Инвентаризация основных средств

В соответствии с пунктом 26 «Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ» порядок и количество инвентаризаций основных средств (как и другого имущества) в отчетном году определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. В соответствии с пунктом 27 данного положения проведение инвентаризации обязательно:

• — при смене материально ответственных лиц;
• — при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• — в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• — при реорганизации или ликвидации организации;
• — при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
• — в аренду, выкупе, продаже;
• -перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года).

Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года. Порядок проведения инвентаризации регламентирован в «Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (утверждены приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Порядок проведения инвентаризации основных средств и отражение ее результатов в бухгалтерском учете регулируется «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (утв. приказом Министерства финансов РФ от 13.06.95 г.). Другие сроки проведения инвентаризации вправе устанавливать руководитель предприятия. Он же определяет состав инвентаризационной комиссии.

Цель инвентаризации — подтвердить наличие основных средств в натуре по местам их эксплуатации или местонахождения по данным бухгалтерского учета.

Перед проведением инвентаризации уточняется и правильность оформления первичной учетной документации по наличию и движению основных средств (инвентарные карточки или книги, технические паспорта, акты приема-передачи и т. п.).

Материально ответственные лица в письменной форме должны подтвердить, что все приходные и расходные документы на основные средства сданы в бухгалтерию. Принятые объекты оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Такой подход в дальнейшем позволит избежать возможных конфликтов между членами инвентаризационной комиссии и лицами с материальной ответственностью.

Фактическое наличие и техническое состояние объектов устанавливаются членами инвентаризационной комиссии совместно с материально ответственными лицами путем непосредственного осмотра по месту нахождения.

Инвентаризационная комиссия до начала инвентаризации проверяет наличие и состояние:

• — инвентарных карточек (книг), описей и других регистров аналитического учёта;
• — технических паспортов или другой технической документации;
• — документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение.

Члены комиссии в присутствии должностных и материально ответственных лиц осматривают объекты основных средств и фиксируют в инвентарных описях их фактическое наличие по наименованиям, назначению и инвентарным номерам, а также основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

При выявлении объектов, не принятых на учёт, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учёта отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Оценка выявленных инвентаризацией неучтённых объектов должна быть произведена с учётом рыночных цен, а износ определён по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Если в ходе инвентаризации выявлены не отражённые в учёте капитальные работы, увеличивающие балансовую стоимость основных средств, или обнаружена частичная ликвидация объектов, уменьшающая их инвентарную стоимость, комиссия должна составить отдельный акт. Комиссия должна установить причины, по которым конструктивные изменения объектов основных средств не получили своевременного отражения в учёте.

Основные средства, которые на момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (транспортные средства, отбывшие в дальние рейсы, оборудование на капитальном ремонте и т. п.), инвентаризируются до момента временного их выбытия.

На основные фонды, не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности.

Инвентаризационные описи представляются в бухгалтерию для внесения изменений и уточнения в инвентарные карточки, сводные ведомости и другие регистры по учёту основных средств. В итоге составляют общую по организации сличительную ведомость результатов инвентаризации, где указывают наименование объектов по местам нахождения или эксплуатации, перечень выявленных неучтённых или недостающих объектов, их стоимость.

Выявленные излишки основных средств приходуют по рыночной стоимости:

Дебет счёта 01 «Основные средства» .

Кредит счёта 91 «Прочие доходы и расходы» .

При недостаче и порче объектов основных фондов их остаточную стоимость списывают с кредита счёта 01 «Основные средства» в дебет счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а сумму амортизации — с кредита счёта 01 «Основные средства» в дебет счёта 02.

При выявлении конкретных виновников недостающие или испорченные основные средства оценивают по продажным (рыночным) ценам, действовавшим в данной местности на день причинения ущерба:

Дебет счёта 73 «Расчёты с персоналом» .

Кредит счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» .

Разницу между рыночной ценой и остаточной стоимостью основных средств отражают по:

Дебет счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» .

Кредит счёта 98 «Доходы будущих периодов» .

По мере погашения задолженности её виновником соответствующую часть списывают:

Дебет счёта 98 «Доходы будущих периодов» .

Кредит счёта 91 «Прочие доходы и расходы» .

Если конкретные виновники не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то недостающие и испорченные основные средства списывают у организации с кредита счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» на финансовые результаты у коммерческой организации (счёт 91 «Прочие доходы и расходы») или увеличение расходов у некоммерческой организации.

Заключение

по результатам инвентаризации, предложения и решения инвентаризационной комиссии оформляются соответствующим протоколом, который должен быть утверждён руководителем организации.

Итоги проверки заносятся в инвентаризационные описи (ф. № инв. — 1) ручным способом или средствами вычислительной техники в разрезе каждого наименования объекта, с обязательным указанием их инвентарного номера.

Неучтенные основные средства, а также основные средства, по которым выявлена недостача, записываются в отдельную инвентаризационную опись (ф. № инв. — 18).

На основные средства, используемые предприятием на условиях аренды, независимо от ее характера (краткосрочная или долгосрочная), составляется отдельная инвентаризационная опись в двух экземплярах. Один экземпляр остается у предприятия, а другой высылается в адрес собственника.