Пути совершенствования учета товарно-материальных запасов на предприятии

Первичный, синтетический и аналитический учет товарно-материальных запасов

Движение материалов в ТОО «Норд-Холдинг» осуществляется в результате операций, связанных с поступлением, перемещением, отпуском и реализацией. Правильное и своевременное документальное оформление движения материалов, позволяет предупредить различные нарушения, вскрыть злоупотребления, повышает дисциплинированность материально ответственных работников.

Товары на предприятие поступают на основании заключенных договоров с поставщиками, которые сопровождаются в унифицированных формах первичной документации. К ним в частности относятся: доверенность, приходный ордер, акт о приемке материалов, лимитно — заборная карта, карточка учета материалов.

Документы — форма, которых не предусмотрена в указанном перечне, содержат следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления документа, наименование организации, содержание хозяйственных операций, измерители хозяйственных операций в натуральном и денежном выражении, наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций, личные подписи указанных лиц [16, c.111].

Производственные запасы материалов пополняются за счет их приобретения у предприятий поставщиков на основании договоров.

Договором в соответствии, с которым предприятие получает материалы, является договор поставки, который заключается между двумя конкурентными организациями и влечет определенные юридические последствия — устанавливает права и обязанности сторон договора и прекращается после исполнения условий договора.

По договору поставки организация-поставщик, поставляет в определенные сроки организации-покупателю в собственность продукцию по согласованной цене.

В договоре определяется номенклатура, количество и качество продукции, сроки поставки и цена. При отсутствии этих условий в договоре, он считается незаконным.

Предприятие-поставщик на отпущенную продукцию выписывает платежное требование и счет-фактуру [28, c.25].

Счет-фактура является дополнительным учетно-контрольным официальным документом первичного бухгалтерского учета. Составление счетов-фактур и ведение журналов учета счетов-фактур входит в обязанность всем плательщикам налога на добавленную стоимость по каждой отгрузки товара. Кроме того, счета-фактуры должны быть оформлены в случае поступления на счет поставщика любых денежных средств связанных с расчетами по оплате товаров, работ, услуг; средств от взимания штрафов, взыскания пени, выплаты неустоек, получаемых за нарушение обязательств, предусмотренных договорами поставки товара (выполнение работ).

Счета-фактуры должны также составляться:

при безвозмездной передачи товаров;

передачи средств, зачисляемых в уставные фонды организации, при направлении средств участников совместной деятельности в период созданной общей долевой собственности.

Существует типовая форма счета, включающая в себя следующие реквизиты:

• 1. наименование предприятия — поставщика, с указанием РРН;
• 2. почтовый адрес, телефон;
• 3. банковские реквизиты предприятия-поставщика;
• 4. наименование грузоотправителя, если поставщик и грузоотправитель — одно лицо, то указывается «он же»;
• 5. наименование грузополучателя;
• 6. номер и дата заказа;
• 7. номер счета и дата его составления;
• 8. наименование — предприятия-плательщика, его почтовый адрес и банковские реквизиты;
• 9. сумма счета (сумма без НДС, суммы с НДС, общая сумма);
• 10. показатели, характеризующие способ отправки груза (наименование станции прибытия груза, дата отправления, вид упаковки, наименование станции отправителя, способ отправления, число мест занимаемых грузом, номер накладной, по которой произведена отгрузка вес всего груза);
• 11. дополнительные условия оплаты счета, отгрузки и т. д.;
• 12. наименование товара;
• 13. единица измерения товара;
• 14. количество товара;
• 15. сумма;
• 16. общая сумма прописью, отдельной строкой выделяется сумма НДС; 17. подпись ответственных лиц [1, c.11]

Накладная является одним из товарно-сопроводительных документов, предусмотренных условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов. Накладная может выступать как приходным, так и расходным товарным документом. Должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, и при принятии товаров. В накладной указывается: номер и дата выписки, наименование поставщика и покупателя, наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость).

Накладная подшивается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и покупателя. Количество оформляемых экземпляров накладной зависит от договоренности и условий получения товаров покупателем.

В зависимости от специфики работы в той или иной отрасли народного хозяйства в состав показателей, отражаемых в накладной, могут вводиться и другие характеристики. При использовании в одной накладной разных единиц измерения по разным товарам может вводиться единицы измерения. При транспортировке груза автомобильным транспортом в накладной могут указываться марка и регистрационные номера транспортных средств [2, c.42].

При доставке товара автомобильным транспортом, особенно при участии специализированной транспортной организации, обычно составляется товарно-транспортная накладная, которая состоит из двух разделов: товарного и транспортного. При доставке товаров железнодорожным транспортом в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная. К ней могу быть приложены спецификация и упаковочные листы, о чем делается соответствующая отметка в накладной.

На практике в настоящее время, в особенности при ведении учета и делопроизводства с использованием компьютерной техники, накладные составляются по следующей примерной форме:

• 1. дата составления накладной;
• 2. номер накладной;
• 3. наименование получателя;
• 4. наименование поставщика;
• 5. документы, на основании которых производится передача материальных ценностей;
• 6. Ф. И.О. доверенного лица получателя;
• 7. порядковый номер материальных ценностей;
• 8. наименование материальных ценностей;
• 9. единицы измерения;
• 10. количество;
• 11. цена;
• 12. суммы прописью, отдельной строкой выделяются суммы НДС;
• 13. подпись ответственного лица поставщика;
• 14. подпись ответственного лица получателя [3, c.15]

Материально-ответственное лицо предприятия получает ценности по доверенности, которые бухгалтерия регистрирует в журнале учета выданных доверенностей и выдает ему под расписку. Прием материалов поступивших от поставщиков оформляют приходными ордерами. Составляют ордера в одном экземпляре материально-ответственные лица.

Доверенность подтверждает право материально ответственного лица на получение товара, если эти товары получаются вне склада получателя. Доверенность содержит следующие реквизиты:

• 1. срок действия доверенности (максимальный срок 10 дней);
• 2 наименование получателя, его почтовый адрес;
• 3 банковские реквизиты плательщика;
• 4 номер доверенности;
• 5 дата выдачи доверенности;
• 6 должность, ФИО доверенного лица;
• 7 паспортные данные;
• 8 наименование поставщика;
• 9 реквизиты документов, по которым получаются материальные ценности;
• 10 порядковый номер и наименование материальных ценностей;
• 11 единицы измерения;
• 12 количество (прописью);
• 13 подпись лица получившего доверенность;
• 14 подписи руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Расчетные документы на поступившие материалы, с приложенными к ним документами, передаются материально-ответственному лицу, который после окончания смены, передает их в бухгалтерию.

Сдача материальных ценностей доставленных уполномоченным лицом на предприятии, осуществляется под расписку материально-ответственного лица, который проверяет соответствие материалов их данным, указанным в сопроводительных документах, и при отсутствии каких-либо расхождений выписывает приходный ордер.

Материалы также могут поступать от подотчетных лиц, приобретающих их за наличный расчет, но это бывает крайне редко. Подотчетные лица отчитываются на основании следующих первичных документов:

Документами, подтверждающими фактическую оплату полученных товарно-материальных ценностей с указанием стоимости покупки;

Документами, подтверждающими фактическое получение товарно-материальных ценностей При закупке товарно-материальных ценностей у физического лица, в акте закупке приводятся сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства, паспортные данные, а если физическое лицо является индивидуальным предпринимателем, то указывается его РНН. Кроме того, при выдаче денежных средств под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, выдается доверенность подотчетному лицу, и регистрирует её в журнале учета выданных доверенностей.

Сортовой количественный учет движения товарно-материальных ценностей ведется непосредственно материально-ответственным лицом. В отдельных случаях допускается возлагать с согласия материально-ответственного лица ведение карточек складского учета на операторов.

Приемку документов, оформляющих движение товарно-материальных запасов, бухгалтер производит путем составления «реестров сдачи документов» в одном экземпляре.

О выявленных недостатках и нарушениях в работе материально-ответственного лица работник бухгалтерии информирует главного бухгалтера. На основании реестра сдачи документов составляется накопительная ведомость синтетического учета материалов, где отражается приход всего по видам расхода и находится остаток на конец периода. Накопительная ведомость используется для сверки данных бухгалтерского и складского учета, который ведется в карточках учета материалов. На основании её составляется ведомость движения материалов в денежном выражении, где отражаются сводные данные о себестоимости и поступивших затратах по транспортно-заготовительным расходам.

На основании ведомости движения материалов дается расшифровка по расходу в журнале-ордере № 10 и по материалам в журнале-ордере № 8. На основании данных ведомостей формируется счет 1330 «Товары» в главной книге.

Поступившие со складов при реестрах сдачи документы передают на таксировку, предварительно скомпоновав их в пачки и снабдив сопроводительными ярлыками.

Первые экземпляры документов используют для дальнейшей учетной обработки, а вторые остаются в местах хранения материалов, расположенные по группам ценностей и номенклатурным номерам.

Они используются для справочных целей и выверки данных учета на складе в бухгалтерии.

После таксировки данные документы группируются по установленным на предприятии учетным группам в накопительной ведомости синтетического учета материалов, которые ведутся по приходу и расходу товарно-материальных ценностей на синтетическом счете 1330 «Товары», где отражаются операции, связанные с движением товаров, закупленных и хранящихся для перепродажи.

В этой ведомости по каждой группе товаров указывается, в суммовом выражении:

остаток на начало месяца из ведомости за прошлый месяц, приход и расход за месяц из реестров сдачи документов за текущий месяц остаток на конец месяца.

Накопительная ведомость используется для сверки данных бухгалтерского и складского учета, который ведется в карточках учета и материалов и книги остатков материалов. Книга остатков материалов в течение месяца хранится в бухгалтерии и используется там для получения данных об остатках материалов. В конце месяца данные об остатках в накопительной ведомости синтетического учета материалов по каждой учетной группе, в суммовом выражении, сверяют с итогами по группам в книге остатков материалов.

В бухгалтерии на основании накопительной ведомости синтетического учета материалов составляется ведомость «Движение материалов в денежном выражении» .