Поступающее сырье и продукты от поставщиков оформляют сопроводительными документами.
Закупка продуктов у индивидуальных предпринимателей осуществляется через подотчетных лиц предприятия общественного питания или непосредственно путем предложения и доставки продуктов предпринимателем на предприятие. Приемка осуществляется по предъявлении лицензии или регистрационного удостоверения и при наличии сертификата или нормативно-технической документации, подтверждающей качество и безопасность продукции для здоровья и жизни потребителей. Все покупки должны быть оформлены закупочным актом (форма № ОП5).
Для разовых закупок продуктов и товаров у отдельных физических лиц (как являющихся индивидуальными предпринимателями, так и нет) приказом по предприятию определяется список подотчетных лиц, которым для этих целей разрешается выдача авансовых сумм.
К продуктам, закупаемым через подотчетных лиц предприятий общественного питания, относятся сельскохозяйственные продукты, ягоды, грибы, зелень, овощи, мясо, фрукты и др.
На авансовые отчеты оформляется расходный кассовый ордер. Для того чтобы отчитаться об израсходовании полученных денежных средств, работник предприятия должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчет и оправдательные документы, подтверждающие произведенные закупки, уплаченные суммы (квитанции приходных кассовых ордеров, чеки контрольно-кассовых машин, товарные чеки, закупочные акты и т. д.).
При производстве закупок у населения оформляется закупочный акт, составленный в двух экземплярах, из которых один передается продавцу, другой остается у покупателя.
Закупленная у населения продукция должна быть сдана в кладовую по накладной. Отпуск продуктов на производство осуществляется ежедневно в пределах потребности для изготовления намеченных к выпуску блюд и кулинарных изделий и с учетом имеющихся остатков продуктов на кухне на основании требований в кладовую (форма № ОП3) и оформляется накладной на отпуск товара (форма № ОП4). В накладной указываются полное наименование, сорт продуктов и товаров, масса или количество, учетные цены кладовой и цены реализации с добавлением единой надбавки, если учет в кладовой ведется без добавления единой надбавки. Накладные составляются в двух экземплярах, один из которых вместе с продуктами передается материально ответственному лицу, получившему продукты, а второй — кладовщик вместе с товарным отчетом сдает в бухгалтерию.
Дополнительный отпуск продуктов из кладовой на производство в течении дня может производиться по дополнительному требованию и соответственно оформляется также накладной.
