Введение. 
Формирование и хранение конфиденциальных дел

Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решений, не обходится без процесса создания, оформления, исполнения документов и их хранения. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием дел, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением уничтожения.

В организации любой организационно-правовой формы собственности без правильной постановки делопроизводства, знания его нормативно-методической базы, невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.

Формирование и хранение конфиденциальных дел

Систематизация конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствуют тем требованиям, которые предъявляются к аналогичной работе с документами открытого доступа.

Вместе с тем задачи, решаемые при выполнении процедур и операций формирования и ведения дел с конфиденциальными документами (конфиденциальных дел), охватывают не только сферу эффективного использования этих документов в управленческой и производственной деятельности фирмы, но и в значительной степени сферу обеспечения сохранности документов, дел, массивов информации и их носителей, а также других конфиденциальных материалов в процессе хранения и использования.

Угроз ценным и конфиденциальным материалам фирмы в период их текущего (оперативного) архивного хранения нисколько не меньше, чем во время рассмотрения, исполнения, обработки и движения. В практической деятельности фирм этот момент часто не учитывается, исполненные конфиденциальные документы выпадают из-под контроля службы КД, что создает благоприятные возможности для злоумышленника осуществить несанкционированное ознакомление с этими документами или выполнить с ними иные противоправные действия.

Помимо известных задач номенклатура конфиденциальных дел предназначена для:

• * учета формируемых дел (номенклатурного учета дел) и обеспечения проверки наличия документов и дел;
• * закрепления схемы разрешительной системы доступа руководителей и сотрудников фирмы к делам;
• * учета дел архивного фонда;
• * учета движения, использования и уничтожения архивных документов, дел и других конфиденциальных материалов до передачи в ведомственный архив или архив фирмы. Табличная часть номенклатуры имеет следующие дополнительные графы, предназначенные для практической реализации указанных выше задач: гриф конфиденциальности дела, фамилии сотрудников, которым предоставлено право пользоваться делом, отметка о движении дела (архивный номер, номер и дата акта об уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводительного письма), отметка о проверке наличия (подписи и дата). Комплексы документов на магнитных носителях (дискетах и др.), а также архивные массивы (подмассивы) электронных документов, находящихся в компьютере, вносятся в номенклатуру дел на общих основаниях. Закрепление дел за конкретными исполнителями делает номенклатуру правовой основой для разрешения исполнителям работать с конкретными делами.

В номенклатуру не включаются конфиденциальные дела и документы, которые имеют инвентарную форму учета, например:

техническая и технологическая документация, печатные издания, аудио — и видеодокументы, особо ценные документы выделенного хранения и т. п.

Перечень заголовков дел оформляется таким образом, чтобы состав, содержание и уровень конфиденциальности документов каждого дела соответствовали функциональным обязанностям тех сотрудников фирмы, которые допущены к делу и будут с ним работать. Конфиденциальные документы не должны попадать в государственный архив до истечения срока конфиденциальности их содержания, поэтому при их комплектовании в дела каждое дело должно содержать документы, имеющие приблизительно одинаковый период конфиденциальности. Под одним заголовком обычно заводится конфиденциальное и неконфиденциальное (открытое) дело или устанавливается предметная связь конфиденциальных и открытых дел. В этом случае конфиденциальные дела включают в себя только те документы, которые в данный момент должны иметь ограничения по доступу к ним персонала. В результате защита документов, дел и носителей информации становится более эффективной. Не следует отождествлять два разных понятия — срок хранения дела и период конфиденциальности документов, включаемых в дело, хотя конфиденциальные документы характеризуются и тем и другим понятиями. Период конфиденциальности может быть длиннее или короче срока хранения дела.

Номенклатура конфиденциальных дел, составляемая как самостоятельный документ или в виде приложения к общей номенклатуре дел фирмы, должна иметь гриф ограничения доступа, соответствующий уровню конфиденциальности содержащихся в ней дел и документов. Она учитывается как любой внутренний конфиденциальный документ по картотеке подготовленных документов.

Любые изменения, дополнения и отметки при выполнении процедуры ведения номенклатуры вносятся в нее с разрешения руководителя службы КД. конфиденциальный архивный документ В отличие от номенклатуры дел открытых документов при работе с номенклатурой конфиденциальных дел выделяется в качестве самостоятельной процедура закрытия номенклатуры дел, которая включает в себя следующие операции:

• * проверка закрытия всех заведенных дел и томов;
• * проведение ежегодной проверки наличия дел и документов;
• * заполнение итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел;
• * проверка полного соответствия электронного и бумажного экземпляров номенклатуры дел, допечатка отметок о закрытии номенклатуры, заверение всех отметок росписью работника участка службы КД;
• * включение бумажного экземпляра номенклатуры в дело номенклатур;
• * переработка электронного экземпляра номенклатуры дел для использования в следующем календарном году;
• * распечатка номенклатуры дел следующего года для издания.

После окончания делопроизводственного года и проведения годовой проверки наличия дел и документов номенклатура закрывается и подшивается в дело, содержащее номенклатуры за прошлые годы. При этом номенклатура сохраняет учетную функцию архивных дел соответствующего года.

Для удобства проверки сохранности конфиденциальных дел, особенно при значительном количестве дел долговременного периода конфиденциальности, можно ввести инвентарную форму учета дел. Каждое законченное и закрытое конфиденциальное дело (том), картотека, журнал вносятся в традиционную и (или) электронную инвентарную учетную опись законченных производством дел, картотек и журналов. Учетные инвентарные номера дел вносятся в номенклатуру и указываются на обложках дел.

Следовательно, процесс составления, ведения и закрытия номенклатуры конфиденциальных дел имеет существенные отличия от аналогичного процесса систематизации открытых дел. Эти особенности касаются, прежде всего, установления ограничений на доступ сотрудников к делам и обеспечения проверки наличия дел, как в текущем делопроизводстве, так и в архиве фирмы.

Формирование и оформление дел Дела с конфиденциальными документами всегда формируются централизованно в службе КД. Формирование и хранение таких дел на рабочих местах сотрудников фирмы не разрешается.

В процессе формирования и хранения возникают серьезные угрозы конфиденциальным делам и документам, которые могут получить реальный характер в результате:

• * получения сотрудником, работающим с делом, большего объема конфиденциальной информации, чем это необходимо (из-за неправильного формулирования заголовков дел в номенклатуре или ошибочного распределения, систематизации документов по делам);
• * утери работником службы КД контроля использования дел сотрудниками фирмы (из-за плохо организованного ежедневного учета выдачи и возвращения дел);
• * утраты (кражи, утери) дела или содержащегося в нем документа, частей документа, подмены документов, отдельных листов;
• * ошибочной выдачи дела сотруднику, не имеющему права доступа к данному делу;
• * доступа к делам посторонних лиц как следствие ошибочных действий персонала или невыполнения персоналом порядка обеспечения сохранности дел (например, невыполнения требований инструкции об эвакуации дел и документов в условиях экстремальной ситуации).

При формировании конфиденциальных документов в дела должна жестко соблюдаться разрешительная система доступа сотрудников к делам, документам и электронным сведениям, обеспечиваться информационная взаимосвязь местонахождения документа в деле с его предыдущими учетными формами и номерами, строго выполняться инструктивные требования, решающие задачу сохранности дел и документов.

Технологическая схема процесса формирования и оформления конфиденциальных дел включает следующие процедуры: оформление дела при его заведении; оформление дела при его формировании;

оформление дела (тома) при его закрытии; выдача законченных дел сотрудникам фирмы и приема их от сотрудников.

Особенностями процедуры оформления дела при его заведении являются:

• * оформление обложки дела с указанием грифа конфиденциальности дела;
• * оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела);
• * оформление карточки учета разрешений и выдачи дела (помешается в конверте на внутренней стороне обложки);
• * подшивка в дело чистых листов (бланков) внутренней описи документов;
• * внесение в номенклатуру отметки о заведении дела.

Датой заведения дела является дата поступления первого документа на подшивку в дело. Обложка конфиденциального дела оформляется в соответствии с общими правилами. Гриф конфиденциальности указывается в верхнем правом углу обложки дела. В целях затруднения поиска дел посторонним лицом заголовок дела на обложке может не указываться, ставится только индекс дела по номенклатуре.

Внутренняя опись обязательна для всех дел, содержащих конфиденциальные документы, выполняет функцию учета документов, включенных в дело, и содержит графы: учетный номер документа, гриф конфиденциальности, дата подписания или утверждения, вид, краткое содержание, номера листов дела, соответствующих расположению документа в деле. Опись подшивается в начале дела, перед документами и имеет самостоятельную нумерацию листов. По описи проверяется сохранность документов и их комплектность.

Магнитные носители (дискеты и др.) с документами хранятся в специальных футлярах, оформление лицевой стороны которых аналогично оформлению традиционного дела. В футляр вкладываются: список исполнителей, допущенных к носителю, карточка разрешений и выдачи носителя, бумажный экземпляр электронной описи документов, записанных на носителе.

Особенностями процедуры оформления дела при его формировании являются:

• * проставление в каждом документе под грифом ограничения доступа отметки о периоде его конфиденциальности или даты рассмотрения вопроса о снятии грифа (если такая отметка или дата ранее отсутствовали);
• * внесение данных о подшиваемых документах во внутреннюю опись дела;
• * нумерация листов документа в деле;
• * при необходимости внесение изменений в реквизиты обложки дела;
• * подшивка документа в дело (прошнуровывание листов документа), проверка правильности нумерации листов;
• * внесение отметки о подшивке в учетную карточку документа;
• * проверка правильности подшивки документа;
• * возвращение учетной карточки документа на соответствующий участок службы КД, в картотеку по принадлежности. В дело включаются только исполненные конфиденциальные документы одного календарного года в комплекте с приложениями и всеми материалами, инициировавшими и сопровождавшими процесс исполнения документа. Копии формируются в отдельное дело. Сведения о документе вносятся в опись перед его подшивкой в дело.

Запрещается подшивать в одно дело конфиденциальные и открытые документы. Каждый том дела имеет самостоятельную нумерацию листов. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа, не затрагивая текст документа. Не допускается открывать очередной том дела до закрытия предыдущего. Ошибки в нумерации листов оговариваются в описи и заверительной надписи. Исправления, вносимые в опись дела, заверяются исполнителем и сотрудником службы КД.

Особенностями процедуры оформления дела (тома) при его закрытии являются:

• * подшивка и оформление заверительного листа — листа-заверителя (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности);
• * оформление итоговой записи во внутренней описи дела;
• * опечатывание концов шнурка на заверительном листе (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности);
• * внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела;
• * проставление отметки о закрытии дела (тома) в номенклатуре дел;
• * при необходимости — внесение дела в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов;
• * по окончании года — закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненные документы и контрольных журналов учета карточек;
• * внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел;
• * при необходимости — внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов.

Дата закрытия дела — дата оформления заверительного листа в деле. Дело (том) может быть закрыто только после исполнения и подшивки в него всех документов, относящихся к данному делу и году (периоду).

Законченные производством (закрытые) конфиденциальные дела в течение определенного и иногда достаточно длительного времени активно используются в текущей работе сотрудников фирмы, выдаются им для решения тех или иных вопросов.

Особенности процедуры выдачи законченных дел сотрудникам фирмы и приема их от сотрудников:

• * проверка работником службы КД полномочий исполнителя — наличия на обложке дела или в карточке учета разрешений и выдачи дела его фамилии в списке сотрудников, допущенных к делу (папке, альбому, дискете);
• * выдача дела сотруднику под роспись в карточке учета разрешений и выдачи;
• * помещение карточки учета разрешений и выдачи дела в картотеку «За исполнителями» ;
• * при возврате дела сотрудником — проверка соответствия документов дела сведениям, зафиксированным во внутренней описи, контроль комплектности дела и документов, сохранности всех их элементов;
• * роспись работника службы КД за возврат дела в карточке учета разрешений и выдачи, а также внутренней описи документов, находящихся у исполнителя;
• * помещение дела и карточки в места хранения.

Выданные исполнителям для работы дела должны быть возвращены ими в службу КД в тот же день.

Все указанные процедуры могут выполняться в автоматизированном режиме, который сопровождает специфический набор внемашинных операций. Выдача и возврат исполнителями архивных электронных комплексов документов имеют более сложную технологию, что связано с необходимостью выполнения ряда дополнительных операций по проставлению электронной подписи в учетных формах.

При снятии в установленном порядке с документа грифа конфиденциальности и изъятия его из дела нумерация листов дела сохраняется, но отсутствие листов отмечается во внутренней описи дела с указанием причины изъятия документа и его нового местонахождения. Одновременно такая же отметка вносится в учетную форму документа. Учетная форма остается в картотеке исполненных конфиденциальных документов за соответствующий год и не подлежит перемещению в картотеку открытых документов. Аналогичным образом осуществляется процесс изъятия электронного документа из архивного массива компьютера службы КД или с дискеты.

После изъятия из дела последнего документа, с которого снят гриф конфиденциальности, обложка дела или футляр магнитного носителя вместе с внутренней описью продолжают храниться в службе КД на протяжении указанного в номенклатуре срока и затем уничтожаются. Отметка об уничтожении вносится в номенклатуру дел соответствующего года и (или) инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов (если такая опись ведется).

Хранение дел с конфиденциальными документами на рабочих местах руководителей и специалистов дольше одного рабочего дня запрещается. Конфиденциальные текущие и архивные дела хранятся централизованно в службе КД в условиях, исключающих их хищение, уничтожение или несанкционированный доступ посторонних лиц. Хранить их вместе с делами открытого доступа не разрешается.

Дела в службе КД хранятся в сейфах (металлических шкафах), которые всегда должны быть заперты. На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) должна быть наклеена опись архивных дел или номенклатура дел текущего года с указанием особенностей расположения дел на каждой из полок, а также указана последовательность эвакуации дел при экстремальных ситуациях. Дела, как правило, располагаются в последовательности номеров. Магнитные носители информации хранятся в футлярах по тому же принципу, также в металлических шкафах, в ячейках, в вертикальном положении.

Подготовка конфиденциальных дел к передаче в ведомственный архив (архив фирмы) технологически не отличается от аналогичной работы с делами открытого доступа.

Следовательно, технологическая схема формирования и оформления конфиденциальных дел с достаточной степенью гарантии решает задачи обеспечения сохранности как традиционных дел и документов, так и архивных электронных массивов конфиденциальных документов.