Инвентаризация основных средств

В соответствии с п. 1 статьи 12 Закона «О бухгалтерском учете» для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризация основных средств заключается в проверке их фактического наличия по местам эксплуатации.

Проведение инвентаризации осуществляется в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, которые должны применяться с учетом Постановления Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88, утвердившего формы первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации.

Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т. д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Независимо от принятой учетной политики организации проведение инвентаризации обязательно:

• — при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• — перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов один раз в пять лет;
• — при смене материально ответственных лиц;
• — при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• — в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• — при реорганизации или ликвидации организации;
• — в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Сведения о фактическом наличии имущества записывается в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

До начала инвентаризации рекомендуется проверить:

• — наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учёта, а также технических паспортов и другой технической документации;
• — наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение (при отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление).

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учёта или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

Персональный состав инвентаризационной комиссии утверждается приказом, постановлением или распоряжением руководителя организации, который оформляется по унифицированной форме № Инв-22 «Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации».

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи их полное наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации. Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоёмы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

При выявлении объектов, не принятых на учёт, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учёта отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

Оценка выявленных инвентаризацией неучтённых объектов должна быть произведена с учётом рыночных цен, а износ определён по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Для отражения фактического наличия основных средств в местах нахождения и на всех этапах их движения в организации применяется инвентаризационная опись основных средств по форме № Инв-1.

Основными средствами вносят в описи по наименованиям в соответствии с основными назначениями объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то его вносят в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учёте, то необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объект и привести в описи данные о производственных изменениях.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера, организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и др.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и др. одинаковые стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учёта, в описях приводится по наименования с указанием количества этих предметов.

Основные средства, которые на момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (в дальних рейсах морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и др.), инвентаризуются до момента временного их выбытия.

На основные средства, не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т. п.). Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении или арендованные. По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой даётся ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

Данные инвентаризационных описей используются для составления сличительных ведомостей, в которых фактические данные описей сопоставляются с учетными данными.

Сличительные ведомости составляются при выявлении расхождений между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей и актов.

Для отражения результатов инвентаризации основных средств, по которым выявлены отклонения от учетных данных, применяются сличительные ведомости по форме № Инв-18 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов».

Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй — передается материально ответственному лицу или лицам.

Результаты инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств отражаются в акте инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств по форме № Инв-10. В данной форме объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей.

Описи подписывают все члены комиссии и материально-ответственные лица, и передают в бухгалтерию для внесения изменений и уточнений в карточки и регистры учета. При выявлении отклонений от учетных данных составляется сличительная ведомость, в которой указывается перечень недостающих и неучтенных объектов и их стоимость.

Заключение

по результатам инвентаризации оформляется протоколом, который утверждается руководителем организации.

Все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации (проводимой перед составлением годовой бухгалтерской отчетности) — в годовом бухгалтерском отчете.

Для целей бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия основных средств с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с п. З статьи 12 Закона «О бухгалтерском учете» и отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

• — излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации на увеличение финансирования (фондов);
• — недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации — на уменьшение финансирования (фондов).

При выявлении излишков основных средств материально ответственные лица должны дать им соответствующие объяснения.

Для определения рыночной стоимости излишков основных средств, выявленных при проведении инвентаризации, могут быть использованы следующие сведения и данные:

• — данные о ценах на аналогичные основные средства, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей;
• — сведения об уровне цен, имеющихся у органов государственной статистики, торговых инспекций;
• — сведения об уровне цен, опубликованные в средствах массовой информации и специальной литературе;
• — экспертные заключения (например, оценщиков) о стоимости отдельных объектов основных средств.

Определенная таким образом рыночная стоимость может быть принята в качестве первоначальной стоимости неучтенных объектов основных средств. Амортизация по этим объектам основных средств будет начисляться на установленную таким образом первоначальную стоимость.

В бухгалтерском учете выявленные при инвентаризации как неучтенные объекты основных средств приходуются записью: Дебет счета 01, Кредит счета 91.

При выявлении недостач основных средств материально ответственные лица также должны дать соответствующие объяснения.

После выяснения всех обстоятельств возникновения недостач основных средств руководитель организации принимает решение о порядке их списания.

Остаточная стоимость недостающих основных средств относится на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» для выяснения причин и виновников: Дебет счета 94, Кредит счета 01. В последующем выявленная недостача взыскивается с виновных лиц:

Дебет счета 73−2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», Кредит счета 94. При взыскании недостачи основных средств по рыночным ценам разница между стоимостью недостающих основных средств, отнесенной на счет 73−2, и остаточной их стоимостью, отраженной на счете 94, относится в кредит счета 98 «Доходы будущих периодов», субсчет 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей». По мере взыскания с виновного лица причитающиеся с него суммы указанная разница списывается со счета 98 на счет 91 записью: Дебет счета 98−4, Кредит счета 91.

При отсутствии конкретных виновников недостача относится на счет 91: Дебет счета 91, Кредит счета 94.

Для целей исчисления налога на прибыль излишки и недостачи основных средств (при отсутствии виновных лиц), а также потери от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций (включая затраты на их предотвращение или ликвидацию), выявленные при инвентаризации, учитываются в составе внереализационных расходов.

Раскрытие информации об основных средствах в бухгалтерской отчётности В соответствии с ПБУ 6/01 в бухгалтерской отчётности подлежит раскрытию с учётом существенности как минимум следующая информация:

• — о первоначальной стоимости и сумме начисленной амортизации по основным группам основных средств на начало и конец отчётного года;
• — о движении основных средств в течение отчётного года по основным группам (поступление, выбытие и т. п.).

Указанные сведения должны содержаться в разделе 3 «Амортизируемое имущество» приложения к бухгалтерскому балансу (форма № 5) и в Справке к разделу 3.

Кроме того, в пояснительной записке к годовому отчёту должна быть раскрыта следующая информация:

• — о способах оценки объектов основных средств, полученных по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (оплату) неденежными средствами;
• — об изменениях стоимости основных средств, в которой они приняты к бухгалтерскому учёту (достройка, дооборудование, реконструкция, частичная ликвидация и переоценка объектов);
• — о принятых организацией сроках полезного использования объектов основных средств (по основным группам);
• — об объектах основных средств, предоставленных и полученных по договору аренды;
• — о способах начисления амортизационных отчислений по отдельным группам объектов основных средств;
• — об объектах недвижимости, принятых в эксплуатацию и фактически используемых, находящихся в процессе государственной регистрации.