Содержание учетно-операционной работы

Учетно-операционная работа в банках заключается в обслуживании юридических и физических лиц (клиентов) по совершаемым ими в банке расчетно-кассовым операциям по принадлежащим им счетам, а также в совершении расчетно-кассовых операций самим банком. Обслуживание клиентов заключается в приеме, проверке и оформлении расчетно-кассовых документов, поступивших от клиентов и других банков. Совершение расчетно-кассовых операций самим банком заключается в составлении расчетно-кассовых документов в банке, в контроле за их оформлением. На основании документов операции отражаются по счетам бухгалтерского учета.

В системе банка правильная организация учетно-операционной работы имеет важное значение, так как обеспечивает выполнение важнейших функций финансово-кредитной системы Республики Беларусь. Организация учетно-операционной работы заключается в правильности распределения обязанностей и операционной нагрузки между ответственными исполнителями, в установлении порядка обслуживания клиентов и прохождения документов, в осуществлении определенного порядка предварительного и последующего контроля документов, в обеспечении достоверного отражения в учете данных по расчетно-денежным документам, в своевременной сверке в установленном порядке аналитического учета с синтетическим, в своевременном и достоверном составлении ежедневного баланса, в организации режима рабочего дня.

Организация учетно-операционной работы в банке должна обеспечивать выполнение определенных условий:

все операции по документам, поступившим в течение банковского дня, отражаются в бухгалтерском учете в тот же операционный день. Документы, поступившие по истечении банковского дня, отражаются в бухгалтерском учете не позднее следующего операционного дня;

оплата всех документов с текущих счетов клиентов производится за счет средств на этих счетах на начало операционного дня с соблюдением действующей очередности платежей;

передача информации на межбанковский расчетный центр производится по установленному графику;

документы, которые подлежат отправке в другие банки по почте, сдаются предприятию связи в день совершения операций.

Учетно-операционной работой занимаются учетно-операционные работники или ответственные исполнители, которые ведут счета бухгалтерского учета, как правило, однородные по экономическому содержанию.

Распределение обязанностей между ответственными исполнителями осуществляется главным бухгалтером, который разрабатывает и утверждает должностные инструкции на каждого ответственного исполнителя. Копия должностной инструкции передается ответственному исполнителю под роспись. Должностные инструкции ответственных исполнителей хранятся у главного бухгалтера.

Операционная нагрузка распределяется между ответственными исполнителями равномерно, путем закрепления счетов, с которыми они работают.

Распределение и закрепление счетов за каждым исполнителем производится в специальной книге учета распределения и перераспределения счетов между учетно-операционными работниками. Книга должна быть сброшюрована и пронумерована, чтобы исключить возможность дополнения или изъятия листов. На последней странице книги составляется надпись с указанием количества листов прописью, которая заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера или лицами, ими уполномоченными. Записи в такой книге производятся до полного ее использования. Книга состоит из двух частей. В первой части книги на каждого ответственного исполнителя отводится определенный лист, на котором записываются закрепленные за ним лицевые счета, ставится оттиск штампа ответственного исполнителя. В случае перераспределения счетов производятся записи об изменениях, которые заверяются подписью главного бухгалтера, или лиц, им уполномоченных. Во второй части книги производятся записи о передаче лицевых счетов, карточек с образцами подписей и оттиска печати клиентов и других материалов, необходимых в текущей работе.

При передаче в обязательном порядке указываются номера лицевых счетов. В специальных колонках ставят подписи принимающие и сдающие ответственные исполнители и главный бухгалтер или лица, им уполномоченные.

Бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением банка и возглавляется главным бухгалтером. В зависимости от размера и специализации банка, а также объема выполняемых операций могут быть выбраны различные варианты организации и структуры учетно-операционных отделов (рис. 2.1). Приведем примерную структуру бухгалтерского подразделения: главный бухгалтер; ответственные исполнители; контролер операционной группы; операционисты; операторы.

Рис. 2.1 Примерная структура учетно-операционного подразделения

Главный бухгалтер организует учетно-операционную работу н банке, занимается организационными вопросами, обеспечивает контроль.

Основным звеном учетно-операционного аппарата являются ответственные исполнители. Они осуществляют расчетное, кассовое обслуживание клиентов, ведут расчетные, текущие, ссудные счета, имеют право оформлять и подписывать расчетные документы, лицевые счета.

Группы из учетно-операционных работников создаются в крупных учреждениях банка для ускорения обработки документов. Организация труда операционистов нацелена на обеспечение ритмичности и слаженности работы отдельных звеньев аппарата, сокращение затрат времени на совершение операций и максимальное ускорение документооборота внутри банка. Улучшению операционной работы во многом способствует максимальное использование компьютерных технологий организации бухгалтерского учета.

Контролер руководит работой операционной группы (бригады), осуществляет контроль всех выполняемых бригадой операций и совершаемых записей.

В обязанности операциониста (работника по приему расчетно-денежных документов от представителей клиентов) входит: прием расчетно-денежных документов по расчетным, текущим, ссудным и другим счетам клиентов;

оформление приходных кассовых операций; прием денежных чеков;

разъяснение представителям клиентов правил оформления расчетно-денежных документов, предъявляемых в банк, а также других вопросов банковской работы и др.

В обязанности оператора подразделения автоматизации учета в банке входит сверка документов аналитического и синтетического учета, выполнение разного рода подсчетов и составления сводных ордеров и описей для бухгалтерского оформления операций.