Анализ затрат турпредприятия на участие в выставке

Основные статьи затрат турпредприятия

выставка туристский экспозиция рекламный Итак, готовясь к выставке, турпредприятие обязано проанализировать, готово ли оно понести связанные с ней расходы. Дороговизна участия в выставке — главная причина, по которой предприятия отказываются от данного вида деятельности.

Далеко не каждое турпредприятие может позволить себе выступить в качестве участника международной выставки, ведь в конечном итоге всё упирается в наличие или отсутствие денег.

Именно поэтому, на мой взгляд, проблема организация участия турпредприятия в выставке должна анализироваться с позиции денежной оценки такого участия.

Таким образом, в данной главе я предлагаю рассмотреть какие затраты несёт турпредпритие и проанализировать, на чём оно может сэкономить, безусловно, речь идёт о расположении и оформлении стенда.

Итак, как уже говорилось ранее, после установления целей участия в выставке турпредприятие составляет смету стоимости участия в ней. Смета устанавливает пределы, в которых должны проводиться расходы. Обычно, примерно половину расходов составляют арендная плата (20−25%) и затраты на изготовление стенда (30−35%). Следует заметить, что, несмотря на то, что на туристических выставках в качестве экспонатов выступают услуги, тем не менее, стенд всё равно присутствует, ведь на нём могут быть представлены каталоги, макеты гостиниц и многое другое.

Итак, цена 1 мІ выставочной площади включает:

• 1. стоимость общего электроосвещения,
• 2. стоимость общей охраны территории,
• 3. стоимость пропусков на право входа персонала фирмы-экспонента,
• 4. стоимость одного экземпляра каталога выставки (при условии участия в этом каталоге),
• 5. стоимость вывоза мусора и строительных отходов из специально отведенных мест в период монтажа, работы и демонтажа выставки,
• 6. дополнительные услуги.

Участие в международной выставке требует высокого уровня затрат. Так, только аренда 9 мІ выставочной площади стоит в среднем $ 2000, монтаж стенда — $ 1000. Минимальная стоимость аренды 1 мІ площади на MIIT — $ 150.

В конечном итоге, учитывая дополнительные затраты, сумма достигает $ 10 000 — $ 30 000.

Исходя из этого, небольшие турпредприятия объединяются и выступают от лица определённого региона, т.к. для них участие в международной выставке непомерно дорогое удовольствие.

Итак, аренда выставочной площади — это только начало, эффективность работы зависит от целого ряда факторов, действие которых необходимо учитывать заранее.

Расходов требуют:

• 1. мероприятия, проводимые на стенде (лоте­реи и т. д.);
• 2. тип стенда (рядовый, угловой, двухэтажный)
• 3. оформление стенда
• 4. персонал на стенде (собственный, вспомогательный)
• 5. реклама до выставки;
• 6. работа с прессой (составление пресс-релизов);
• 7. особые формы (или способы) обращения к посетителям: «экзотические персонажи» в старинных костюмах, профессиональные артисты, девушки в форменной одежде и т. д.;
• 8. угощение на стенде;
• 9. транспорт (на выставку и обратно);
• 10. монтаж и демонтаж стенда;
• 11. текущие затраты по стенду.

Безусловно, турпредприятие имеет возможность сократить свои расходы, сэкономив, например, при выборе места стенда или на размере арендуемой площади, но очевиден тот факт, что при этом предприятие «экономит» и н своём успехе. Ведь успех зависит и от того, где находится фирма — в «пыльном углу» ил «на перекрестке всех дорог. Нередко расположение стенда весьма серьезно влияет на цену аренды площади. В зависимости от типа стенда цена может быть увеличена на 60%. Если фирма выбирает стенд, открытый с трех сторон, базовая ставка цены 1 мІ арендной площади уве­личивается на 40%. Фирма IТЕ, организующая MITT, устанавливает надбавки, жестко связанные с типом стенда.

Некоторые фирмы устанавливают одинаковые для всех участников цены аренды площади (здесь действует простой принцип: «кто раньше пришел, тот и занимает лучшие места»). Теперь, необходимо проанализировать каким образом распределяются «хорошие места» в павильоне. Безуслов­но, это места напротив главного входа в павильон или выходящее на «тропы», по которым проходят основные потоки посетителей (см. приложение 1). Но, в тоже время, существуют и «плохие» места, за счёт аренды которых фирма имеет возможность сэкономить (см. приложение 2). За определенный фиксированный срок, не позднее, чем за месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета заявка на участие в выставке. В ней указываются все реквизиты фирмы (страна, адрес/телефон, номер расчётного счета) Суть заявки — предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течение 5−10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг (см. приложение 3).

Итак, выбрав и забронировав площадь, предприятие переходит к процедуре оформления стенда, роль которого на пути к успеху велика, ведь стенд — это образ предприятия-экспонента в миниатюре.