Техническое обеспечение. 
Автоматизация бизнес процессов

На предприятии пока имеется только один компьютер у главного бухгалтера, поэтому предприятие преобрело пять компьютеров, пять принтеров, сетевое оборудование для объединения компьютеров в локальную сеть. Сервером в этой сети служит компьютер администратора Intel Pentium Dual-Core Processor Memory-2GBHDD 160*2GB. На сетевом диске у каждого пользователя сети имеется своя папка, которая защищена паролем, т. е. доступ имеет к информации только хозяин этой папки в целях защиты информации. Также имеется папки с общим доступом. Одна из обязанностей администратора следить за работой сети, архивировать информацию прошедшего периода для поддержания ресурса ОЗУ. Конфигурация остальных компьютеров варьируется от Intel Celeron 533MHz до Intel Pentium 4 3200 MHz .

Список программного обеспечения, используемого предприятием на момент обследования:

• · MICROSOFT WINDOWS XP — Базовый комплекс компьютерных программ, обеспечивающий интерфейс пользователя, управление аппаратными средствами компьютера, работу с файлами, ввод и вывод данных.
• · «1С: Бухгалтерия» версия 8.2. — универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского
• · учета. Она представляет собой компоненту «Бухгалтерский учет» системы программ «1С: Предприятие» версия 8.2.
• · «1С: Зарплата и кадры» — программа предназначена для расчета заработной платы и учета сотрудников. Она представляет собой компоненту «Расчет» системы программ «1С: Предприятие» версия 8.2.
• · «1С: Торговля и Склад» — программа предназначена для учета запасов и движения материалов на предприятии .
• · «Базис-Мебельщик» 7.0 — предназначен для автоматизации проектно-конструкторских работ.
• · FoxPro 2,5 — Применяется для разработки реляционных СУБД.
• · CorelDraw Graphics Suite X3 — программа предназначена для создания векторной графики.

Компьютер администратора обеспечивает выход в Интернет с помощью браузера Yandex. В целях обеспечения безопасности и предотвращения перерасхода Интернет — трафика, а вследствие этого дополнительных финансовых затрат, работники и отделы вообще не имеют доступа к Интернету. Безопасность обеспечивает антивирусная программа Касперский 6.0.

3. Постановка задачи Автоматизированная система управления предприятием — это система, построенная на основе применения средств вычислительной техники, экономико-математических методов, информационных технологий. Автоматизация управления предприятием направлена, прежде всего, на интеграцию предприятия. Автоматизированная система предприятием состоит из подсистем. Все подсистемы делятся на две группы:

• · функциональные,
• · обеспечивающие.

Функциональные подсистемы выделяются в соответствии с управленческими функциями, осуществляемыми на предприятии. Обеспечивающие подсистемы назначены для обеспечения решения комплекса задач функциональных подсистем. В его состав входят подсистемы:

· техническая.

Она представляет собой комплекс технических средств, в которые входят средства вычислительной техники, оборудование для организации локальных сетей и подключения к глобальным сетям, устройства регистрации, накопления и отображения информации.

· информационная.

Она включает в себя внешнее информационное обеспечение в виде входных и выходных документов, в том числе и в электронном виде.

· математическая.

Данная подсистема включает в себя математические методы, модели, алгоритмы, используемые при решении задач управления.

Каждый проект имеет жизненный цикл который начинается сначала его планирования, что это такое рассмотрим в следующем разделе.

3.1 Достижение целей Для достижения целей нам необходимо решить следующие задачи:

• — разработка документов в 1С
• — установка программы 1С
• — проверка работы системы
• — тестирование

Проанализируем требования. Конфигурация «1С: Складской учет ООО «ЛЕНА» должна предупреждать о скором возникновении дефицита, а значит, она должна вести полный учет всех комплектующих и материалов. Для предупреждения дефицита надо ввести минимальный остаток, он должен быть на каждый материал разным, так как расход, например штучного и листового материала идет в разных пропорциях. Разработаем формирование отчета по анализу дефицита, согласно минимальному остатку.

Рассмотрим составляющую нашей конфигурации.

Общий журнал документов:

Журналы документов предназначены для просмотра документов. Каждый вид документа может быть отнесен к определенному журналу. Сам журнал документов не добавляет новых данных в систему, а служит только как средство просмотра списка документов одного или нескольких видов. (см. рис. 4).

Рисунок 4. Общий журнал документов Справочники:

Справочник является списком возможных значений того или иного реквизита. Справочники используются в тех случаях, когда необходимо исключить неоднозначный ввод информации. Например, для того, чтобы покупатель, продавец, кладовщик, директор понимали, о каком товаре идет речь, каждый должен называть его одинаково. И в этом случае необходим справочник. В качестве обязательных реквизитов каждый справочник имеет Код и Наименование. Код элемента справочника может быть как числовым, так и текстовым.

В журнале мы видим список зарегистрированных документов. Каждый документ регистрируется по дате, по времени, по типу документа и по номеру. При выборе документа открывается сам документ (см. рис. 5).

Рисунок 5. Документ, зарегистрированный в журнале В конфигураторе создается не сам справочник, как список значений, а разрабатывается заготовка справочника, его шаблон. В процессе конфигурирования описывается структура информации, которая будет храниться в справочнике, разрабатывается экранное и, если необходимо, печатное представление справочника.

Система «1С: Предприятие» позволяет вести практически неограниченное количество необходимых справочников. Каждый справочник представляет собой список однородных объектов: сотрудников, организаций, товаров и т. д. Каждый такой объект называется элементом справочника.

В нашей конфигурации мы создали три справочника:

• · номенклатура,
• · склады,
• · контрагенты.

Справочник «Номенклатура» содержит информацию о материалах, используемых при изготовлении корпусной мебели. Этот справочник не будет сложным. Для того чтобы справочником было удобно пользоваться. Создадим новый объект конфигурации справочник и назовем его Номенклатура. На закладке Данные зададим длину кода — 9, тип кода — Строка, длину наименования справочника равной 50 символам.

Создадим реквизиты:

• · Единица измерения,
• · Цена,
• · Минимальный Остаток.

Минимальный остаток. Это те основные данные которые заполняют при вводе элемента и по которым происходит вычисление дефицита. (см. рис. 6).

В данном документе мы видим иерархический список, регистрация происходит по названию и по коду. Но при введении нового элемента нужно заполнить информацию более подробно. Как показано на рисунке 7.

Рисунок 6. Справочник «Номенклатура».

Рисунок 7. Окно для ввода нового материала в справочник «Номенклатура» «Приходная накладная» и «Расходная накладная»:

Документ «Приходная накладная» служит для отражения в системе учета факта оприходования товара от поставщика на склад фирмы и является электронным аналогом расходной накладной поставщика.

Рисунок 8. «Приходная накладная».

Продажа или закупка товара по кредиту оформляется накладными, расчет с клиентом разнесен по времени с моментом отпуска товара, причем расчет производится в основном б/н деньгами. (Однако, расчет может быть проведен и наличными деньгами через Кассовые ордера). Данный вид торговли оформляется специальными видами документов: «Расходная накладная» и «Приходная накладная» — расходной и приходной накладными. При проведении данных документов учитываются изменения остатков товара на складе, изменения во взаиморасчетах с клиентами. Эти документы не оказывают влияния на кассу наличности. Оплата товара может оформляться при помощи банковских и кассовых документов, которые также проводят изменения во взаиморасчетах с клиентами и, если есть задолженность клиента по кредиту, то погашают задолженность начиная с самых ранних имеющихся неоплаченных накладных. Типы разработанных накладных вы можете увидеть на рисунке 8,9.

На данной накладной мы видим наличие всей необходимой информации, которая сопровождается вместе с материалом.

Порядковый номер и дата оформления для регистрации в общий журнал, на кокой склад будет определен товар; общая сумма; от какого контрагента поступил товар; и наконец, перечень материала с количеством, суммой и общей суммой позиции. «Расходная накладная» имеет такую же форму как и приходная, но за место контрагента вводится материально ответственное лицо (см. рис.9).

Рисунок 9. «Расходная накладная».

3.2 Формализация расчетов В данном разделе изложена методика и специфика расчёта экономической эффективности проекта, а также указаны все необходимые для выводов показатели и формулы для расчётов.

В основе описания экономической эффективности лежит сопоставление существующего и внедряемого технологических процессов (базового и проектного вариантов), анализ затрат, необходимых для выполнения всех операций технологического процесса.

Под существующим технологическим процессом подразумевается та методика получения оперативных данных из действующей системы, которая использовалась бы при составлении отчёта, если бы не существовало автоматизированного решения задачи.

Сопоставление базового и проектного вариантов производится на основании расчёта экономических показателей.

Расчет показателей экономической эффективности. Эффективности проекта складывается из составляющих:

• · косвенного эффекта, который характеризуется увеличением прибыли, снижением затрат;
• · прямого эффекта, который характеризуется снижением трудовых истоимостных показателей.

Для расчета экономической эффективности проекта, представим в виде таблицы 1 значение экономических показателей (см. табл. 2).

Таблица 2. Значения экономических показателей.

К трудовым показателям относятся следующие:

1) абсолютное снижение трудовых затрат (Т) в часах за год считается по формуле (1).

Т = Т₀ — Т₁, (1).

где Т₀ — трудовые затраты в часах за год на обработку информации по базовому варианту;

Т₁ — трудовые затраты в часах за год на обработку информации по предлагаемому варианту;

Т = 60 — 4 = 56 ч.

2) коэффициент относительного снижения трудовых затрат (К_Т) рассчитывается по формуле (2).

К_Т =Т / T₀ * 100%. (2).

Подставляя уже известные показатели, произведем расчет коэффициента относительного снижения трудовых затрат по формуле (2).

К_Т = 56 / 60 * 100% = 93%.

3) индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности труда (Y_T) рассчитывается по формуле (3).

Y_T = T₀ / T₁. (3).

По формуле (3), подставляя известные данные, рассчитаем индекс снижения трудовых затрат.

Y_T = 60 / 4 =15.

К стоимостным показателям относятся:

• 1) абсолютное снижение стоимостных затрат © в рублях за год,
• 2) коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (К_C)
• 3) индекс снижения стоимостных затрат (Y_C).

Абсолютное снижение стоимостных затрат (С) — это денежные средства которые будут выручены после внедрения программного продукта. Данный показатель рассчитывается по формуле (4).

С = С₀ — С1, (4).

где С0 — стоимостные затраты на обработку информации по базовому варианту;

С1 — стоимостные затраты на обработку информации по предлагаемому варианту С = 3420 — 1041 = 2379 руб.

Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (Кс) — показывает на сколько процентов затрат будет использовано меньше, при обработке информации после автоматизации. Данный коэффициент рассчитывается по формуле (5).

С / Со х 100%. (5).

Рассчитаем коэффициент относительного снижения стоимостных затрат по формуле (5).

Кс = 2379 / 3420 * 100%= 69%.

Индекс снижения стоимостных затрат (Ус) вычислим с помощью формулы (6).

Ус = С₀ / С1. (6).

Путем подстановки произведем расчет индекса снижения стоимостных затрат по формуле (6).

Ус = 3420 / 1041 = 3.2.

Помимо рассмотренных показателей целесообразно также рассчитать срок окупаемости затрат на внедрение проекта машинной обработки информации (Т_ок), рассчитываемые в годах по формуле (7).

Т_ок = К_П /C, (7).

где К_П — затраты на создание проекта (проектирование и внедрение),.

Т_ок = 3500 /2379 = 1.5.

Экономический эффект представляет собой чистый доход (прибыль), т. е. цена минус себестоимость.

Формула (8) экономической эффективности имеет вид Е = Э/К, (8).

где Э — чистый доход (прибыль), полученный в течение года от эксплуатации внедрённого проекта;

К — объём инвестиций, за счёт которого обеспечен доход.

К = 3500 руб.

Э = С = 2379 руб.

Е = 2379/3500 = 0.6.

Все показатели полученные в результате расчета с помощью формул (1−8) представлены в табличной форме (см. таб. 3).

Таблица 3. Результаты показателей экономической эффективности.

В данной главе представлены расчеты экономического эффекта, после внедрения конфигурации «1С: Складской учет ООО «ЛЕНА» на предприятии ООО «ЛЕНА». Полученные значения представлены в таблице 3. Что позволяет подвести итоги и дать заключение о проделанной работе.