277 000/373838,23 = 0,74.

Если Ер>0,7 или (что-то же) Ток<1,5 лет, компьютеризация считается экономически оправданной.

В нашем случае Ер =1,12 и он больше нормативного значения 0,7 и срок окупаемости меньше 1,5 года и равен 0,74 года — компьютеризация в СПК «Урожай» считается эффективной и необходимой.