Документальное оформление и учет движения сырья и товаров в кладовых предприятия общественного питания

Порядок документального оформления и учет поступления товаров

Документооборот, сопровождающий поступление товарно-материальных запасов, зависит от способа их получения на склад предприятия.

На предприятия общественного питания продукты и товары поступают от поставщиков (предприятий пищевой промышленности), а также в порядке собственных закупок на рынках и в магазинах.

При поступлении товаров и сырья от поставщиков приемка их в предприятиях общественного питания производится по количеству и качеству, в соответствии с «Инструкцией о порядке приемки продукции и товаров по количеству и качеству», утвержденной постановлением Кабинета Министров РК от 2.11.1994 г. № 1240, а также с другими нормативными актами и сопроводительными документами на основании накладных, товарно-транспортных накладных (доставляемых автомобильным транспортом), счетов-фактур (ст. 242), по товарам, подлежащим обложению налогом на добавленную стоимость (ст. 211 Налогового кодекса РК.).

Не подлежат приемке и реализации товары, не имеющие сертификата соответствия или его заверенной печатью копии; с истекшим сроком годности, хранения (реализации). Товары, признанные непригодными для употребления по назначению, подлежат уничтожению или переработке в соответствии с постановлением Правительства РК от 29.12.1995 г. № 1891 «Об утверждении порядка по уничтожению или дальнейшей переработке продукции и товаров в случаях признания их не пригодными к реализации и употреблению».

Получение товарно-материальных запасов у поставщика производится на основании доверенности при предъявлении документа, удостоверяющего личность лица, указанного в доверенности. Если субъект — получатель товарно-материальных запасов и субъект-отправитель имеют сложившиеся коммерческие отношения друг с другом, отпуск товарно-материальных запасов может осуществляться без доверенности.

Выдача доверенности регламентируется «Методическими рекомендациями о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных запасов и отпуске их по доверенности», утвержденными приказом Департамента методологии бухгалтерского учета и аудита Министерства финансов РК от 6.03.1998 г. № 46.

При закупке товарно-материальных ценностей на рынке или у населения составляется закупочный акт, в котором должны указываться сведения о форме предпринимательской деятельности (патент, свидетельство), РНН, так как в случае отсутствия данных сведений юридическое лицо, выплачивающее доход, обязано удержать индивидуальный подоходный налог у источника выплаты, согласно ст. 143 Налогового кодекса РК по ставкам ст. 145.

Для того чтобы закупочный акт был правильно оформлен и имел статус финансового документа, подтверждающий факт покупки товарно-материальных запасов, в нем необходимо указывать наименование рынка (печать или штамп администрации рынка), номер квитанции об уплате физическим лицом — продавцом сбора за право реализации товаров на рынке или номер патента, свидетельства, сертификат соответствия, либо удостоверение о качестве, удостоверяющее их соответствие стандартам или другой установленной нормативной документации, справку о прохождении товаров ветеринарно-санитарной экспертизы в лабораториях рынка.

При отсутствии документов, подтверждающих приобретение товаров, составляется акт на оприходование и сумма поступивших ценностей облагается налогом на добавленную стоимость в общеустановленном порядке. Примерная форма закупочного акта приведена ниже. Книга покупок ведется получателями товаров, она предназначена для регистрации счетов-фактур, предоставляемых поставщиками, в целях определения сумм налога, подлежащих зачету. При этом ее итоговые данные по определенным графам используются при составлении расчета по налогу на добавленную стоимость.

В случае использования приобретенного товара, по которому зачет произведен, в непроизводственной сфере в книге покупок делается корректирующая запись с уменьшением итоговой суммы налога, принимаемой к зачету в текущем периоде.

Прием товаров на складе покупателя осуществляется материально ответственным лицом на основании товаросопроводительных документов.

Один экземпляр сопровождающих документов материально ответственное лицо со стороны поставщика должно передать кладовщику, который является материально ответственным лицом покупателя. Кладовщик, принявший товар, передает в бухгалтерию копию приходной накладной и сопроводительные документы, выданные ему представителем поставщика. В случае несоответствия сумм между представленными документами и фактически принятым количеством товара на склад должен быть составлен соответствующий акт за подписями обеих сторон.

Если товар доставлен поставщиком в таре на склад покупателя, кроме проверки веса брутто и количества мест, возможно вскрытие тары и проверка веса нетто, а также количества товарных единиц в каждом месте. Обычно приемка поступившего в исправной таре товара к качеству, весу нетто и количеству товарных единиц в каждом месте производится, как правило, на складе конечного покупателя.

Оптовые торговые предприятия, переправляющие товар в таре или упаковке первоначального отправителя (изготовителя), принимает продукцию по качеству, по весу нетто и количеству товарных единиц лишь в случаях, предусмотренных обязательными правилами иди договором, при несоответствии фактического веса брутто указанному в сопроводительных документах, при получении груза в поврежденной, открытой или немаркированной таре, в таре с поврежденной пломбой или; при наличии признаков порчи (течь и др.). Подлежащую переотправке продукцию следует хранить в условиях, обеспечивающих ее качество и комплектность.

Приемка товара по количеству и качеству осуществляется согласно транспортным и сопроводительным документам (техническому паспорту, сертификату, счету-фактуре, спецификации, описи, упаковочным ярлыкам и др.) поставщика. При отсутствии данных документов или некоторых из них составляется акт о фактических количестве и качестве продукции с указанием недостающих документов.

Кроме того, возможна выборочная проверка количества товара с распространением ее результатов на всю партию в случаях, когда это предусмотрено стандартами, техническими условиями, иными обязательными правилами или договором.

Качество товара определяется по техническим условиям, сертификату, стандартам, образцам, каталогам и проспектам продавца.

При приемке продовольственных товаров их качество подтверждается сертификатом качества, выданным компетентной государственной организацией; ветеринарным сертификатом, а также санитарным сертификатом, выдаваемым на каждую партию товара.

Однако с учетом того, что товары в общественном питании доходят до конечного потребителя, проверке качества товара уделяется особое внимание.

Реализуемые пищевые продукты, продовольственное сырье должны сопровождаться соответствующим документом предприятия — изготовителя, подтверждающим качество и безопасность продукции для здоровья человека, со ссылкой на дату и номер разрешения (гигиенического сертификата), выданного учреждениями Госсанэпидемслужбы. Документы на импортную продукцию должны содержать отметку учреждений государственного санитарно-эпидемиологического надзора Республики Казахстан о прохождении гигиенической оценки пищевого продукта в установленном порядке. Реализация продуктов питания, и продовольственного сырья без наличия указанных документов, подтверждающих их качество и безопасность, запрещается.

Если в процессе приемки будут обнаружены недостача товара, несоответствия качества, маркировки поступивших товаров, тары или упаковки требованиям стандартов, технических условий, чертежам, образцам (эталонам), договору либо данным, указанным в сопроводительных документах, то дальнейшая приемка товара приостанавливается.

О выявленной недостаче и нарушении качества продукции составляется акт, являющийся юридическим документом для выставления претензий поставщику. При этом в сопроводительных документах производится запись об актировании. Акт составляется в пяти экземплярах и только на те товары, по которым установлены расхождения. По ценностям, поступившим в полном соответствии по количеству, качеству и комплектности с сопроводительными документами поставщика, делается отметка в конце акта: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет» .

В акте отражается состав комиссии с обязательным указанием должности, фамилий и инициалов ее членов. В состав комиссии входят материально ответственные лица торгового предприятия, представитель отправителя (поставщика) товара (возможно составление акта" в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии, а также представителя незаинтересованной стороны.

В случае, когда в момент приемки продукции выявлено несоответствие веса брутто весу, указанному в транспортных или сопроводительных документах, покупатель не должен вскрывать тару и упаковку.

Если при правильности веса брутто недостача продукции установлена в ходе проверки веса нетто или количества товарных единиц в отдельных местах, то покупатель вправе приостановить приемку остального груза Тару, упаковку вскрытых мест и продукцию, находившуюся внутри них, следует сохранить и затем предъявить их вызванному для участия в дальнейшей приемке представителю организации отправителя (поставщика). Уведомление о вызове представителя отправителя (поставщика) должно быть направлено (передано) ему не позднее 24 часов, а при наличии скоропортящейся продукции — немедленно после обнаружения недостачи.

В случае одногороднего отправителя (поставщика) его представителю следует явиться не позднее следующего дня после получения вызова, если в уведомлении не указан иной срок явки, а в случае приемки скоропортящейся продукции — в течение четырех часов после извещения о вызове. Представителю иногороднего отправителя (поставщика) следует прибыть не позднее трех дней после получения вызова, не считая времени, необходимого для проезда, если иной срок не вытекает из других обязательных правил или договора.

Если при приемке продукции одновременно с недостачей выявились излишки продукции по сравнению с указанными в транспортных и сопроводительных документах поставщика, данные о них также указываются в акте.

Акт должен быть подписан всеми лицами, участвовавшими в приемке продукции по количеству и качеству. Лицо, не согласное с содержанием акта, подписывает акт с оговоркой об этом и излагает свое мнение. До подписи лиц, участвовавших в приёмке, в акте должно быть указано, что эти лица предупреждены об ответственности за подписание документа, содержащего данные, не соответствующие действительности.

Акт приемки продукции утверждает руководитель предприятия-получателя. При приеме товара у материально ответственного лица предприятия-получателя кладовщик выписывает приходную накладную или приходный ордер, один экземпляр этого документа он оставляет у себя, а второй передает материально ответственному лицу, доставившему товар.

Таким образом, основными документами, служащими основанием для оприходования товарно-материальных запасов на склад предприятия являются:

• — счет-фактура;
• — товарно-транспортная накладная;
• — накладная и документы, выписанные материально ответственным лицом, принявшим товар, а именно акты о приемке, акты о недостаче и т. д.

Бухгалтерский учет наличия и движения сырья и продуктов питания в кладовых ведут на активном синтетическом счете 1330 «Товары приобретенные» на аналитическом счете «Товары на складе». По дебету этого счета отражается поступление товаров на склад, а с кредита они списываются в производство (на кухню) или в буфеты.

Операции по оприходованию поступивших товаров приведены в таблице 1.

Таблица 1 — Корреспонденция счетов по учету поступления товаров на предприятии ТОО «Уют».