Аудит кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами

Аудит кассовых операций

Аудит кассовых операций является сложным и трудоемким разделом проверки, требующим от проверяющих аудиторов и ассистентов ответственности, собранности и внимания.

Основная цель проверки — установление законности, достоверности и целесообразности совершения операций с денежными средствами, правильность их отражения в учете. [7, стр.133].

Источники информации:

• — Кассовая книга;
• — Приходные и расходные кассовые ордера;
• — Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;
• — Отчеты кассира с приложенными первичными документами;
• — Журнал регистрации выданных доверенностей;
• — Оправдательные документы (заявления, доверенности);
• — Авансовые отчеты. Список подотчетных лиц;
• — Выписки банка;
• — Справка банка об установленном лимите остатка денег в кассе;
• — Чековые книжки;
• — Хозяйственные договоры (в том числе с банками);
• — Договоры о материальной ответственности;
• — Документы по ККМ;
• — Журнал (книга) регистрации депонированных сумм;
• — Журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей
• — Учетные регистры (журнал-ордер № 1 и Ведомость № 1 по учету кассовых операций), при автоматизированной форме учета — расшифровка по сч. 50;
• — Приказы руководящего органа;
• — Акты ревизии кассы, акты инвентаризации;
• — Главная книга;
• — Баланс;
• — Отчет о движении денежных средств. [7, стр.133]

Нормативная база:

• 1. Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
• 2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. Приказом Министерства финансов РФ от 29 июля 1998 г. № 34н (с изменениями и дополнениями от: 30 декабря 1999 г., 24 марта 2000 г., 18 сентября 2006 г., 26 марта 2007 г., 25 октября, 24 декабря 2010 г.)
• 3. Указание от 11 марта 2014 года N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
• 4. Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2006, утв. Приказом Министерства финансов РФ от 27 ноября 2006 г. № 154н.
• 5. Приказ Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н (далее — приказ № 173н).
• 6. Положение о правилах осуществления перевода денежных средств" (утв. Банком России 19.06.2012 № 383-П) (с изм. от 15.07.2013);
• 7. Федеральный закон от 07.05.2013 № 89-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт“ в части уточнения обязанностей кредитных организаций».

При аудите кассовых операций проверяется бухгалтерский счет 50 «Касса», к которому могут быть открыты субсчета:

• — 50−1 «Касса организации»;
• — 50−2 «Операционная касса»;
• — 50−3 «Денежные документы»;
• — 50−4 «Касса в иностранной валюте»;
• — 50−5 «Касса филиала».

На субсчете 50−1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации.

На субсчете 50−2 «Операционная касса» учитываются средства, получаемые организацией при расчетах с населением, т. е. используется для учета денежных средств в кассах вокзалов, товарных контор и эксплуатационных участков отделений связи, остановочных пунктов, билетных и багажных кассах вокзалов, аэропортов, пристаней и т. д.

На субсчете 50−3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации денежные документы, ценные бумаги (оплаченные курортные путевки, оплаченные авиабилеты, почтовые марки, марки госпошлины, вексельные марки и др.), приобретенные на стороне.

Субсчет 50−4 «Касса в иностранной валюте» предназначен для учета кассовых операций в иностранной валюте при осуществлении внешнеэкономической деятельности, в том числе при направлении работников в заграничные командировки.

Субсчет 50−5 «Касса филиала» предназначен для учета кассовых операций обособленных филиалов и представительств, выделенных на отдельный баланс.

Аналитический учет наличных денежных средств ведется отдельно по рублевым средствам и каждому виду наличной иностранной валюты.

Этапы аудиторской проверки кассовых операций могут быть организованы в следующей последовательности:

• — определение цели и основных задач аудита, подборка нормативных актов, соответствие которым необходимо проверить;
• — составление аудиторской программы (возможно применение тестов средств контроля) и программы процедур по существу;
• — проверка организации материальной ответственности кассира;
• — документальное подтверждение соответствия данных бухгалтерского баланса по статье «Денежные средства» и Отчета о движении денежных средств счетам учета денежных средств, в том числе находящихся в кассах организации;
• — документирование существенных нарушений ведения учета, подготовки отчетности, соблюдения законодательства;
• — информирование руководства аудируемого лица о выявленных недостатках и получение от него письменных разъяснений.

Кассовые операции целесообразно проверять сплошным методом. Это связано с подвижностью данных активов и подверженностью их злоупотреблениям.

Прибыв на место проверки, аудитор сразу проводит инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе. Инвентаризация денежных средств в кассе проводится в присутствии кассира и главного бухгалтера организации. Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчет, документы по операциям последнего дня, расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет непринятых к учету или несписанных в расход денег.

Результаты инвентаризации оформляют актом, который подписывает кассир и главный бухгалтер организации. Акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы для дальнейшей проверки.

Одновременно с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой аудитор выясняет: обеспечена ли сохранность денег при доставке из банка и во время выдачи заработной платы; имеется для хранения денег и других ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф; застрахована ли касса организации; соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа (несгораемого шкафа); соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам.

При проведении аудита для достижения цели «достоверность» необходимо уделить особое внимание правильному заполнению первичных документов, наличию и подлинности подписей (выполняется по возможности) получателей денег на расходных кассовых ордерах. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

При проверке правильности отражения в бухгалтерском балансе денежных средств и кассовой наличности как их составляющей аудитор сопоставляет остатки денежных средств на отчетную дату с кассовой книгой и первичными документами, а затем с регистрами бухгалтерского учета в форме журналов-ордеров или заменяющих их карточек счета, далее со счетами в Главной книге и с балансовыми данными. Следует учесть, что данные бухгалтерской отчетности должны включать показатели деятельности всех филиалов и иных подразделений организации.

В ходе проверки аудитор должен выявить случаи превышения расчета наличными средствами между организациями и своевременно информировать руководителя о возможных санкциях. В соответствии с указанием ЦБ РФ «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» от 2.06.07 № 1843-У расчеты наличными деньгами между экономическими субъектами рамках одной сделки могут производиться в размере не превышающем 100 000 руб. Согласно ст. 15.1. КоАП РФ нарушение установленного лимита влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 до 5 тыс. руб.; на юридических лиц — от 40 до 50 тыс. руб. 8, стр.372].

Аудитор проверяет соблюдение порядка применения контрольно-кассовых машин. Необходимо учитывать, что при денежных расчетах с покупателями должны применяться модели (типы) ККМ, допускаемые к использованию на территории России и внесенные в Государственный реестр ККМ. Все ККМ подлежат регистрации в налоговом органе по месту нахождения организации.

По результатам проверки аудитор может дать свои рекомендации, например, проводить инвентаризацию кассы внезапно один раз в месяц, для увеличения уровня внутреннего контроля, повысить уровень ответственности кассира за нарушение порядка ведения кассовых операций, путём применения административных санкций: выговоров, замечаний, а в крайнем случае при особых нарушениях и увольнения. Рекомендуется оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приёма, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в её помещении.

Повышать квалификацию бухгалтеров, в том числе в части использования для ведения учета автоматизированной программы 1С. Если операции с наличными денежными средствами носят единичный, нерегулярный характер, то предлагается расчёты осуществлять через корпоративную банковскую карту. Она позволяет совершать как наличные, так и безналичные расчёты, при этом организация сократит затраты на оборудование отдельного помещения для кассы, если у организации с этим есть сложности.