Совершенствование учета и контроля расчетов с подотчетными лицами

Предложения по совершенствованию учета и контроля с подотчетными лицами

В целом на предприятии соблюдается законодательство, регулирующее учет расчетов с подотчетными лицами, но имеются определенные недостатки. В частности — в организации были выданы авансовые отчеты сотрудникам предприятия, которые не отчитались за ранее выданные денежные средства, что противоречит действующему законодательству. В целях предотвращения подобных нарушений в будущем, необходимо составить список подотчетных лиц, своевременно не предоставивших отчет об израсходованных суммах в командировках, и список подотчетных лиц, своевременно не предоставивших отчеты о суммах, предоставленных им на хозяйственные нужды. Это необходимо для того, чтобы не выдавать новые подотчетные суммы данному сотруднику до тех пор, пока сотрудник не предоставит отчет о ранее неизрасходованных суммах. Таким образом, необходимо усилить контроль в отношении лиц, не отчитавшихся за выданные им ранее подотчетные суммы.

Кроме того, на предприятии ООО «РИФ-Терминал» необходимо составить график документооборота с подотчетными лицами. Четко организованный документооборот будет обеспечивать контроль над оформлением документов, устанавливать персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно, обеспечит своевременность составления бухгалтерской отчетности. Помимо этого, правильно организованный документооборот будет способствовать рациональному разделению учетного труда, равномерности загруженности учетных работников и позволит избежать ошибок.

Таблица 3.1.

Примерный график документооборота в ООО «РИФ-Терминал».

Так как на предприятии ООО «РИФ-Терминал» выдача заработных плат осуществляется перечислением ее на банковские карты, на предприятии можно внедрить систему, в соответствии с которой имелась бы возможность «заморозить» заработную плату сотруднику на некоторое время, до тех пор, пока он не отчитается по ранее выданному авансу. Таким образом, сотрудники начнут относиться более серьезно к данному вопросу, и авансовые отчеты будут сдаваться гораздо быстрее.

Одним из направлений, позволяющих совершенствовать порядок учета и контроля с подотчетными лицами, является автоматизация данного процесса. Возможности рынка высоких технологий позволяют автоматизировать многие процессы, включая и бухгалтерский учет. Для этого необходимо перевести бухгалтерию на новый уровень. И выдавать денежные средства подотчетным лицам с помощью банковских, корпоративных карт.

Обращение банковских карт в Российской Федерации регулируется утвержденным Банком России «Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт» № 266-П от 24.12.2004 г. (в ред. от 10.08.2012 г.), в соответствии с которым держателями банковских карт могут быть как физические, так и юридические лица.

Кроме того, в Положении Банка России от 12.10.2011 г. N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее — Положение N 373-П), отсутствует норма о том, что выдача денег под отчет производится только из касс организаций. В этой связи было бы целесообразно осуществлять расчеты с подотчетными лицами через корпоративные пластиковые карты.

Центральный Банк России в Письме от 23 июля 2009 г. N 29−1-1−7/4625 указал, что вопросы проведения безналичных расчетов, в том числе операций по безналичному перечислению денежных средств на банковские счета физических лиц, открытых для совершения операций с банковскими картами, не являются предметом регулирования порядка ведения кассовых операций.

В этом письме в частности, отмечено, что вопрос, касающийся возможности выдачи денежных средств под отчет работникам на командировочные расходы посредством зачисления на их банковские счета, предназначенные для осуществления операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства.

В соответствии со ст. 168 Трудового Кодекса РФ порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом. Запрета на использование в этих целях банковских карт сотрудников трудовое законодательство не содержит.

Более того, Минфин РФ в своем письме от 05.10.12 г. № 14−03−03/728 прямо рекомендует организациям сектора государственного управления проводить безналичные расчеты с подотчетными лицами и переводить подотчетные суммы на их банковские карты.

Мнение о возможности использования карточного счета работника для проведения расчетов по подотчетным суммам на административно-хозяйственные расходы подтверждается и позицией арбитражных судов, о чем прямо говорится в Постановлении четырнадцатого Арбитражного апелляционного суда от 05.04.2011 г. по делу N А05−11 476/2010, и в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 г. N А52−174/2007.

Здесь следует помнить о том, что на практике у организаций могут возникнуть определенные налоговые риски. При налоговых проверках, денежные средства, перечисленные как подотчетные на зарплатные банковские карты сотрудников, налоговые органы могут квалифицировать как заработную плату. Соответственно на эти суммы, по мнению налоговых органов, должны быть начислены НДФЛ и страховые взносы.

С целью снижения возможных налоговых рисков и претензий со стороны налоговых органов при выдаче денежных средств под отчет на административно — хозяйственные нужды, организациям необходимо соблюсти правильность оформления всех первичных документов и отражения в бухгалтерском и налоговом учете данной операции.

Возможность выдачи денежных средств под отчет в безналичном порядке путем перечисления с расчетного счета организации на счет банковской карты сотрудника должна быть предусмотрена в локальных нормативных актах организации (например, в Коллективном договоре и Положении о командировках и т. п.).

Наличие возможности перечислять подотчетные денежные средства на карты сотрудников должно быть зафиксировано в договоре с обслуживающим банком.

Организации необходимо издать приказ, в котором будет содержаться перечень работников, на карты которых будут перечисляться денежные средства.

В платежном поручении должно быть указано, что перечисляемые суммы являются подотчетными средствами («на командировочные расходы» или на «хозяйственные нужды»).

Следует отметить, что способ выдачи подотчетной суммы сотруднику (выдача наличных денег из кассы или перечисление на банковскую карту) не влечет каких-либо изменений в остальные условия и правила, сопровождающие выдачу денежных средств под отчет. Так, организациями при перечисление денежных сумм на пластиковые карты в обязательном порядке должно быть соблюдено следующее:

• 1) выдача (перечисление) подотчетной суммы должна осуществляться по распоряжению руководителя организации на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается, а также просьбу сотрудника перечислять ему подотчетные суммы на его личную карточку с указанием всех реквизитов этой карточки;
• 2) выдача (перечисление) подотчетной суммы допускается только при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, полученным ранее в подотчет;
• 3) подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу представить авансовый отчет с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные расходы.

Вышеуказанные требования вытекают из п. 4.4 Положения N 373-П.

Кроме того, перечисление денежных сумм на банковские карты не избавляет подотчетное лицо от обязанности оформления авансового отчета, который, в свою очередь, составляется по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. N 55, если учетной политикой организации в качестве форм первичной учетной документации утверждены унифицированные формы Госкомстата РФ, или по иной форме, утвержденной учетной политикой.

Также в соответствии с п. 6, 7 и 15 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. N 749 (в ред. от 14.05.2013 г.) (далее — Положение № 749), при направлении работника в командировку должны быть оформлены следующие документы:

• — приказ о направлении работника в командировку (унифицированная форма N Т-9. Здесь и далее — указанные унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1, применяются, если они утверждены учетной политикой организации в качестве форм первичной учетной документации);
• — служебное задание (унифицированная форма N Т-10а);
• — командировочное удостоверение (унифицированная форма N Т-10).

По возвращении из командировки на основании п. 26 Положения № 749 в течение трех рабочих дней работник обязан представить работодателю:

— авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;

— отчет о выпол…

Выдача наличных денежных подотчетных сумм производится на основании письменного заявления сотрудника, подписанного руководителем ООО «РИФ-Терминал».

После осуществления расходов подотчетных средств, сотрудники обязаны в установленные сроки отчитаться перед бухгалтерией ООО «РИФ-Терминал». Если денежные средства выдавались на хозяйственные расходы то сотруднику необходимо отчитаться за них в течении трех рабочих дней с момента получения в подотчет денежных средств, а если сотруднику выдавались денежные средства на командировочные расходы, то также в течении трех рабочих дней, но от даты возвращения сотрудника из командировки. Предоставив в бухгалтерию компании авансовый отчет и приложив документы, подтверждающие произведенные им расходы.

При возникновении перерасхода, сотруднику возвращают сумму перерасхода. Остаток неизрасходованных подотчетных сумм возвращается в кассу ООО «РИФ-Терминал».

С 2012 года вступило в действие новое «Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» от 12.10.2011 № 373-П, утвержденное ЦБ РФ.

Данное Положение внесло некоторые изменения в порядок наличных расчетов с подотчетными лицами, которые бухгалтеру необходимо учесть в своей работе.

Расчеты с подотчетными лицами в ООО «РИФ-Терминал» осуществляются в наличной форме через кассу организации. Однако на сегодняшний день широкое распространение получают расчеты, осуществляемые через банковские карты. Поэтому в дипломном исследовании предложено в ООО «РИФ-терминал» внедрить систему безналичного расчета с подотчетными лицами, путем перечисления подотчетных сумм на корпоративные банковские карты. В первом и во втором случае есть свои особенности, которые необходимо учесть бухгалтеру.

При использовании корпоративных банковских карт удобство заключается в том, что в любое время имеется возможность отслеживать за тем, где и на какие цели расходовались денежные средства с этой банковской карты. Также корпоративные карты удобны тем что, во-первых, исключаются сложности с покупкой и вывозом за границу наличной иностранной валюты, во-вторых, это удобство и быстрота расчетов.

Кроме того, в результате проведенного исследования выяснилось, что на предприятии ООО «РИФ-Терминал» отсутствует график документооборота, что влечет определенные сложности при осуществлении учета и контроля расчетов с подотчетными лицами. В этой связи, представляется необходимым составить график документооборота по расчетам с подотчетными лицами. Четко организованный документооборот будет обеспечивать контроль над оформлением документов, устанавливать персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно, обеспечит своевременность составления бухгалтерской отчетности. Помимо этого, правильно организованный документооборот будет способствовать рациональному разделению учетного труда, равномерности загруженности учетных работников и позволит избежать ошибок.

Данные рекомендации позволят увеличить производительность труда работников бухгалтерии.