Организация учета материальных ценностей

Движение материальных ценностей оформляются соответствующими документами. Все первичные учетные документы по движению материальных ценностей на складах подразделений организации должны быть сданы в бухгалтерскую службу в установленные в организации сроки. Бухгалтерская служба организации принимает и проверяет первичные учетные документы с точки зрения правильности их оформления и законности совершенных операций.

При обнаружении операций, не соответствующих законодательству Российской Федерации и правилам бухгалтерского учета, лицо, осуществляющее учет материалов, сообщает об этом главному бухгалтеру. По недооформленным документам принимаются меры к их дооформлению, либо такие документы возвращаются соответствующим складам и подразделениям для надлежащего оформления.

После проверки первичные учетные документы таксируются (если таксировка ранее не была проведена), т. е. производится денежная оценка операций путем умножения количества на цену.

При обработке первичных учетных документов по учету материалов с помощью средств вычислительной техники таксировка производится на вычислительном центре или непосредственно на рабочем месте бухгалтера персональными средствами автоматизации учетных работ.

Первичные учетные документы складами и подразделениями сразу могут передаваться в вычислительный центр или иное аналогичное подразделение, минуя бухгалтерскую службу, для автоматизированной обработки. В этом случае проверка первичных учетных документов осуществляется работниками вычислительного центра, а бухгалтерская служба осуществляет последующий контроль.

Аналитический учет материалов ведется на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом.

Учет ведется в разрезе каждого склада, подразделения, других мест хранения материалов, а внутри них — в разрезе каждого наименования групп материалов, субсчетов и синтетических счетов бухгалтерского учета.

Как правило, применяются два варианта учета материалов с использованием оборотных ведомостей:

а) в бухгалтерской службе ведутся карточки количественно — суммового учета, которые открываются на каждое наименование материалов. В карточках бухгалтер отражает движение материалов (приход, расход) на основании первичных учетных документов (приходных, расходных, на внутренние перемещения), сдаваемых в бухгалтерскую службу складами и подразделениями. Таким образом, в бухгалтерской службе дублируется складской учет, с той лишь разницей, что в бухгалтерской службе ведется количественный и суммовой учет, а на складах и подразделениях — только количественный учет.

В карточках ежемесячно выводятся обороты за месяц и остатки на начало следующего месяца.

На основании карточек в бухгалтерской службе ежемесячно составляются оборотные ведомости материалов отдельно по каждому складу и подразделению. В оборотных ведомостях указываются:

номенклатурный номер материала (в случае его наличия);

наименование материала с указанием отличительных признаков (сорт, артикул, размер, марка и т. д.);

единица измерения;

цена;

остаток на начало месяца — количество и сумма;

приход за месяц — количество и сумма;

расход за месяц — количество и сумма;

остаток на конец месяца — количество и сумма.

В каждой оборотной ведомости выводятся итоги сумм по каждой странице, по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу.

Группировка материалов по субсчетам и синтетическим счетам бухгалтерского учета должна обеспечиваться системой кодирования номенклатурных номеров материалов, которые должны содержать соответствующие отличительные признаки.

На основе указанных оборотных ведомостей составляется сводная оборотная ведомость, в которую переносятся итоги оборотных ведомостей складов и подразделений по группам, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом.

Отдельно учитываются движение (образование и распределение) и остатки транспортно-заготовительных расходов.

Сводные оборотные ведомости сверяются с данными синтетического учета материалов.

Кроме того, ежемесячно производится сверка данных в карточках, ведущихся в бухгалтерской службе, с данными в карточках складов и подразделений;

б) карточки аналитического учета в бухгалтерской службе не ведутся, все приходные и расходные документы группируются по номенклатурным номерам, по ним подсчитываются итоговые данные за месяц по приходу и отдельно по расходу, которые записываются в оборотную ведомость.

Оборотные ведомости и сводные оборотные ведомости ведутся так же, как в первом варианте. Остатки в оборотных ведомостях сверяются с остатками, выведенными в карточках складов и подразделений.

Сальдовый метод учета материалов заключается в том, что в бухгалтерии организации не ведется количественный и суммовой учет движения материалов в разрезе их номенклатуры и не составляются оборотные ведомости по номенклатуре материалов. Учет движения материалов ведется в разрезе групп, субсчетов и балансовых счетов материалов бухгалтерской службой только в денежном выражении, определяемом исходя, как правило, из учетных цен.

Отдельно учитываются движение и остатки транспортно-заготовительных расходов.

Материально ответственные лица складов на основании первичных документов ведут количественный учет материалов в карточках или книгах складского учета. Сотрудник, ведущий бухгалтерский учет материалов по данному складу, принимает первичные учетные документы от материально ответственных лиц, проверяет их, сверяет с документами каждую запись в карточках складского учета и подтверждает это своей подписью непосредственно на карточках. Одновременно проверяет правильность выведения остатков.

Количественные остатки материалов на первое число каждого месяца на основании выверенных карточек складского учета по каждому номенклатурному номеру переносятся в сальдовую ведомость сотрудником бухгалтерской службы или заведующим складом.

По отдельным складам в качестве сальдовой ведомости может использоваться ведомость остатков материалов, представляемых этими складами вместе с первичными учетными документами.

Остатки материалов, записанных в сальдовой ведомости, таксируются по каждому номенклатурному номеру. Суммы остатков записываются в следующей графе сальдовой ведомости. Затем выводятся суммовые итоги остатков по группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу в целом.

Сальдовая ведомость составляется по той же форме, что и оборотная ведомость, за исключением оборотов, и хранится в бухгалтерской службе.

Целесообразно вести сальдовую ведомость по многографной форме, на шесть месяцев или на год. В сальдовой ведомости для записи остатков на начало каждого месяца отводится две графы; в первой графе записывается количество, во второй графе — сумма.

На основании указанных сальдовых ведомостей составляется сводная сальдовая ведомость, в которую переносятся итоги сальдовых ведомостей складов и подразделений по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и по соответствующим складам, подразделениям в целом.

Сальдовые ведомости и сводные сальдовые ведомости ежемесячно сверяются с данными синтетического учета материалов.

В организации могут применяться оба метода аналитического учета материалов, когда по одним складам и подразделениям применяется оборотный метод, а по другим — сальдовый. Оборотный и сальдовый методы учета применяются, как правило, при ведении учета вручную.

При автоматизированном учете материалов все необходимые для учета и контроля регистры бухгалтерского учета составляются при помощи средств вычислительной техники. В ведомостях отражаются обороты и остатки по каждому номенклатурному номеру материалов по количеству и сумме. Ведомости составляются в двух экземплярах — для бухгалтерской службы и склада.

Независимо от принятого метода аналитического учета материалов в бухгалтерской службе должен вестись синтетический учет движения материалов в стоимостном выражении по соответствующим синтетическим счетам, а внутри них — по складам и группам материалов.

Обобщение и группировка информации о движении материалов осуществляется в ведомостях движения материалов ежемесячно, отдельно по каждому складу. Ведомости движения материалов составляются отдельно по приходу и расходу материалов. Указанные ведомости могут вестись по фактической себестоимости материалов или их учетным ценам. Формы ведомостей движения материалов устанавливаются организацией самостоятельно. В указанных ведомостях подсчитываются итоги оборотов за месяц или отчетный период в разрезе групп материалов по субсчетам, синтетическим счетам по каждому складу.

Ежемесячно составляется сводная ведомость движения материалов, в которую переносятся итоги из ведомостей движения материалов по складам. В сводных ведомостях движения материалов приводятся также данные об остатках материальных ценностей на начало и конец месяца в разрезе групп материалов по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам бухгалтерского учета.

Данные сводной ведомости движения материалов и накопительных ведомостей ежемесячно сверяются с данными аналитического учета, т. е. с оборотными ведомостями и сальдовыми ведомостями.

Кроме сводной ведомости движения материалов, организация может составлять ведомость распределения материалов, в которой указываются корреспондирующие синтетические счета и субсчета учета расхода материалов в зависимости от направления их использования. Ведомость распределения материалов составляется в стоимостном выражении. Как правило, формирование указанной ведомости осуществляется производственным отделом бухгалтерской службы. В ведомости распределения материалов отражаются транспортно-заготовительные расходы или отклонения между покупной стоимостью материалов и их учетной ценой (при использовании счета 15 «Заготовление и приобретение материалов»).

При бухгалтерском учете материалов с использованием средств вычислительной техники данные синтетического бухгалтерского учета отражаются непосредственно в результате обработки первичных учетных документов (приемных актов, накладных, требований и т. п.). В этом случае накопительные ведомости по приходу и расходу материалов могут не составляться.

Применение организацией программ автоматизации учетных работ должно обеспечить формирование необходимых регистров бухгалтерского учета материалов, основными из которых могут быть:

• — оборотная ведомость движения материалов по номенклатурным номерам в разрезе складов, подразделений, мест хранения;
• — ведомость расхода материалов по заказам, сериям, переделам, другим калькуляционным единицам;
• — оборотная ведомость по материалам, находящимся в пути;
• — оборотная ведомость движения материалов, по которым отсутствуют расчетные документы (неотфактурованные поставки).