Подготовительные работы по составлению годовой отчетности. 
Порядок составления и представления баланса

Составление баланса — завершающий этап учетного процесса. В нем содержатся совокупные сведения о результатах производственно-хозяйственной и финансовой деятельности учреждения. При его составлении должно быть обеспечено соблюдение следующих условий:

• — полное отражение за отчетный период всех хозяйственных операций;
• — полное совпадение данных синтетического и аналитического учета и их соответствие показателям финансовой отчетности;
• — своевременная инвентаризация денежных средств, материальных ценностей и расчетов;
• — правильная оценка статей баланса.

Для составления бухгалтерского баланса необходимо проделать предварительную работу, которая должна обеспечить точность и полноту включаемых в отчетные формы данных. Для этого производится тщательная сверка данных синтетического и аналитического учета, контроль за тем, чтобы ни один документ не остался вне записи в соответствующих учетных регистрах, ликвидируются расхождения в расчетах с другими организациями и лицами. Кроме того, по завершении годового цикла бухгалтерского учета проводится полная инвентаризация всех средств и расчетов для устранения возможных расхождений между данными текущего учета и действительным фактическим состоянием средств хозяйства, производятся заключительные годовые записи и подсчет итогов и сальдо по счетам.

Инвентаризация имущества и финансовых обязательств — это проверка и документальное подтверждение фактического наличия имущества и финансовых обязательств, выявление отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета.

Статьей 12 Закона о бухгалтерском учете и отчетности определено, что порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, сроки их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т. д.) определяется руководителем организации.

Проведение инвентаризации обязательно:

• — при смене собственника или реорганизации организации;
• — при ликвидации (упразднении) организации;
• — перед составлением годовой отчетности;
• — при смене руководителя организации и (или) материально ответственных лиц;
• — при выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества;
• — по решению контролирующих, судебных и иных уполномоченных на то органов и в иных случаях.

Кроме этого, в соответствии с действующей инструкцией по учету продуктов питания инвентаризация продуктов питания проводится не менее одного раза в квартал. В соответствии с правилами ведения кассовых операций не реже одного раза в квартал проводится внезапная ревизия кассы с полным пересчетом всех денег и проверкой ценностей, находящихся в кассе.

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации создаются рабочие инвентаризационные комиссии. В состав комиссий включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.), представители службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

К началу инвентаризации в бухгалтерии необходимо закончить обработку всех документов по приходу и расходу ценностей, произвести соответствующие записи в регистрах аналитического учета и определить остатки на день инвентаризации.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества и реально учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Инвентаризация денежных средств на счетах в банках производится путем сверки остатков, числящихся в бухгалтерском учете организации, с данными выписок банков. Результаты инвентаризации, т. е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей, отражаются в сличительных ведомостях.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с законом о бухгалтерском учете и отчетности. Излишки имущества, денежных средств подлежат оприходованию и зачислению на увеличение бюджетного финансирования или внебюджетных источников с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц. Стоимость недостачи, порчи или иной утраты имущества в пределах норм естественной убыли списывается по распоряжению руководителя организации на расходы (затраты) организации.

Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач и только после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице все же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения. В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, то эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются на расходы организации, а в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

Недостачи имущества, а также порча сверх норм убыли относятся на виновных лиц, а при их отсутствии — на расходы организации. Основанием для таких записей являются решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание стоимости вреда с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителя организации, который принимает окончательное решение.

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете. Излишки денежных средств и материальных ценностей, выявленные при инвентаризации, должны быть оприходованы.

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов основных средств должна быть проведена с учетом рыночных цен, а амортизация определена по действительному техническому состоянию объектов с оформлением соответствующих актов. Недостачи денежных средств и материальных ценностей списываются за счет виновных лиц, а при их отсутствии — за счет организации (на расходы организации).

В соответствии с Законом о бухгалтерском учете и отчетности «Ивацевичский государственный профессиональный лицей сельско-хозяйственного производства» составляет бухгалтерскую отчетность за месяц, квартал и год нарастающим итогом с начала отчетного года. Отчетным годом для всех организаций является календарный год — с 1 января по 31 декабря включительно, для вновь созданных организаций — с даты их государственной регистрации, создания, образования по 31 декабря включительно.

Бухгалтерская отчетность наряду с другими видами отчетности используется для экономического анализа деятельности организации и служит исходной базой для планирования. Заполнить бухгалтерскую отчетность означает заполнить определенные таблицы, формы и показатели которых утверждаются Министерством финансов.

Состав, формы таблиц бухгалтерской отчетности бюджетных организаций и порядок их заполнения определен Положением о бухгалтерских отчетах организаций, финансируемых из бюджета, утвержденным Постановлением Министерства финансов № 13 от 30 января 2002 г.

Лицей представляет годовые, квартальные и месячные бухгалтерские отчеты. Годовые отчеты составляются на 1 января, квартальные — на 1 апреля, 1 июля и 1 октября, месячные — на первое число месяца, следующего за отчетным месяцем. Отчетность представляется финансирующему органу — управление образования Брестского областного исполнительного комитета.

Перечень форм, представляемых в составе годового и квартального отчетов:

баланс исполнения сметы расходов (форма 1);

отчет об исполнении сметы расходов организаций, финансируемых из бюджета (форма 2);

отчет об исполнении сметы расходов организаций, финансируемых из бюджета на капитальное строительство (форма 2−2) и приложение к отчету «Использование средств, выделенных на финансирование капитального строительства» ;

отчет о выполнении плана по сети, штатам и контингентам. Отчеты имеют отдельную нумерацию для определенной группы организаций (форма 3);

отчет об исполнении сметы доходов и расходов по внебюджетным средствам (форма 4);

отчет о движении валютных средств (собственных и заемных) (форма 4-В);

отчет о поступлении и расходовании средств местных внебюджетных фондов (форма 4-ВФ);

отчет о выполнении объема по научно-исследовательским работам (форма 4-н);

отчет о недостачах и хищениях имущества в бюджетных организациях (форма 15).

Перечень форм, представляемых только в составе годового отчета:

отчет о движении основных средств (форма 5);

отчет о движении материальных ценностей (форма 6).

Сроки представления отчетности организациям, финансируемым из республиканского бюджета, устанавливаются Министерством финансов, а организациям, финансируемым из местных бюджетов, — соответствующими местными финансовыми органами.

Министерства, другие республиканские органы государственного управления могут устанавливать специализированные формы бухгалтерской отчетности для организаций системы по согласованию с Министерством финансов.

К годовому и квартальному отчетам прилагается пояснительная записка, подписанная руководителем организации, главным бухгалтером и руководителем планово-финансовой службы.

Бухгалтерские отчеты подписываются руководителем организации и главным бухгалтером, а в централизованных бухгалтериях — руководителями организаций, при которых они созданы, и главными бухгалтерами централизованных бухгалтерий. Отчеты по сети, штатам и контингентам подписывают руководитель организации, главный бухгалтер и руководитель планово-финансовой службы.