В обеспечении сохранности и рационального использования материальных ценностей особое значение имеет правильная организация складского хозяйства. В понятие складского хозяйства входит: наличие необходимых помещений и емкостей для их хранения с набором измерительных, учетных, противопожарных и охранных средств. Поэтому при осуществлении контроля за состоянием хранения и сохранности материальных ценностей, в первую очередь, уделяется внимание проверке состояния складского хозяйства в организации.
Проверяются порядок и правила складирования материалов, выявляются потери, возникшие в результате неправильного хранения. Определяются оснащенность и оборудование складов стеллажами, рамками, специальными приспособлениями для приемки, тарой для хранения грузов, весовыми измерительными приборами с наличием соответствующих сертификатов, бирками, табличками, ярлыками по местам складирования материалов.
В процессе проверки проверяющий выясняет число и размещение складских помещений, их емкость, специализацию, наличие условий для хранения ценностей, обеспеченность пожарно-охранной сигнализацией, весоизмерительным оборудованием, тарой. Проверку складских помещений и емкостей для хранения материальных ценностей рекомендуется проводить путем их осмотра в натуре в начале ревизии.
В ходе проверки особое внимание уделяется изучению организации материальной ответственности работников, связанных с приемкой, хранением и отпуском материальных ценностей (проверка наличия в личных делах договоров о материальной ответственности и должностных инструкций).
При осмотре мест хранения материальных ценностей по имеющимся у материально ответственных лиц документам проверяют, своевременно ли они оформляют приемку и отпуск материалов и делают записи в книги или карточки складского учета и устанавливают неучтенные излишки, причинами которых могут быть обвес, обсчет, обмер получателей сырья и материалов, необоснованное составление актов на потери при транспортировке или хранении на складах. Это можно установить по карточкам складского учета.
Для подтверждения реальности наличия материально-производственных запасов документально сверяют данные о запасах, указанные в разделе II баланса (стр. 211) с данными регистров аналитического и синтетического учета по счетам 10, 15, 16.
При осмотре складского хозяйства проверяющим может проводиться выборочная инвентаризация материальных ценностей для сверки фактического их наличия с данными бухгалтерского учета. Подписанные ревизором, членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию для определения результатов инвентаризации. При обнаружении по некоторым материалам отклонений от учетных данных по ним составляются сличительные ведомости. По всем фактам недостач и излишков материально ответственные лица должны дать письменные объяснения. Если размеры нарушений значительны, проверяющий может дать руководителю рекомендацию провести окончательную сплошную инвентаризацию материальных ценностей в организации.
