Индивидуальное задание. 
Система документооборота предприятия

Документы, которые используются и заполняются на предприятии, в совокупности составляют его документооборот.

Условно все документы магазина можно подразделить следующим образом:

• 1. Руководящие документы (Технические Условия, ГОСТы, Стандарты, Правила торговли, Постановления, Указания, Распоряжения, законодательные документы, Договоры)
• 2. Входящие документы (Фактуры, Счета, Наряды, Накладные, Прейскуранты)
• 3. Внутренние документы (Накладные, Разнарядки, Табели, Прайс-листы, Карточки, Счета, Отчёты, Журналы)
• 4. Исходящие документы (отчёты, счета, чеки)

Полностью исключается дублирование одних и тех же показателей в различных документах, а также наличие показателей, не используемых в работе.

Торговая организация, как и любая другая, в силу статьи 4 Федерального закона от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) обязана вести бухгалтерский учет. Причем из статьи 1 Закона N 129-ФЗ следует, что под бухгалтерским учетом понимается упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. О том, что любая хозяйственная операция, совершаемая организацией, должна подтверждаться оправдательным документом, сказано и в статье 9 Закона N 129-ФЗ. Такие оправдательные документы служат первичными учетными документами, на основании которых бухгалтер фиксирует в учете все хозяйственные операции. При этом бухгалтерское законодательство допускает использование двух видов первичных бухгалтерских документов:

• — составленных по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации;
• — составленных по форме, разработанной организацией самостоятельно. Правда, сразу следует оговориться, что использование самостоятельно разработанных форм «первички» возможно только при отсутствии унифицированных форм аналогичных документов. Кроме того, самостоятельно разработанный документ может выступать первичным бухгалтерским документом только лишь при наличии в нем следующих обязательных реквизитов:
• — наименование документа;
• — дата составления документа;
• — наименование организации, от имени которой составлен документ;
• — содержание хозяйственной операции;
• — измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• — наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• — личные подписи указанных лиц.

Отметим, что таковы правила пункта 2 статьи 9 Закона N 129-ФЗ и организации обязаны их исполнять. Следует иметь в виду, что отсутствие любого из перечисленных обязательных реквизитов в самостоятельно разработанной форме документа расценивается налоговыми органами как отсутствие документального подтверждения факта хозяйственной операции, со всеми вытекающими негативными последствиями, в частности — в принятии к учету затрат, в применении вычетов по НДС и т. д.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций и Указания по их применению утверждены Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 г. N 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» (далее — Постановление N 132). Отметим, что формы, утвержденные Постановлением N 132, введены в действие с 01.01.1999 г. и применяются по сей день. Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций определено, что для учета движения товарно-материальных ценностей (товара и тары) внутри организации, между структурными подразделениями или материально-ответственными лицами применяется накладная формы N ТОРГ-13 «Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары». Как следует из Указаний, составляется N ТОРГ-13 в двух экземплярах, причем ответственным за ее составление является материально-ответственное лицо структурного подразделения, сдающего товар. Первый экземпляр накладной является основанием для списания товарно-материальных ценностей в подразделении, передающем товары, а второй экземпляр служит основанием для оприходования ценностей в подразделение, получающее товары. Вместе с тем, на наш взгляд, количество выписываемых экземпляров N ТОРГ-13 следует увеличить до трех, ведь внутреннее перемещение товаров следует отразить в бухгалтерском учете, поэтому один экземпляр документа следует передать в бухгалтерскую службу организации. Заполненная накладная N ТОРГ-13 подписывается двумя лицами — материально-ответственным лицом, сдающим товар и материально-ответственным лицом его получающим. Таким образом, любое перемещение товаров внутри организации может осуществляться только на основании накладной N ТОРГ-13, в частности, этим документом следует оформлять передачу товара со склада на склад, с оптового склада в розничные магазины, при передаче товаров для использования в рекламных целях, для оформления витрин и т. д. Отметим, что внутреннее перемещение товаров в товарном отчете всегда учитывается отдельной строкой.

На предприятии ООО «Кристалл» каждый день составляется кассовый отчет. Первичным документом для кассового отчета является Z-отчет, снятый в конце рабочего для по каждой контрольно-кассовой машине.

Z-отчет — это один из видов отчета на кассовом аппарате.?Этот отчет еще называется отчет с гашением суммирующего счетчика.

Z-отчет кассир обязан снимать всякий раз перед закрытием кассовой смены.?После того, как снят Z-отчет, происходит закрытие рабочей смены (закрытие операционного дня). Все последующие чеки можно пробыть только следующим рабочим днем.

После снятия Z-отчета сумма выручки за рабочую смену, пробитая по контрольно-кассовой машине, включается в общую сумму выручки (необнуляемый итог). Сумма выручки из Z-отчета переписывается в журнал кассира-операциониста.

Схема документооборота принимает следующую форму:

Приходная часть кассовой книги:

Приходный кассовый ордер, либо сокращенно ПКО, по форме N КО-1 используется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как при ручном ведении учета, так и при обработке информации с применением средств компьютерной техники.

Бланк квитанции к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью кассира и регистрируется в журнале регистрации расходных и приходных кассовых документов, по форме N КО-3, далее выдается на руки сдавшему деньги, а сам приходный кассовый ордер остается в кассе.

Расходная часть кассовой книги:

Расходный кассовый ордер оформляется при выдаче денежных средств из кассы организации. Бланк расходного кассового ордера имеет унифицированную форму КО-2, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.

При заполнении образца расходного кассового ордера не допускаются помарки и исправления. При их возникновении документ необходимо переписывать заново.

Если документы оформлены неверно, кассир обязан вернуть обратно, но не самому плательщику, а в бухгалтерию предприятия.

Расходный кассовый ордер должен содержать распорядительную подпись руководителя организации и подпись старшего/главного бухгалтера. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и прочих) имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах необязательна.

Кассир, при получении расходника, должен проверить:

наличие и подлинность подписи главного бухгалтера на документах и разрешительно надписи руководителя предприятия;

наличие приложений, которые указаны в бланке расходного кассового ордера;

правильность оформления расходника.

Выдачу денег кассир производит только тому, кто указан в бланке расходного кассового ордера. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир должен потребовать предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записать наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и взять расписку от получателя. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно шариковой ручкой или чернилами с указанием прописью полученной суммы (цифрами допускается прописывать только копейки). При отсутствии расписки в расходном кассовом ордере, выданные наличные средства из кассы считаются недостачей.

Расходные кассовые ордера после выдачи по ним денег немедленно подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты. В конце рабочего дня кассир оформляет кассовую книгу на основании расходных кассовых ордеров за день.

Расходный кассовый ордер так же предназначен для ведения выдачи денежных средств из кассы организации подотчетным лицам, сотрудникам, а также за оплату товаров и услуг поставщиков.

Кассовая книга создается по каждому кассовому аппарату за 1 месяц.

Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому ПКО (РКО), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги.

Кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег на конец рабочего дня (он не должен превышать лимиь денеждых средств, установленных предприятием) и проставляет подпись.

Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились и записи в кассовую книгу не осуществлялись, остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма остатка наличных денег, выведенная в последний из предшествующих рабочий день, в течение которого проводились кассовые операции.

Таблица 2. Заполнение кассовой книги.

Схема документооборота по товару:

ООО «Кристалл» проводит инвентаризацию товара 1 раз в период 3 месяца.