Учет товаров в местах хранения и в бухгалтерии

Основными элементами аналитического учета в ТПЧУП «Континент Ком» являются:

• а) по структурным подразделениям;
• б) по материально ответственным лицам;
• в) по наименованиям товаров.

Аналитический учет товаров по структурным подразделениям ТПЧУП «Континент Ком» и по наименованиям товаров необходим для управления товарными запасами.

Например, сравнение учетных остатков товаров с нормативами товарных запасов позволяет выявить наличие сверхнормативных остатков.

При значительных отклонениях учетных остатков от нормативов следует принять соответствующие управленческие решения (прекращение закупки и ускорение продажи излишних товаров и т. п.). Особенно эффективным является сравнение учетных и нормативных остатков по каждому наименованию товаров.

Анализ состава товарных запасов позволяет выявить неходовые, залежалые и ненужные товары. Выполняя эту целевую функцию, учет способствует повышению эффективности хозяйственной деятельности, созданию оптимальных товарных запасов, улучшению системы управления ими.

Аналитический учет по материально ответственным лицам ТПЧУП «Континент Ком» и по наименованиям товаров позволяет контролировать сохранность ценностей. Этот контроль осуществляется сопоставлением учетных остатков товаров с фактическими, выявленными при инвентаризации.

Аналитический учет товаров ведут как работники бухгалтерии, так и менеджеры, в том числе материально ответственные лица. Для бухгалтерии важна организация аналитического учета товаров по всем вышеуказанным элементам. Материально ответственным лицам нужна информация о наличии и движении товаров, находящихся у них под отчетом, главным образом, в натуральных показателях.

Учет товаров ведет заведующий складом. Материально-ответственное лицо, заведующий складом ТПЧУП «Континент Ком», на основе фактического получения товаров и их реализации составляет товарно-денежный отчет (Приложение К).

В приходной части отчета каждый приходный документ (источник поступления товаров, номер и дата документа, сумма поступивших товаров) записывается отдельно и подсчитывается общая сумма оприходованных товаров за данный отчетный период, а также итог прихода с остатком на начало периода.

В расходной части отчета также отдельно записывают каждый расходный документ (направление выбытия товаров, номер и дата документа, сумма выбывших товаров). После этого определяют остаток товаров на конец отчетного периода.

Внутри каждого вида прихода и расхода документы располагаются в хронологическом порядке.

Работники склада и продавцы ТПЧУП «Континент Ком» составляют товарный отчет, к которому прикладываются все документы, характеризующие движение товаров за данный период:

• — товарно-транспортные накладные;
• — накладные на отпуск товаров в розничную торговую сеть;
• — накладные на возврат товаров из розницы поставщикам на склад;
• — накладные на внутреннее перемещение товаров;
• — доверенности на получение товаров;
• — контрольные кассовые ленты.

Вся первичная документация по поступлению и выбытию (реализации) товаров в торговых организациях должна быть своевременно сдана в бухгалтерию вместе со сводным (отчетным) документом — сопроводительным реестром сдачи документов или товарным отчетом.

Общее число документов, на основании которых составлен товарный отчет, указывают прописью в конце отчета.

Товарно-денежный отчет подписывает материально-ответственное лицо, он составляют в двух экземплярах. Первый экземпляр скрепляют с документами, которые располагают в порядке последовательности записей и отдают в бухгалтерию. Бухгалтер в присутствии материально-ответственного лица проверяет товарный отчет и расписывается в обоих экземплярах о приемке отчета и указывает дату. Первый экземпляр отчета вместе с документами, на основании которых он был составлен, остается в бухгалтерии, а второй передается материально-ответственному лицу. После этого каждый документ проверяют с точки зрения законности совершенных операций правильности цен, таксировки и подсчета. В ТПЧУП «Континент Ком» положением об учетной политике предусмотрено сдавать товарный отчет 1, 6, 11, 16, 21, 26 числа отчетного месяца.

Товарно-денежный отчет необходим для правильного, своевременного списания реализованных или выбывших по каким-либо причинам товаров. Первый экземпляр отчета вместе с документами передается в бухгалтерию под расписку на втором экземпляре, который остается у материально ответственного лица. Бухгалтерия должна проверять отчеты в день их поступления. При проверке необходимо установить, все ли приложены документы, указанные в отчете, правильно ли они оформлены, верно ли составлен сам отчет, а также сверить арифметические подсчеты в документах о поступлении и выбытии товаров и тары, их остатки на начало и конец отчетного периода. Остатки товаров и тары на начало отчетного дня сверяют с остатками на конец дня в предыдущем товарном отчете либо с остатком по инвентаризационной описи, если составлялся первый отчет после инвентаризации.

При сортовом способе хранения, который использует ТПЧУП «Континент Ком», каждый вновь приобретенный товар присоединяют к ранее поступившему товару того же наименования и сорта, то есть товары хранят по сортам.

Материально ответственные лица ТПЧУП «Континент Ком» ведут учет товаров в товарных карточках. На каждое наименование и сорт товаров открывается одна отдельная карточка. В заголовке карточки указываются наименование, артикул, сорт, цена и другие отличительные признаки товара. В остальной части карточки отражаются приход, расход и остатки товаров.

Записи в товарные карточки делают на основании каждого приходного и расходного документа, а при большом объеме операций для сокращения числа записей — на основании итогов предварительно составленных документов.

Карточки хранят в картотеке отдельно по каждому материально ответственному лицу и месту хранения товаров.

На основании карточек составляется книга прихода, где сгруппирована информация не только по приходу и расходу товара, применяемой торговой надбавки, а так же в разрезе контрагентов.

Для проверки правильности учетных записей по окончании месяца в карточках подсчитывают итоги прихода и расхода, определяют остатки товаров на начало следующего месяца. На 1-е число каждого месяца составляют оборотную ведомость по аналитическим счетам к счету 41 «Товары», где по каждому наименованию и сорту товаров указывают в натуральном и денежном выражении остаток на начало месяца, приход и расход за месяц, а также остаток на конец месяца. Суммовые итоги этой ведомости должны быть равны оборотам и сальдо синтетического счета 41 «Товары».

Натуральные показатели оборотной ведомости сверяют также с данными складского учета, который ведут материально ответственные лица.

Такую оборотную ведомость непременно составляют и на дату проведения инвентаризации товаров.

Аналитический учет по товарам, находящимся в магазине, ведется по стоимости их приобретения с учетом торговой наценки. Таксировка количества оставшегося товара на продажную цену дает фактический остаток товара в суммовом выражении по магазину, если торговая выручка за ранее выданный товар уже сдана в кассу организации.

В процессе деятельности предприятий розничной торговли происходит ежедневное движение товаров. Для проверки наличия и состояния товарно-материальных ценностей на складах торгового предприятия проводится инвентаризация товаров и тары. При этом выявляется соответствии фактического наличия товаров и тары на момент инвентаризации их остатков по данным бухгалтерского учета.

Материальная ответственность работников организаций, в том числе работников торговых предприятий и предприятий общественного питания, регламентируется нормами Трудового кодекса Республики Беларусь (ТК). Материальная ответственность может быть полной (статьи 256, 402 и 404 ТК) или ограниченной (статьи 402 и 403 ТК), индивидуальной или коллективной (бригадной).

Письменные договоры о полной материальной ответственности заключаются в соответствии со статьей 405 ТК.

В соответствии с Положение об учетной политике ТПЧУП «Континент Ком» количество инвентаризаций в отчетном году и сроки их проведения устанавливает самостоятельно, за исключением следующих случаев, когда проведение инвентаризации обязательно:

• — при смене материально ответственного лица (при коллективной материальной ответственности — при уходе в отпуск бригадира и более половины членов бригады);
• — при установлении фактов краж, ограблений, хищений, порчи ценностей, злоупотреблений, а также пожара, стихийных бедствий;
• — при ликвидации, реорганизации предприятия, передаче имущества в аренду, выкупе, продаже и других случаях, установленных законодательством.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя создается центральная постоянно действующая инвентаризационная комиссия, возглавляемая руководителем предприятия или его заместителем.

Снятие фактических остатков товаров и тары на складе, их сличение с данными бухгалтерского учета проводится рабочей комиссией, назначаемой приказом руководителя предприятия.

Инвентаризационную опись товаров, материалов и тары составляют обычно в двух, экземплярах. На каждой странице описи указывается общее количество натуральных единиц (штук, килограмм и так далее). Исправления в описи должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.

Результаты инвентаризации в 5-дневный срок определяются в бухгалтерии ТПЧУП «Континент Ком» после проверки документов, цен, а также таксировки описей по каждому наименованию товаров и тары в количественно-суммовом выражении. Для этого сопоставляют данные бухгалтерского учета с фактическим наличием товара и тары по описи.

При выявлении расхождений составляется сличительная ведомость.

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.

Инвентаризация остатков товаров в розничной торговле в ТПЧУП «Континент Ком» производится ежегодно по состоянию на 1 октября.

В заключение отметим, что аналитический учет товаров по структурным подразделениям организации и по наименованиям товаров необходим для управления товарными запасами.

Материально-ответственное лицо, заведующий складом ТПЧУП «Континент Ком», на основе фактического получения товаров и их реализации составляет товарно-денежный отчет. В ТПЧУП «Континент Ком» положением об учетной политике предусмотрено сдавать отчет 1, 6, 11, 16, 21, 26 числа отчетного месяца.

ТПЧУП «Континент Ком» использует сортовой способ хранения товаров.

На 1-е число каждого месяца составляют оборотную ведомость по аналитическим счетам к счету 41 «Товары», где по каждому наименованию и сорту товаров указывают в натуральном и денежном выражении остаток на начало месяца, приход и расход за месяц, а также остаток на конец месяца. Суммовые итоги этой ведомости должны быть равны оборотам и сальдо синтетического счета 41 «Товары».

Инвентаризация остатков товаров в розничной торговле в ТПЧУП «Континент Ком» производится ежегодно по состоянию на 1 октября.