Состояние первично — учетной документации

Все хозяйственные операции должны быть документально оформлены, так как первичные документы служат основанием для записи в регистры синтетического и аналитического учета. Поэтому первичному учету уделяется большое внимание.

Для учета рабочего времени используется табель, который ведется непосредственно в отделах предприятия. С его помощью фиксируются сведения об отработанном времени, обеспечивается текущее наблюдение за выходами на работу.

Табель учета рабочего времени применяется для ежедневного отражения времени прихода работников на работу и ухода с работы, продолжительности рабочего времени, случаев опоздания на работу, неявок, простоев (с указанием причин). Кроме того, в табеле фиксируются часы, отработанные сверхурочно, в ночное время, в выходные и праздничные дни и т. д.

Заполненный табель подписывается лицом, ответственным за его ведение, и руководителем, после чего сдается в бухгалтерию предприятия, где на его основе начисляется заработная плата.

Затраты рабочего времени группируются по следующим признакам:

• — отработанное время (в пределах рабочего дня, сверхурочные часы, работа в выходные и праздничные дни, служебные командировки);
• — оплачиваемое неотработанное время (ежегодные отпуска, вынужденные простои, временная нетрудоспособность, выполнение государственных и общественных обязанностей, др.);
• — неоплачиваемое неотработанное время (прогулы, опоздания).

Первичные документы по учету кадров.

1. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1), приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а) (Приложение 10).

Применяются для оформления и учета принимаемых на работу работников по трудовому договору и заполняются: форма № Т-1 — на одного работника, форма № Т-1а — на группу работников. Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника (ов) на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику (ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу.

2. Личная карточка работника (Приложение 11).

Заполняются работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1a); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

3. Штатное расписание (Приложение 12).

Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.

4. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5), приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а) (Приложение 13).

Применяются для оформления и учета перевода работника (ов) на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией.

Заполняются работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (ам) под расписку. В случае, если трудовой договор с работником не заключался и его прием на работу оформлен приказом, при заполнении унифицированной формы № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» по строке «Основание» указываются конкретные документы, на основании которых работник будет переведен на другую работу (заявление, медицинское заключение, служебная записка и др). На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке работника, вносится соответствующая запись в трудовую книжку.

5. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6), приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а) (Приложение 14).

Применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику (ам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором.

Составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

6. График отпусков (форма № Т-7) (Приложение 15).

Применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков — сводный график. При его составлении учитываются положения действующего законодательства Российской Федерации, специфика деятельности организации и пожелания работников.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.

7. Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8), приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма № Т-8а) Применяются для оформления и учета увольнения работника (ов). Составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (ам) под расписку в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.

На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (ами) (увольнении) делается запись в личной карточке, трудовой книжке.

8. Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11), приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а) Применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе.

Составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник.

Подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника и трудовую книжку работника.

Первичные документы по начислению заработной платы.

1. Учетный лист тракториста — машиниста, ф 411АПК Учетный лист тракториста-машиниста по форме 411-АПК применяется для учета механизированных работ, выполняемых тракторами, комбайнами, самоходными машинами (кроме транспортных работ тракторов).

Документ открывается на каждого тракториста-машиниста.

Внизу документа приводятся общие итоги об отработанном времени, объеме выполненных работ, начисленной оплате труда и расходе горючего, количестве отработанных машино-дней и машино-смен.

Документ подписывают тракторист-машинист, агроном, бригадир. Заполненный учетный лист утверждает руководитель подразделения.

• 2. Путевой лист трактора, ф412АПК
• (Приложение 16)

Путевой лист трактора по форма N 412-АПК используется для учета работ, выполненных трактористами на транспортных работах. Выпуск трактора из гаража на транспортные работы без путевого листа не допускается.

Все путевые листы строго регистрируются и каждый имеет свой порядковый номер.

3. Учетный лист труда и выполненных работ, ф410АПК Учетный лист труда и выполненных работ по форме 410-АПК используется для учета ручных работ и с применением гужевого транспорта, выполненных группой работников (звено, бригада).

В документе записывается каждый работник, участвовавший в выполнении тех или иных работ в течение рабочего дня, его табельный номер, наименование работы и под какую культуру, отработано часов, объем выполненной работы, начислено основной и дополнительной оплаты.

Внизу выводятся общие итоги по всей группе работников, принимавших участие в работах.

Учетный лист подписывают агроном и бригадир.

4. Наряд на сдельную работу, ф414АПК (Приложение 17).

Наряд на сдельную работу по форме 414-АПК используется для учета выполненных работ в строительстве, промышленных, вспомогательных и прочих производствах группой работников (бригадой, звеном и т. п.).

В наряде указываются объем выполненных работ, отработанное время, сума оплаты труда.

5. Расчет начисления оплаты труда работникам животноводства, ф413АПК Расчет начисления оплаты труда работникам животноводства по форме 413-АПК предназначен для расчета оплаты труда работникам животноводства, исходя из объема выполненных работ, на которые установлены сдельные расценки.

В документе по каждому работнику фермы указывается его должность, табельный номер, отработанное время, объем выполненной работы (полученной продукции) и исходя из установленных расценок делается начисление оплаты труда.

На оборотной стороне документа по каждой графе выводятся общие итоги, указывается количество отработанных коне-дней гужевого транспорта. Документ подписывается зоотехником, бригадиром и бухгалтером, принявшим его для обработки.

6. Путевой лист грузового автомобиля Предназначен для учета работы грузового автотранспорта и является основанием для начисления заработной платы водителям, грузчикам.

Путевой лист выдается на 1 день. В нем отражается количество перевезенного груза, расстояние, расход нефтепродуктов.

7. Путевой лист легкового автомобиля Предназначен для учета работы легкового автотранспорта и начисления заработной платы водителям.

8. Ведомость выдачи натуральной оплаты, ф415АПК Используется для отпуска продукции в счет оплаты труда. В данной ведомости указывается стоимость проданной продукции, исходя из отпускных цен, ФИО.