Организация и оборудование рабочего места специалиста

Интерьер служебного помещения и оборудование рабочего места оказывает большое влияние на эффективность работы любого сотрудника.

Рабочее место специалиста состоит из нескольких зон; основная, где находится стол специалиста с приставками и необходимой оргтехникой, и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т. д.

Если в комнате работают несколько человек, то в соответствии с действующими нормативами норма площади служебных помещений должна составлять не менее 4 м² на одного работника. Общая площадь приемной, где находится секретарь, не должна быть менее 12−16м². Помещение должно быть хорошо проветриваемым или оборудованным кондиционерами.

Интерьер рабочего места следует хорошо обдумать. Сегодня фирма может воспользоваться услугами дизайнера. Помещение должно быть решено в красивой цветовой гамме светлых тонов с продуманным освещением и озеленением. Недостаток освещения часто является одной из причин быстрой утомляемости. Наилучшим признано естественное освещение. Свет должен падать слева или спереди. При наличии компьютеров для устранения бликов на экране дисплея светильники общего освещения монтируются не на потолке, а в верхней части стенных панелей.

Живые растения — не только украшение помещения. Многие фирмы и учреждения находятся в центральной части города, выходят на шумные загазованные магистрали. С помощью растений можно создать микроклимат, организовать соответствующий психологический настрой, в определенной степени снять стрессовые состояния, успокоиться. Растения снижают шум, с их помощью можно создать условия, отвечающие вашим потребностям, способствующие лучшему самочувствию.

Растения для помещений надо подбирать умело. Крупные растения хорошо разместить в большой приемной или зале на фоне свободной стены. Если помещение узкое и длинное, то крупные растения, установленные в дальнем углу, зрительно уменьшают длину комнаты, делают ее более пропорциональной. Отдельно стоящее крупное растение сразу привлекает внимание. Поэтому оно должно быть особенно тщательно подобрано и обладать хорошими декоративными качествами.

Главное условие — растения должны помогать, но ни в коем случае не мешать людям. А это означает, что цветы не должны стоять на пути, чтобы их приходилось обходить, наклоняться под висящими растениями, заботиться, чтобы не уколоться, проходя мимо, о колючку кактуса или не быть окропленным водой чрезмерно политого цветка. С этих позиций и надо подойти, выбирая место для цветов.

Большое значение имеет выбор мебели. Непосредственно в состав рабочего места специалиста входят стол с приставками, поворотный стул или кресло.

Вспомогательная зона оборудуется шкафами (чаще встроенными) как для хранения дел, так и платяным (если в учреждении отсутствует централизованная раздевалка) и сейфом.

Габариты мебели должны соответствовать площади помещения, она не должна загромождать приемную. Сегодня выпускается достаточно большое количество рациональных комплектов мебели для рабочего места специалиста.

Особое значение придается оборудованию рабочего места оргтехникой, сокращающей время и трудозатраты на создание, хранение, передачу и использование документов и информации. Сегодня средства оргтехники позволяют максимально механизировать и автоматизировать практически все технические и формально-логические процедуры создания и обработки документов. Совершенно ясно, что повсеместно применяются новые информационные технологии, основанные на использовании компьютеров и средств связи. Поэтому современное место специалиста, который работает с документами немыслимо без персонального компьютера, включающего монитор, системный блок, мышь и клавиатуру. Их удобнее разместить на специальном столе-приставке. На этом же столе, где расположен компьютер, или рядом с ним, но в пределах досягаемости располагается принтер. При больших объемах множительных работ устанавливается копировальный аппарат или принтер соответствующей производительности, оснащенные сортировальным устройством, а при необходимости — дуплексом и степлером. Б. Я. Курицкий Организация делопроизводства и управления в офисе — М.: Инфра-М, 2012. Эта техника размещается на специальной подставке во вспомогательной зоне.

Само собой разумеется, что компьютер должен иметь соответствующее программное обеспечение.

Как правило, компьютер специалиста связан с компьютером руководителя или подключен к локальной сети фирмы (учреждения), а в случае выполнения приема-передачи факсов и электронной почты «к телефонной сети. Для подбора необходимой руководителю информации компьютер может иметь доступ в Internet.

На рабочем столе или на отдельной приставке располагаются телефонный аппарат (с автоответчиком). Во вспомогательной зоне может располагаться столик с факсимильным аппаратом, если приходится получать и отправлять большое количество корреспонденции.

На столе специалиста должны быть только предметы, необходимые для оперативной работы. Текущие документы, с которыми он работает в течение дня, раскладываются по папкам или многоярусным лоткам. Одно из главных правил — на столе должны находится только поступающие документы и требующиеся по работе, все остальные должны быть разложены по папкам и убраны в стол или шкаф. Кроме того, на столе должна быть настольная лампа, календарь-еженедельник, настольный органайзер с ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для записи.

Все, что постоянно требуется во время работы, должно размещаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять не вставая. Каждый предмет должен лежать на постоянном, раз установленном месте. Располагать все надо компактно, систематизировав по видам работы. Так, блокнот для записи и ручка лежат рядом с телефонным аппаратом.