Подготовка и содержание программы аудита операций по движению наличных денежных средств организации

Целью аудиторской проверки операций с денежными средствами является установление соблюдения экономическими субъектами правил ведения кассовых операций, полноты и точности отражения в учете кассовых и банковских операций.

Источниками информации для аудита служат: кассовая книга, приходные и расходные ордера, выписки банка по счетам, платежные документы, бухгалтерские регистры по учету денежных средств, отчетность и др.

Многочисленные и разнообразные операции движения денежных средств в кассе предприятия находят также отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности: главная книга; журнал — ордер № 1 и ведомость № 1; иные регистры синтетического учета кассовых операций; баланс предприятия; отчет о финансовых результатах и их использовании; отчет о движении денежных средств.

Перед проведением аудита денежных средств предприятию необходимо заключить договор с аудиторской фирмой по аудиту денежных средств, в котором будет указано какие именно действия будет совершать аудитор и в какие сроки в ходе данной проверки. К договору должны быть приложены план и программа, которую специально разработала аудиторская организация с целью выполнения обязательств по договору инициативного аудита на предприятии. В данном случае это программа аудита денежных средств предприятия. (Приложение 1 и 2).

Прежде чем приступить к сплошной проверке кассовых операций, аудитор должен спланировать эту проверку. Ведь «сплошная» проверка совсем не означает, что один за другим будут просмотрены все кассовые документы. Каждая процедура имеет свое назначение, преследует определенную цель, а ее результаты необходимо оформить в виде специальной таблицы.

Аудиторская проверка кассовых операций начинается с инвентаризации денежных средств в кассе предприятия. Кассир в присутствии аудитора составляет кассовый отчет о кассовых операциях за последний день, выводит остаток денег по кассовой книге на день проверки. Одновременно с кассира берется расписка, что все приходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации кассы неоприходованных и несписанных в расход денег не имеется. Затем начинается полистный пересчет денег. После пересчета денег и других ценностей, хранящихся в кассе, полученный остаток сверяется с данными учета по кассовой книге.

Результаты проверки оформляются составлением акта, который подписывается аудиторов, главным бухгалтером и кассиром. В случае выявления излишков или недостач денежных средств или других ценностей необходимо взять письменное объяснение у кассира.

При инвентаризации кассы проверяется: заключен ли с кассиром и раздатчиками договор о полной материальной ответственности установленной формы; имеется ли приказ о назначении кассира, соответствует ли помещение кассы рекомендациям по обеспечению сохранности денежных средств, по технической укрепленности и оснащенности средствами охранно-пожарной сигнализации.

При проверки кассы наиболее важно проверить:

• — полноту и своевременность оприходования денежных средств, полученных по чекам из банка. Сверка производится с выписками из банка;
• — правильность оформления приходных и расходных ордеров, кассовой книги, журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;
• — наличие подписи в получении денег, соответствие подписей на получение денег в расходных ордерах и ведомостях подписям в других документах;
• — правильность ведения кассовой книги и выведенных в ней остатков денег на конец дня;
• — правильность выведения итогов в платежных ведомостях;
• — правильность оформления документов при депонировании заработной платы;
• — правильность выдачи денег по доверенности;
• — соблюдение лимитов хранения денег в кассе и порядок расчетов наличными с юридическими лицами;
• — хранение ключей от сейфа и их дубликатов;
• — выполнение постановлений Правительства РФ о применении ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением;
• — правильность составления бухгалтерских проводок;
• — соответствие записей в кассовой книге записям в журнале — ордере № 1 и ведомости № 1 по счету 50 «Касса» и Главной книге за истекший период.

Далее проводится проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств, поступающих в кассу. Особое внимание уделяется проверке операций по списанию денежных средств на затраты производства или издержки обращения.

Предприятие может иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимита, установленного банком по согласованию с руководителем организации.

Выдача наличных денег в погашение заработной платы производится по надлежаще оформленным платежным ведомостям, в которых подчистки, исправления не допускаются.

По истечении установленного срока выплаты заработной платы кассир должен:

• — в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены выплаты, сделать отметку «Депонировано» ;
• — составить реестр депонированных сумм;
• — в конце платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных, подлежащих депонированию суммах, сверить с общим итогом по ведомости и скрепить надпись своей подписью;
• — записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп «Расходный кассовый ордер №…» Депонированные суммы сдаются в банк, и на них составляется один общий расходный кассовый ордер.

Прием наличных денег кассой предприятия производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером, или лицом, на это уполномоченным.

Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам или другим документами.

Касса — изолированное помещение, оборудованное в установленном порядке, предназначенное для приема, выдачи, и временного хранения наличных денег и ценных бумаг. Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

Аудитор может использовать в ходе проверки опросный лист, представленный в Приложении 3.

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера и кассира. Поэтому аудитор должен опросить каждого из ответственных работников, следовательно вопросник аудитора составляется в четырех экземплярах, на каждом проставляются должность, фамилия, имя и отчество лица, с которым проводилась беседа.

Согласно данному опроснику можно сделать предварительные выводы: о том, что в организации имеется ряд отрицательных моментов:

• — Касса не имеет отдельного помещения, что ослабевает защиту денежных средств и других материальных ценностей предприятия от хищений;
• — На предприятии не установлены сроки внезапных ревизий, что может привести к искажению данных учета;
• — При смене кассира, как МОЛ обязательно должна проводится ревизия, на предприятии этого нет;
• — На предприятии отсутствует ККМ, но согласно Постановлению Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 (ред. 14.02.2009), это не является нарушением, если на предприятии имеются бланки строгой отчетности приравненные к чекам. В организации таким бланком являются накладные на отпуск товара;
• — На предприятии отсутствуют ограничения сроков использования денежных средств на хозяйственные нужды, что снижает возможность контроля за расходованием средств.

Согласно предварительным выводам аудитору в организации необходимо провести ряд процедур для выявления возможных нарушений или злоупотреблений:

• — инвентаризация кассовой наличности;
• — проверка наличия на ПКО и РКО подписи руководителя, гл. бухгалтера, кассира и расписок получателей денег;
• — проверка полноты оприходования денежных средств полученных из банка по чеку, в кассу предприятия;
• — проверка своевременности расчетов сотрудников по средствам, выданным на хозяйственные нужды;
• — проверка журнала учета выданных доверенностей;
• — проверка правильности оприходования сумм по доверенностям;
• — проверка полноты первичных приходных кассовых документов, приложенных к отчету кассира;
• — проверка полноты первичных расходных кассовых документов, приложенных к отчету кассира;
• — проверка итогов кассовых отчетов;
• — проверка обоснованности включения лиц в расчетно-платежные ведомости;
• — проверка соответствия платежных ведомостей реестрам депонированных сумм;
• — проверка соответствия выписанных расходных кассовых ордеров журналу регистрации депонентов;
• — проверка расчетов наличными деньгами с другими юридическими лицами суммами, превышающими установленную предельную величину;
• — проверка соблюдения установленного банком лимита остатка кассы; проверка соблюдения предприятием предельных сумм расчетов между юридическими лицами наличными денежными средствами, поступающими в кассу;
• — проверка правильности ведения книг кассира — операциониста и т. д.

Согласно проведенному аудиту, учет кассовых операций на предприятии ведется на балансовом счете 50 «Касса» в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ и к нему открыт субсчет 50/1 «Касса организации» .

По дебету счета ведутся записи о поступлении денег, например, типовыми проводками по работе с кассой являются:

• · Переведены деньги с расчетного счета (Д 50 — К 51);
• · Поступление выручки за продукцию от покупателей (Д 50 — К 62);
• · Возврат остатка суммы с подотчета (Д 50 — К 71);

По кредиту отражаются расход денежных средств из кассы, например:

• · Выдача зарплаты (Д 70 — К 50);
• · Выдача под отчет (Д 71 — К 50);
• · Внесение на счета в банках (Д 51- К 50).

На предприятии созданы практически все возможные условия для обеспечения сохранности денежных средств, такие как: деньги хранятся в несгораемом сейфе, в кассе имеется сигнализация и тревожная кнопка, предприятие имеет собственную службу охраны и т. д.

В течение предыдущего периода инвентаризация кассы проводилась один раз — по предварительному приказу руководителя — излишков и недостач не выявлено.

Для проведения инвентаризации денежных средств приказом руководителя организации, утверждена ревизионная комиссия, в составе трех человек:

• — Соколова Н. А. — Главный бухгалтер;
• — Терещенко Т. О. — бухгалтер;
• — Терентьева Л. И. — член ревизионной комиссии.

В присутствии кассира и аудитора была проведена инвентаризация кассы: проверены приходные и расходные кассовые ордера, кассовый отчет, документы по операциям последнего дня, пересчитаны наличные денежные средства — была установлена недостача в размере 102 руб., 50 коп. Данная недостача должна быть списана следующими проводками: Д94 — К50 (выявлена недостача при инвентаризации кассы); Д 73/2 — К 94 (согласно договору с кассиром о полной индивидуальной материальной ответственности, выявленная недостача списана на виновное лицо — кассира Рыбец В.В.). По окончании ревизии составлен Акт инвентаризации наличных денежных средств и передан руководителю и главному бухгалтеру.

Согласно Порядка ведения кассовых операций в РФ, все кассовые операции должны оформляться типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций. Все приложенные к приходному кассовому ордеру и расходному кассовому ордеру, первичные документы, погашены штампом «Получено» и «Оплачено». Однако на предприятии заполнены не все реквизиты кассовых документов:

• — расходный кассовый ордер № 215 от 29.03. 2010 г. на сумму 1000,00 руб. Шмелева О. П. — отсутствует расшифровка подписи кассира;
• — приходный кассовый ордер № 71 от 26.01.2010 г. На сумму 4820 руб, 50 коп. от ООО «Строй Север» — не прописано основание операции;
• — приходный кассовый ордер № 183 от 21.03.10 г., на сумму 1750 руб., от Тимофеева Н. О. — отсутствует оправдательный документ.

Лимит хранения денежных средств в кассе, установленный филиалом «ГПБ» в г. Ухта 01.01.2010 года соблюдается и составляет 19 000 рублей.

Проверка соблюдения предельного размера расчетов наличными деньгами с юридическими лицами соответствует указаниям ЦБ РФ от 20.06.2007 г. № 1843-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке» — составляет в сумме не более 100 000 рублей. На предприятии были осуществлены расчеты :

• — ООО «ВторМеталл» на сумму 12 000 руб, оплата поставщику за товар;
• — ООО «ТехОптТорг» на сумму 26 980 руб, оплата электроэнергии;
• — ООО «РУС-Транс» на 31 000, оплата транспортного средства.

В соответствии с п. 19 Порядка ведения кассовых операций в РФ подчистки, помарки или исправления в кассовых документах не допускаются, так как данные формы являются формами строгой отчетности. На предприятии данное правило было нарушено при заполнении кассиром кассовой книги от 24.02.2010 года остаток на начало дня 11 253 руб, был исправлен на 11 263 руб.

На предприятии имеют место случаи не выведения остатка на конец дня в отчетах кассира, что является нарушением Порядка ведения кассовых операций в РФ.

Проверка правильности и своевременности оприходования денег, получаемым по денежным чекам из банка, нарушений не показала, были сверены суммы которые были указанны в кассовой книге, на корешке чековой книжки и в выписке банка, кроме того сличены номера чеков, проставленные в приходном ордере и на корешке чека.

Проверка расходования наличных денег из кассы установила: в соответствии с п. 16 Порядка ведения кассовых операций в РФ выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, на основании заключенных договоров. Кроме того, выдача денег по расходному кассовому ордеру отдельному лицу, производится только при предъявлении документа, удостоверяющего личность получателя, данные которого должны быть занесены в расходный кассовый ордер.

Предприятием были заключены трудовые соглашения на выполнение работ, однако в расходных кассовых ордерах на выдачу заработной платы, паспортные данные получателя указаны не были:

• — расходный кассовый ордер № 178 от 22.02.2010 г. на сумму 19 100 руб. Марков Н. О;
• — расходный кассовый ордер № 179 от 22.02.2010 г. на сумму 8750 руб. Перепутов П.Н.

Проверка соблюдения порядка применения контрольно-кассовых машинпоказала, что на предприятии отсутствует контрольно-кассовая машина, все расчеты оформляются приходными и расходными ордерами на основании накладной по форме, утвержденной руководителем предприятия.