Организация учета материальных запасов на складе и в бухгалтерии

В ГКП «ЛАСТОЧКА» товарно-материальные запасы учитываются как в местах хранения, так и в бухгалтерии. Учет товарно-материальных ценностей в местах хранения называется складским учетом.

Он ведется материально ответственными лицами в натуральном выражении, то есть по количеству, наименованиям, сортам, ценам в соответствии с установленной номенклатурой товаров.

Складской учет осуществляется в карточках складского учета.

На каждый номенклатурный номер ТМЗ открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют только в натуральном выражении. В карточках указываются наименование товара, его номенклатурный номер, артикул, сорт, цена. В зависимости от характера организации складского учета карточки могут быть количественного, количественно-суммового и количественно-сортового учета. В карточках указываются наименование товара, его номенклатурный номер, артикул, сорт, цена. Для учета движения товаров на каждое наименование открывается карточка или отводится несколько страниц в амбарной (складской) книге. Записи в карточках или книгах производятся материально ответственными лицами на основании первичных товарных документов.

На предприятии «ЛАСТОЧКА» учет материальных запасов на складах и в бухгалтерии осуществляется сортовым методом. Бухгалтерия группирует первичные документы по видам операций, источникам поступления, направлениям отпуска и корреспондирующим счетам. На основании документов составляют ведомость прихода и ведомость расхода материалов. Далее составляют оборотные ведомости по номенклатурным номерам ТМЗ в разрезе складов. Данные обработанных ведомостей сверяют по каждому номенклатурному номеру с записями в соответствующих карточках складского учета.

Для предупреждения возможных ошибок при отпуске товаров, при инвентаризации, а также при оставлении отчетности на каждый номенклатурный номер выписывается отдельный складской ярлык. Ярлыки хранятся вместе с товаром на видном месте.

Увязка учета в ГКП «ЛАСТОЧКА» на складе и в бухгалтерии достигается ведением книги (ведомости) остатков материалов, которая открывается на год, отдельно по каждому складу.

По окончании каждого месяца заведующий складом переносит в эту книгу количественные остатки материалов по данным карточек складского учета и скрепляет записи своей подписью. В бухгалтерии количественные остатки таксируются и подсчитываются. Месячные итоги, выведенные по книге остатков, должны быть сверены с показателями групповых оборотных ведомостей, которые составляет бухгалтерия по данным накопительных ведомостей. Показатели групповых оборотных ведомостей, в свою очередь должны быть сверены с записями в регистрах синтетического учета. Обнаруженные при сверке ошибки и расхождения должны быть исправлены.

Бухгалтерия предприятия осуществляет учет приобретения, наличия и расходования материалов не только в натуральном, но и в денежном выражении. Приобретение и заготовление материалов отражается в бухгалтерском учете на основании приходных документов и платежных требований поставщиков по кредиту счета 671 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», на котором осуществляется синтетический и аналитический учет расчетов с поставщиками.

Со склада в бухгалтерию поступают все приходные и расходные документы. После всесторонней их проверки прежде всего производят оценку принятых и отпущенных материалов по учетной цене (таксировка документов). Протаксированные документы подвергают раздельной группировке в трех направлениях.

Группировка приходных документов по поставщикам в бухгалтерии совмещается с учетом приобретения материалов и расчетов с поставщиками в журнале-ордере № 6.

Группировка документов по складам и материально ответственным лицам, а также группам или видам материалов осуществляется составлением накопительных ведомостей, которые ведут раздельно по приходу и расходу, отдельно для каждого склада. В эти ведомости один раз в 5 дней заносят данные проверенных, принятых и протаксированных бухгалтерией первичных документов. В конце месяца в накопительных ведомостях по приходу и расходу выводят итоги по группам материалов, синтетическим счетам и складу в целом, а в накопительных ведомостях по приходу, кроме того, остаток материалов, переходящий на следующий месяц.

Синтетический учет ТМЗ в бухгалтерии ГКП «ЛАСТОЧКА» осуществляется в следующих учетных регистрах:

Ведомость по учету движения материалов. Ведомость предназначена для учета движения материалов. В ней находят отражение движение и остатки материалов (хранения) в оценке по учетным ценам. Одновременно в ведомости показывается фактическая себестоимость поступивших и выбывших материалов, выявляются и распределяются отклонения фактической себестоимости приобретенных материалов от их стоимости по учетным ценам.

Ведомость состоит из двух разделов: раздел I «Сводные данные по приходу материалов и расчет отклонений» и раздел II «Движение по счетам подраздела 20 «Материалы».

Журнал-ордер № 11. В данном журнале-ордере для определения фактической себестоимости реализованной готовой продукции и услуг.

В обязательном порядке инвентаризация в ГКП «ЛАСТОЧКА» проводится в следующих случаях:

при смене материальноответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

при установлении фактов хищения или злоупотреблений, а также порчи ТМЗ;

в случае стихийных бедствий, пожара, аварий и других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Республики Казахстан.

ГКП «ЛАСТОЧКА» не реже одного раза в год проводит инвентаризацию. При проведении инвентаризации предприятие руководствуется стандартом бухгалтерского учета № 24 «Организация бухгалтерской службы» (утвержден приказом Департамента методологии и бухгалтерского учета и аудита Министерства финансов Республики Казахстан от 31 декабря 1997 года № 455) и методическими рекомендациями к данному стандарту бухгалтерского учета «О порядке проведения юридическими лицами инвентаризации имущества и обязательств».

В соответствии с данными методическими рекомендациями руководство предприятия определяет порядок и срок проведения инвентаризации.

Оформление результатов инвентаризации ТМЗ производится на бланках типовых межведомственных форм, утвержденных Госкомстатом Республики Казахстан от 16 ноября 1994 года постановлением № 73.

В зависимости от полноты охвата инвентаризации могут быть полными или частичными.

В зависимости от основания проведения инвентаризации бывают плановые и внеплановые.

Ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризации возлагается на главного руководителя предприятия ГКП «ЛАСТОЧКА» Бейферт С. П. В приказе на проведение инвентаризации кроме состава комиссии указывается объем и причины инвентаризации, сроки начала и окончания работ.

Перед инвентаризацией необходимо опломбировать все подсобные помещения и другие места хранения товаров, имеющие отдельные выходы и входы, проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение сроков их поверки и клеймения. У материально ответственных лиц берется расписка о том, что все документы по приходу и расходу ценностей сданы в бухгалтерию и, что никаких не оприходованных и не списанных в расход ценностей у него нет. Материально ответственное лицо составляет товарный отчет, в котором выводит остаток товаров и тары на момент проведения инвентаризации.

Председатель комиссии должен завизировать все приходные и расходные документы и по остаткам товаров и тары. Это является важным моментом для бухгалтерии при определении учетных остатков товаров и тары на момент инвентаризации.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как средствами вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Категорически запрещается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально — ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия. В инвентаризационных описях не рекомендуется оставлять незаполненные строки. В последних листах описей незаполненные строки прочеркиваются.

В тех случаях, когда материально-ответственное лицо обнаружит после инвентаризации ошибки в инвентаризационных описях, оно может (до открытия склада, кладовой, секции) заявить об этом инвентаризационной комиссии. Заявление материально — ответственного лица о том, что недостача или излишки были вызваны ошибкой в наименовании, пропуском, просчетом принимаются до открытия склада, кладовой, секции, где проводилась инвентаризация. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и надписывание над зачеркнутыми правильных записей. Исправления оговариваются и подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственным лицом.

За внесение в описи заведомо неправильных данных о фактических остатках с целью сокрытия недостач или излишков комиссия несет ответственность в установленном законодательством порядке.

Фактическое наличие ценностей по каждому их виду записывается в инвентаризационные описи, заполняемые в двух-трех экземплярах. Один экземпляр описи составляет материально-ответственное лицо, остальные — председатель инвентаризационной комиссии. При передаче ценностей от одного материального лица другому по одному экземпляру заполняют принимающий и сдающий. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров ценностей и общий итог количества всех ценностей в натуральных показателях независимо от единиц измерения, записанных на странице. Каждую страницу описи подписывают материально-ответственное лицо и все члены комиссии.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета признают:

излишки — доходом и подлежат оприходованию Дт 201−206,208 Кт 727.

недостачи — расходом Дт 821 Кт201−206,208.

Недостача и порча сверх норм естественной убыли при наличии виновных лиц возмещается виновными лицами.

О допущенной пересортице материальноответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

По результатам инвентаризации заполняются следующие документы:

• — инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей;
• — акт инвентаризации товаров отгруженных;
• — инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение;
• — акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути;
• — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей;
• — ведомость результатов инвентаризации.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовой финансовой отчетности.