Теоретические аспекты учета расчетов с работниками по больничным и отпускам

Расчет пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством регламентируется Федеральным законом от 29.12.2006 № 255 ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

Эти пособия исчисляются исходя из среднего заработка застрахованного лица, рассчитанного за 2 календарных года, предшествующих году наступления временной нетрудоспособности, отпуску по беременности и родам, отпуску по уходу за ребенком, в том числе за время работы у других страхователей.

В средний заработок, исходя из которого исчисляются пособия, включаются все виды выплат и иных вознаграждений в пользу застрахованного лица, на которое начислены страховые взносы в фонд социального страхования.

С 2011 года в расчет включаются и отпускные, и командировочные, на которые взносы начисляются. Пособия по временной нетрудоспособности, оплаченные в эти расчетные 2 года не учитываются. Средний дневной заработок для начисления пособий определяется путем деления суммы начисленного заработка на 730.

Пособие по временной нетрудоспособности, беременности, родам и уходу за ребенком не может быть меньше МРОТ за календарный месяц (4611 руб.).

Пособие за первые 3 дня нетрудоспособности выплачиваются за счет средств страхователя:

Д 20 — «Основное производство», 23 — «Вспомогательные производства», 25 — «Общепроизводственные расходы»…91−2 — «Прочие расходы» — К 70 — «Учет расчетов с персоналом по оплате труда».

За остальной период, начиная с 4-го дня — за счет средств фонда социального страхования:

Д 69−1 — «Расчеты по социальному страхованию» — К 70 — «Учет расчетов с персоналом по оплате труда».

Размер среднего заработка не может превышать определенной величины.

Закон требует сравнивать средний заработок, исходя из которого исчисляется пособие, с предельной величиной для начисления взносов на соответствующий год; при этом сравнивается общая сумма выплат, а не средняя дневная величина. Каждый календарный год рассматривается в отдельности. В 2010 и 2009 году предельная величина составляла 415 000 руб., в 2011 и 2012 — 463 000 руб.

На сумму больничного влияет страховой стаж — это суммарная продолжительность времени уплаты страховых взносов. В зависимости от продолжительности стажа пособие выплачивается:

• 1) Страховой стаж 8 лет и более — в полном объеме;
• 2) Страховой стаж от 5 до 8 лет — в размере 80% пособия;
• 3) Страховой стаж от 0,5 года до 5 лет — в размере 60% пособия;
• 4) Страховой стаж менее полугода — пособие выплачивается в размере, не превышающем МРОТ за полный календарный месяц.

Если средний заработок в расчете на полный календарный месяц ниже Федерального МРОТ, установленного на день наступления страхового случая, тогда пособие рассчитывается исходя их МРОТ. В настоящее время, когда МРОТ составляет 4611 руб. и расчетный период 24 месяца, выплаты работника должны превышать 110 664 руб. Если за 2 года доход работника меньше этой величины, пособие выплачивается исходя из МРОТ.

Такая ситуация также возможна, если сотрудник продолжительный период не работал и не может подтвердить свои выплаты с прежних мест работы, например, работник болел в феврале 2011 года 5 дней, общий страховой стаж больше года, в расчетный период он нигде не работал. Тогда 4611 мы умножаем на 24 месяца, затем делим на 730 и полученную сумму домножаем на количество дней болезни — 5. Тогда получим, что пособие по временной нетрудоспособности составит 757, 9 руб.

Алгоритм расчета пособия исходя из среднего заработка:

• 1) За каждый год, предшествующий году наступления нетрудоспособности, подсчитываем сумму начислений, облагаемых взносами в Фонд Социального Страхования;
• 2) Отдельно каждую из сумм сравниваем с 415 000 и 463 000 и берем в расчет сумму, не превышающую 415 000 (или 463 000);
• 3) Суммируем полученные данные, делим на 730 и умножаем на коэффициент, в зависимости от стажа;
• 4) Определяем сумму к выплате путем умножения среднедневного заработка на количество календарных дней нетрудоспособности;
• 5) Сравниваем сумму рассчитанного пособия и пособия, рассчитанного исходя из МРОТ и берем максимальную.

Рассмотрим расчет и оплату отпусков работникам.

Согласно главе 19 Трудового кодекса РФ, работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы и среднего заработка.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней.

Отпуск, продолжительностью более 28 дней, предоставляется работникам, занятым на производствах с вредными и опасными условиями труда, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам крайнего Севера и в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом.

Нерабочие праздничные дни, приходящиеся в период ежегодного основного и дополнительного отпуска, в календарные дни отпуска не включаются.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск включается:

• — время фактической работы;
• — время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с ТК и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
• — время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующим восстановлением на прежней работе;
• — период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине;
• — время предоставляемых по просьбе работников отпусков без сохранения заработной платы, не превышающих 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж работы, дающей право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск не включается:

• — время отсутствия на работе без уважительных причин, в т. ч. вследствие отстранения его от работы в случаях, предусмотренных ТК;
• — время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работникам ежегодно.

Право на использование отпуска за 1-й год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон он может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев.

До истечения 6 месяцев по заявлению работника отпуск может быть предоставлен:

• — женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• — работникам в возрасте до 18 лет;
• — работникам, усыновившим ребенка в возрасте до 3-х месяцев;
• — в других случаях, предусмотренных Федеральным законом.

Отпуск во второй и последующие годы может предоставляться в любое время в соответствии с очередностью, установленной у работодателя. Очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. График отпусков обязателен как для работодателя, так и работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее, чем за 2 недели до его начала.

Если работнику своевременно не была произведена оплата отпуска, либо работник не был предупрежден о его начале за 2 недели, работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником. В исключительных случаях допускается с согласия работника перенесения отпуска на следующий год, при этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того года, за который он предоставлен.

Запрещается непредоставление отпуска в течение 2-х лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда. учет премия работник нетрудоспособность По соглашению между работником и работодателем, отпуск может быть разделен на части, но при этом хотя бы одна часть должна быть не менее 14 дней.

Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена работнику в удобное для него время в течение текущего года или присоединена у отпуску за следующий рабочий год.

Часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.

Увольняющемуся работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (Постановление 69 НКТ СССР 30.04.1930 — об очередных и дополнительных отпусках).

По письменному заявлению работника, работодатель может предоставить отпуск без сохранения заработной платы:

• 1. Участникам ВОВ (до 35 календарных дней в году);
• 2. Работающим пенсионерам (до 14 календарных дней в году);
• 3. Родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших в случае ранений, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (до 14 календарных дней в году);
• 4. Работающим инвалидам (до 60 календарных дней в году);
• 5. Работникам в случае рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников (до 5 календарных дней);
• 6. В других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными Федеральными законами, либо коллективным договором.

Рассмотрим расчет отпускных выплат. Средний дневной заработок для расчета отпускных определяется по формуле:

• 1). В случае, если расчетный период отработан полностью, сумма среднего дневного заработка будет равна сумме выплат за расчетный период, деленной на произведение 29,4 на 12 месяцев.
• 2) В случае, если расчетный период отработан не полностью, сумма среднего дневного заработка будет равна сумме выплат за расчетный период, деленной на количество календарных дней в периоде. Количество календарных дней в периоде определяется как 29,4 за каждый полностью отработанный месяц и произведение количества отработанных календарных дней в месяце на 29,4, деленное на количество календарных дней в месяце за каждый не полностью отработанный месяц.

Далее умножаем полученное значение среднего дневного заработка на количество дней отпуска.

Положение об особенностях исчисления среднего заработка (Постановление правительства РФ от 11.11.2009 № 916) устанавливает особенности порядка исчисления среднего заработка для всех случаев определения его размера, предусмотренных ТК РФ.

Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системы оплаты труда и виды выплат, применяемые у работодателя, независимые от источника их выплат: заработная плата всех видов, надбавки и доплаты к тарифным ставкам (должностным окладам), выплаты, связанные с условиями труда, за работу в ночное время, оплата работы в выходные и праздничные дни, оплата сверхурочной работы, премии и вознаграждения, включая вознаграждения по итогам работы за год и единовременные вознаграждения за выслугу лет, другие начисления, которые предусмотрены системой оплаты труда на предприятии.

Для расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг и др.).

В соответствии с пунктом 5 положения о среднем заработке, из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

• 1) За работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, в т. ч. отпуск, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных ТК;
• 2) Работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
• 3) Работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, независящим от работника и работодателя;
• 4) Работник не участвовал в забастовке, но в связи с ней не имел возможности выполнять свою работу;
• 5) Работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни по уходу за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• 6) Работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработка или без оплаты, в соответствии с законодательством РФ.

Если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения и они были начислены пропорционально отработанному времени, они учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм.

В случае, если время, приходящееся на расчетный период отработано не полностью или из него исключалось время в соответствии с пунктом 5 положения о среднем заработке, премии и вознаграждения учитываются пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде за исключением премий, начисленных за фактически отработанное время в расчетном периоде. При этом, если квартал расчетного периода, за который начислена премия, отработан полностью, премия может быть учтена в полной сумме даже не смотря на то, что в других кварталах расчетного периода имеются неотработанные месяцы.

Если премия начислена в месяце, который не попадает в расчетный период, она в расчет не берется. Но при расчете среднего заработка нельзя учесть 5 квартальных премий даже в случае, если все они попали в расчетный период. Это объясняется тем, что расчетному периоду в 12 месяцев соответствует 4 квартальные премии.