Проверка правильности проведения инвентаризации товарно-материальных запасов

На ТОО «Гелиос» инвентаризация производственных запасов проводится в соответствии с «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (приказ от 13.06.95 № 49 «об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»). Для проведения инвентаризации на ТОО «Гелиос» создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

На ТОО «Гелиос» инвентаризация проводилась с 15 января по 1 июня 2004 г.

Проверку наличия и сохранности материальных ценностей на складе № 46 отдел внутреннего аудита начинает с обследования складского хозяйства и проведения их инвентаризации.

До проведения инвентаризации аудитор:

Запрашивает документы о результатах инвентаризации за прошлые периоды. На ТОО «Гелиос» вся документация по инвентаризации за предыдущие периоды хранится в отделе внутреннего аудита.

Анализирует изменения в количестве и структуре запасов.

Обсуждает с администрацией вопросы организации и проведения контрольно-инвентаризационной работы.

Ознакомляется с номенклатурой и объемами товарно-материальных ценностей, а также обо всех местах их хранения.

Выявляет дорогостоящие объекты и методы их учета.

Анализирует систему внутреннего контроля, хранения и документирования движения ценностей.

Договаривается об участии в инвентаризации компетентных специалистов и инструктирует их.

Руководитель группы аудиторов до начала проверки должен знать обо всех местах хранения материальных ценностей и составить перечень подлежащих инвентаризации ценностей.

Перед началом работы руководитель издает приказ № 29 от 14 февраля 2003 г. в котором назначается инвентаризационная. Текст приказа вручается членам инвентаризационной комиссии, а председателю комиссии передается контрольный пломбир.

В состав инвентаризационной комиссии, помимо материально ответственных лиц, обычно включают представителей руководства предприятия, а также соответствующих специалистов и работников бухгалтерии. Присутствие материально ответственных лиц при проведении инвентаризации обязательно. При проведении инвентаризации склада № 46, в инвентаризационную комиссию входили: начальник отдела внутреннего аудита, 2 специалиста отдела внутреннего аудита, ведущий инженер спей отдела и материально-ответственное лицо.

Ошибкой аудитора будет проведение инвентаризации в отсутствие материально ответственных лиц. Если в результате проверки будет выявлена недостача материалов, то материально ответственное лицо может в последствии оспорить результаты инвентаризации и не признать факт недостачи. Такой ошибки, как отсутствие материально ответственного лица, отделом внутреннего аудита допущено не было.

Когда материально ответственное лицо отсутствует по уважительной причине, аудитор должен опечатать склад и приступить к инвентаризации только после выхода материально ответственного лица на работу.

Перед началом инвентаризации материально ответственное лицо составляет отчет по приходу и отпуску материальных ценностей на дату инвентаризации в двух экземплярах. Первый экземпляр передается в бухгалтерию предприятия, второй экземпляр — аудитору. Кроме того, председатель комиссии должен получить расписку у материально ответственных лиц в том, что все документы, относящиеся к приходу и расходу производственных запасов, сданы в бухгалтерию и что никаких оприходованных или не списанных в расход материалов в их распоряжении нет.

Аналогичные расписки берутся с лиц, имеющих подотчетные суммы на приобретение материалов или доверенности на их получение. После этого комиссия приступает к проверке наличия материальных ценностей путем взвешивания, пересчета или перемеривания.

Аудитору не следует самому подсчитывает и взвешивает материальные ценности и допускать чтобы счетный работник или материально ответственное лицо в это время производит соответствующие записи. Он должен следить за правильностью проведения работы и сам контролировать результаты проверки. Чтобы избежать недоразумений запись результатов ведет как аудитор так и материально ответственное лицо, периодически производя сверку указанных записей.

Результаты инвентаризации по каждому виду материалов были зафиксированы в инвентаризационных описях, которые составляются отдельно по местам нахождения или хранения ценностей и должностным лицам, ответственным за их сохранность. В описи материальные ценности отражаются по наименованию, виду, сорту, группе, номенклатурному номеру, в единицах измерения, принятых в учете, а также по фактическому наличию и по данным бухгалтерского учета.

Аудиторами не были включены в инвентаризационную опись материальные ценности, которые, по заявлению материально ответственного лица, якобы не принадлежат данной организации, а находятся временно у нее на хранении. По таким материалам комиссия должна составить отдельную опись, а затем путем встречной проверки выяснить, кому данные ценности принадлежат и почему хранятся на складе другой организации. Особое внимание при проверке комиссия обращает на номера, марки и наименования материалов. Во избежании случаев замены нового оборудования на бывшее в употреблении или более дорогостоящего на менее дорогое.

По данным инвентаризации составлены описи, которые были подписаны члены инвентаризационной комиссии, а материально ответственное лицо, кроме того, по каждой описи дал расписку примерно следующего содержания: «Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссией не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении».

Оформленную опись аудитор передает в бухгалтерию для составления сличительной ведомости.

Сличительные ведомости составляют только по тем ценностям, по которым выявлены отклонения от учетных данных. Их подписывает главный бухгалтер и материально ответственное лицо. Если установлены недостачи или излишки, то материально ответственное лицо представляет письменное объяснение.

Недостачи материальных ценностей сверх установленных норм убыли относятся на виновных лиц, а излишки подлежат оприходованию. Взаимозачет излишков и недостач в результате пересортицы допускается в виде исключения за один и тот же проверяемый период у одного и того же материально ответственного лица по материальным ценностям одного и того же наименования.

Недостача материальных ценностей сверх норм убыли и потери ценностей, когда конкретные виновники недостачи и порчи не установлены или во взыскании отказано судом, могут быть списаны предприятием на финансовые результаты.

О результатах инвентаризации инвентаризационной комиссией был отчет о проделанной работе Остатки по инвентаризационным ведомостям не соответствуют данным бухгалтерского учета практически по всем позициям, т. е. зафиксированы излишки и недостатки больше чем по 2/3 позициям. Задача отдела внутреннего аудита привести в соответствие данные инвентаризации с данными бухгалтерского учета по состоянию на последнюю отчетную дату. Поскольку фактические остатки зафиксированы по состоянию на 15 февраля, а уже закончился май, необходимо было по документам провести корректировку фактических остатков на последнюю отчетную дату по приходным и расходным документам. В настоящее время работниками отдела внутреннего аудита приведены в соответствие документальные остатки по складу № 46.

Результаты выборочной инвентаризации показали, что идет несоответствие уже зафиксированных остатков скорректированных на последнюю отчетную дату с фактическим наличием, поэтому придется делать сплошную инвентаризацию всех материальных ценностей и на основе уже этой инвентаризации делать корректирующие проводки.

С 1июня, в течении 2- х недель проводилась сплошная инвентаризация по складу 46 -подшипники, под ревизию попало 375 наименований подшипников в количестве 10 141 шт. Из них 23 наименования, в количестве 195 шт. в описи отсутствовали.

Была проверена вся документация, отражающая проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей за проверяемый период: инвентаризационные описи, акты инвентаризации, протоколы инвентаризационных комиссий. Инвентаризационные описи были заполнены без помарок и пометок, незаполненные строки в них были перечеркнуты.

Результаты инвентаризации должны отражаться на счетах бухгалтерского учета следующими записями:

Таблица № 14.