Документальное оформление расчетов с персоналом по оплате труда

В зависимости от отраслевой принадлежности, применяемых форм и систем оплаты труда, особенностей технологии и организации производства и других факторов в организациях применяются различные формы первичных документов по учету труда и заработной платы.

При приеме на работу между работником и нанимателем заключается трудовой договор, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставлять работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, своевременно выплачивать работнику заработную плату.

Трудовой договор составляется в двух экземплярах и подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, а другой хранится у нанимателя.

Для оформления расчетов с персоналом по оплате труда чаще всего применяются типовые формы документов:

ь наряды формы Т-40, Т-41, Т-42;

ь рапорты формы Т-28, Т-17, Т-18;

ь маршрутные листы формы Т-23;

ь листок учета простоев формы Т-16;

ь акт о браке формы Т-46 и др.

Наиболее распространенными являются наряды, которые оформляют в зависимости от характера работы на одного рабочего или на бригаду, на одну смену или на срок до одного месяца и используют обычно в индивидуальных и мелкосерийных производствах при выполнении различных неповторяющихся работ (операций). На оборотной стороне наряда или же в табеле-расчете (форма № Т-42) производится распределение заработка между работниками бригады, если наряд оформлен на бригаду. Наряды выписывают мастера, производители работ и другие должностные лица до начала работы на основании технологических карт. Эти же лица вместе с контролером ОТК принимают выполненные работы, отмечают в наряде количество годных и бракованных деталей и другие данные, подписывают его при закрытии.

В серийных производствах при обработке отдельных деталей отдельными рабочими применяются маршрутные листы, в которых указывается наименование и количество деталей, фамилия рабочих и их табельные номера, сдельные расценки и сумма заработной платы.

Применение маршрутного листа позволяет усилить контроль за движением деталей в производстве и их сохранностью.

Рапорт о выработке (накопительный) формы № Т-28 применяют для обобщения выработки и начисления заработной платы рабочему или бригаде рабочих в массовых и крупносерийных производствах при выполнении различных периодически повторяющихся операций. В рапорте ежедневно отмечают выработку годных и бракованных деталей, но каждой из операций, а в конце месяца подсчитывают общее их количество и по сдельной расценке начисляют заработок.

Рапорт о выработке бригады (форма № Т-17) применяется в организациях с массово-поточным характером производства при бригадной организации труда, наличии возможности совмещения операций и оплате труда по суммарной расценке за изделие (деталь, узел).

Рапорт о выработке бригады (форма № Т-18) используется в организациях с массово-поточным характером производства, когда за каждым рабочим закреплена определенная операция, а заработок рабочего определяется исходя из количества изделий (деталей, узлов), принятых на конечной операции, и сдельной расценки по соответствующей операции.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12), табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13) фиксируют использование рабочего времени всех работающих в организации. Табель по форме № Т-13 используется в условиях автоматизированной обработке данных. Табель формы № Т-12 заполняется вручную работником бухгалтерии. Эти табеля позволяют не только учитывать время, отработанное всеми категориями служащих, но и контролировать соблюдение рабочими и служащими установленного режима работы. На основе табелей рассчитывается заработная плата, составляется статистическая отчетность по труду.

Листок по учету простоя и акты о браке используются для начисления заработной платы, если простой и брак произошли не по вине рабочего.

Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49) применяется для расчета и выплаты заработной платы всем категориям работающих.

Платежная ведомость (форма № Т-53) применяется для учета выплат заработной платы.

Лицевой счет (форма № Т-54) заполняется в течении года. В нем помесячно отражаются все виды начислений и удержаний, которые произведены. Данный, которые содержатся в лицевом счете, являются основанием для расчета среднего заработка при оплате отпуска, начислений по больничным листкам и т. д.

На лицевых счетах и расчетно-платежной ведомости ставится разрешительная надпись директора и бухгалтера, и затем передаются кассиру для исполнения.

Так же на каждого работника заполняется личная карточка (форма № Т-2). В ней содержатся общие сведения о работнике, сведения о воинском учете, назначении и перемещении, повышении квалификации, переподготовке и другие дополнительные сведения.

Кроме того, для правильности начислений и удержаний бухгалтер должен в отдельной тетради иметь такие данные:

• 1. список лиц для удержаний по исполнительным листам (алименты, штрафы и др.);
• 2. список лиц на перечисление их заработной платы на лицевые счета в банке;
• 3. список лиц для удержаний за товары, купленные в кредит;
• 4. сведения о простоях, сверхурочных работах, командированных лицах и др.;
• 5. список лиц для начисления по больничным листкам;
• 6. список лиц о количестве детей, их возрасте и размере компенсаций и другие сведения по мере необходимости.

Также важным документом является Положение о премировании работников и протокол заседания общего собрания или совета правления предприятия о распределении прибыли, фонда оплаты труда, которые имеют силу и бухгалтерских, и юридических документов.

Ежемесячно составляются расчетные ведомости по заработной плате. На основании табеля учета рабочего времени, тарифных ставок и должностных окладов, а также данных о выработке работников и сдельных расценок производятся расчеты по оплате труда, которые отражаются в расчетных ведомостях. Для составления расчетных ведомостей необходимы также документы, подтверждающие временную нетрудоспособность работников, данные о количестве детей, а также другие сведения о работнике необходимые для проведения расчетов. Составляя ежемесячно расчетные ведомости, необходимо иметь информацию об уходе работников в отпуск.

Расчетная ведомость составляется на всех работников организации.

Пособия на детей назначаются и выплачиваются в соответствии с Положением о порядке назначения и выплаты государственных пособий семьям, воспитывающим детей. Утвержденным постановлением Совета Министров РБ и Положением о порядке исчисления совокупного дохода на члена семьи при назначении пособий на детей, утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты и Министерства финансов РБ.

Начисление и выплата пособий на детей производятся одновременно с начислением и выплатой заработной платы.

На госпредприятиях для контроля за начислениями и удержаниями на руки рабочим и служащим выдают заполненные расчетные листки или расчетные книжки, что не делается на малых предприятиях. Но можно расчетно-платежную ведомость заполнять в двух экземплярах: первый с подписями рабочих и служащих за полученную заработную плату идет бухгалтеру, а второй разрезается на ленты и вручается рабочим и служащим.