Документальное оформление поступления производственных запасов

Документальное оформление всех происходящих в организациях хозяйственных операций, связанных с движением материальных ценностей, служит основанием для систематического контроля за их сохранностью на складах и у материально-ответственных лиц. Рационально разработанные первичная документация и схема документооборота по учету запасов дают возможность получать необходимую информацию для оперативного руководства организацией и осуществлять как предварительный, так и последующий контроль за их использованием.

Сырье и материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств, а также могут быть собственного производства. Поступающие на предприятие материалы оформляют бухгалтерскими документами. Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы — платежное требование в двух экземплярах (один — непосредственно покупателю, другой — через банк), товарно-транспортные накладные, квитанцию к железнодорожной накладной и др. Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, направляют в бухгалтерию, где проверяют правильность их оформления и после этого передают ответственному исполнителю по снабжению.

В отделе снабжения по поступающим документам проверяют соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и прочих договорных условий и делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Кроме того, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения ведут журнал учета поступающих грузов. Проверенные платежные требования из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций — экспедитору для получения и доставки материалов. Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по числу мест и массе. При обнаружении признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он может потребовать от транспортной организации проверки груза. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляют коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику. Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору выдаются наряд и доверенность (форма № М-2), в которых указывают перечень материалов, подлежащих получению. При приемке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад организации и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют однострочным или многострочным приходными ордерами (форма № М-4). Первый из них составляют только на один определенный вид материала, во втором записывают все принятые материалы независимо от их количества. Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор.

В случаях когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет актом о приемке материалов (форма № М-7), который служит основанием для предъявления претензии поставщику. В состав комиссии приглашают представителя поставщика или незаинтересованной организации. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах. Первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя; второй — для оприходования материалов получателем; третий — для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату перевозки ценностей; четвертый — для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу.

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства, материалов, оставшихся от ликвидации основных средств и т. п., оформляют однострочными или многострочными накладными на внутреннее перемещение материалов (форма № М-11), которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах. Один из них является основанием для списания материалов цеха-сдатчика, а второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа.