Правила подготовки и оформления документов

Делопроизводство или документационное обеспечение управления — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документирование — это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит — обязательный элемент оформления официального документа.

Организация работы с документами — это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, называется делом. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, называется номенклатурой дел.

Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т. д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

* снизить стоимость делопроизводственных операций;

* улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;

* обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

* использовать прогрессивные и производительные технические средства;

* обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.

Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т. д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении.

С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения.

Глава 1. Функции службы ДОУ

В соответствии с возложенными задачами в функции службы ДОУ входит следующее:

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.

2. Осуществление обработки, регистрации документов и учебно-справочной работы по документам.

3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов.

6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документов информации.

7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.

11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.

12. Повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.

13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.

1.1. Права и ответственность службы ДОУ

Служба ДОУ имеет право:

1. Осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе и принимать к этому соответствующие меры.

2. Требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации и контролировать выполнение этих правил.

3. Запрашивать у структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы.

4. Проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.

5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.

6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

7. Совместно с вычислительным центром определять процессы документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции. 9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников.

10. Вносить руководству предложения о применении административных мер во всех случаях нарушений подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

Служба ДОУ несет ответственность за:

1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации.

2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.

Глава 2. Правила подготовки и оформления документов

Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется руководителем организации. Организация издает следующие распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, указания, инструкции.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т. е. создание управленческих документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источников информации.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного вида документов.

Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных согласно ГОСТ Р 6.30−97.

Устанавливаются два основных формата бланков документов — А4 и А5; допускается использование бланков формата A3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки документов должны иметь поля не менее: левое и нижнее — 20 мм, правое — 10 мм, верхнее — 15 мм.

Документы, составляемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланков.

2.1 Оформление реквизитов документов

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. reguisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий. Постановлением Госстандарта России от 31.07.97 № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6−30.97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», изменения к нему внесены постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 21.01.2000 № 9-ст и введены в действие с 01.04.2000. Настоящий стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Федерации. Эти же правила оформления изложены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной распоряжением Правительства РФ от 31.10.2000 № 1547-р.

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Существует три федеральных конституционных закона, которые были приняты в 2000 году: «О Государственном флаге Российской Федерации», «О Государственном гербе Российской Федерации» и «О Государственном гимне Российской Федерации». Принятые законы динамично развиваются вместе со страной. Законодатели вносят в эти документы дополнения и изменения, выходят Указы Президента, которые регулируют вопросы государственной символики.

Помимо нормативных актов, регулирующих порядок использования государственных символов, существуют и традиции международного протокола, национальные и государственные традиции, которые также необходимо учитывать при использовании государственной и иной символики.

Использование герба является строгой прерогативой государства. Если на бланке, на печати или даже на визитке присутствует изображение государственного герба, это значит, это бланки и печати государственной организации, а визитка принадлежит человеку, занимающему государственный пост. Существующий закон о государственном гербе устанавливает достаточно строгие правила, перечень возможностей использования герба строго ограничен. В отношении трактовки этих законов подход иной, нежели в гражданском праве: все, что не предписано, то запрещено.

Протокол герба достаточно жесткий, все случаи его использования строго определены. Места определяются следующим образом: в центре — государственный герб, слева от него герб субъекта федерации, справа — эмблема компании. И важно не забыть о некоторых нюансах в размере и высоте: никакой другой герб не может быть больше по размеру, чем герб Российской Федерации, и не может располагаться выше него (либо на одном уровне, либо ниже).

Также установлен порядок использования изображения государственного герба организациями. Полноцветное изображение герба наносят на бланки и визитки только Президент и Глава правительства. Черно-белое изображение в контурном щите наносят руководители федеральных органов исполнительной власти. Геральдический совет как орган при Президенте РФ имеет право помещать только одноцветное изображение без щита. Естественно, организации, не входящие в состав органов исполнительной власти, и никакие другие лица, даже государственные, но не имеющие права использовать бланки с государственным гербом, не должны наносить государственный герб на свои бланки и визитки. За нарушение порядка использования государственной символики Административным кодексом Российской Федерации установлена ответственность.

В стандарте ГОСТ Р 6−30.97 говорится лишь о том, что Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25.12.2000 № 2-ФКЗ (Собрание законодательства РФ, 2000, № 52/часть I, ст. 5021). Закон принят. Никаких пояснений по поводу особенностей изображения герба, его размера и т. д. стандарт не содержит, поэтому, решая вопрос о помещении Государственного герба на бланке, нужно обращаться непосредственно к закону и исходить из того, что сказано в нем.

Согласно Федеральному конституционному закону «О Государственном гербе Российской Федерации» Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках:

федеральных конституционных законов и федеральных законов;

указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

решений Конституционного Суда Российской Федерации;

решений Верховного Суда Российской Федерации;

решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

Президента Российской Федерации;

Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

Правительства Российской Федерации;

Конституционного Суда Российской Федерации;

Верховного Суда Российской Федерации;

Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:

Администрации Президента Российской Федерации;

полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;

федеральных органов исполнительной власти;

Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

Счетной палаты Российской Федерации;

Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

Центрального банка Российской Федерации.

Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:

Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;

органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации; федеральных судов;

органов прокуратуры Российской Федерации;

дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами РФ.

2.2 Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т. д.);

Архивные справки;

Архивные копии;

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т. д.);

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т. д.);

Заключения и отзывы;

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т. д.);

Исполнительные листы;

Командировочные удостоверения;

Нормы расхода;

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.);

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);

Положения об организациях;

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т. д.);

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);

Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т. д.);

Соглашения;

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т. д.);

Спецификации (изделий, продукции и т. д.);

Титульные списки;

Удостоверения;

Уставы организаций;

Штатные расписания.

2.3 Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ, гербов субъектов РФ

Эти требования изложены в ГОСТ Р 6.30−97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации»: «5.1. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее — гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

5.2. Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

5.3. Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений (далее — организаций), определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.

5.4. Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости — и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

1) при поступлении бланков: наименование вида гербового бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование организации — поставщика гербовых бланков; количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков;

2) при выдаче бланков: наименование вида гербового бланка; количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков; наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков; расписка в получении; примечание (отметка об уничтожении и т. д.).5.5. Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

5.6. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

5.7. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

5.8. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

5.9. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

5.10. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации" .

Заключение

Постановлением Госстандарта России от 31.07.97 № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6−30.97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», изменения к нему внесены постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 21.01.2000 № 9-ст и введены в действие с 01.04.2000. Настоящий стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Федерации. Эти же правила оформления изложены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной распоряжением Правительства РФ от 31.10.2000 № 1547-р.

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

В своей контрольной работе я рассмотрела виды документов, на которых согласно действующему законодательству изображается Государственный герб РФ и гербы субъектов РФ. На документах, не упомянутых мной в данной работе Государственный герб РФ и гербы субъектов РФ не изображаются.

Список использованных источников

и литературы

Источники

1.О Государственном гербе Российской Федерации: федерал. конституц. закон (Собрание законодательства Рос. Федерации, 2000, № 52 (Часть I), ст. 5021): Принят Гос. Думой 8 дек. 2000 г. — М.: Ось — 89, 2001 — 32 с.

2. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. -304 с.

3. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6 30−97: Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Научная книга, 1998. — С. 71.

4. Прокопенкова Е. Ю. Использование государственной и иной символики // Секретарь-референт: ежемес. проф. журн. — М.: Б. и., 2004. — № 7.

5.Янковая В. Ф. Состав реквизитов бланка по новому стандарту на оформление документов // Секретарь-референт: ежемес. проф. журн. — М.: Б. и., 2003. — № 7.