Под расходами на хозяйственные нужды понимаются затраты по приобретению канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, по оплате мелкого ремонта и др.
Руководитель организации должен утвердить своим приказом список работников, которым могут выдаваться денежные средства под отчет. Аудитору необходимо удостовериться в наличии такого приказа. Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, не ограничен. Такой срок также может установить руководитель организации своим приказом. Если руководитель такой срок установил, то работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через три рабочих дня после истечения данного срока.
Аудитор должен удостовериться в том, что работники, получившие деньги под отчет, соблюдают предельный размер расчетов наличными — 100 000 руб. по одной сделке с одним юридическим лицом (см. Указание Банка России от 20.06.2007 № 1843-У). Лимит применяется к расчетам в рамках одного договора, заключенного между фирмами. На это указано в совместном Письме МНС России и Банка России от 01.07.2002 № 24−2-02/252, 02.07.2002 № 85-Т.
За нарушение этого ограничения на организацию и ее руководителя может быть наложен штраф: для организации — от 40 000 до 50 000 руб., для руководителя — от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).
При представлении авансового отчета должен быть предъявлен кассовый чек ККМ (Письмо Управления МНС России по г. Москве от 12.08.2003 № 29−12/44 158). Исключением могут быть только бланки строгой отчетности или выписки о трансакциях, подтверждающие расчеты кредиткой, если деньги под отчет были списаны или перечислены с использованием счета работника.
К кассовому чеку должны быть приложены товарные чеки с расшифровкой покупки. Несмотря на то что унифицированного бланка этого документа нет, его составление обязательно. Документы, для которых не предусмотрены унифицированные бланки, должны иметь следующие реквизиты:
- — наименование;
- — дату составления;
- — наименование организации, от имени которой составлен документ;
- — содержание хозяйственной операции;
- — измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- — наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- — личные подписи указанных лиц.
Заметим, что печать в данном перечне не упоминается.
Работник, получивший денежные средства под отчет, должен за них отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме №АО-1 (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу фирмы (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).
