Перечень и содержание первичных документов, их взаимосвязь с решаемыми задачами. 
Проектирование форм первичных документов и порядок их формирования

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, согласно ст. 9 Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• а) наименование документа;
• б) дату составления документа;
• в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
• г) содержание хозяйственной операции;
• д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• ж) личные подписи указанных лиц;

Для учета расчетов по договорам с поставщиками используют первичные учетные документов, некоторые из них представлены в таблице 2.2.1.

Под проектированием автоматизированных экономических информационных систем понимается процесс разработки технической документации, связанный с организацией системы получения и преобразования исходной информации в результатную, т. е. с организацией информационной технологии. Документ, полученный в результате проектирования, носит название проект [7, с. 247].

Таблица 2.2.1.

Перечень первичных документов.

Спроектируем «Договор поставки» и документ «Накладная» с помощью программы «1С: Торговля и Склад 7.7».

«1С: Торговля и склад» представляет собой компоненту «Оперативный учет» системы «1С: Предприятие» с типовой конфигурацией для автоматизации складского учета и торговли.

Компонента «Оперативный учет» предназначена для учета наличия и движения материальных и денежных средств. Она может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами «1С: Предприятия».

«1С:Торговля и склад» предназначена для учета любых видов торговых операций. Благодаря гибкости и настраиваемости, система способна выполнять все функции учета — от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.

Характеристика данных документов представлена в таблице 2.2.1. Также в таблице 2.2.2 представим описание реквизитов документа «Договор поставки», а в таблице 2.2.3 — описание реквизитов документа «Накладная». В Приложениях 2 и 3 представим образцы заполнения документов «Договор поставки» и «Накладной» на примере данного предприятия.

Программа предназначена для учета и печати договоров поставки и спецификаций к ним в конфигурациях 1С: Предприятия 7.7 «Бухгалтерский учет» и «Торговля и Склад». Программа представляет собой окно с двумя таблицами: «Журнал договоров поставки» и «Журнал спецификаций».

Договор создается с использованием справочника «Контрагенты», соответственно в печатную форму договора переносятся реквизиты контрагента.

Журнал спецификаций содержит список спецификаций относящихся к конкретному договору (на котором стоит курсор в журнале договоров). В печатной форме спецификации указывается приложением, к какому договору она является.

Основанием для спецификации служат документы «Счет», «Отгрузка товаров, продукции», «Отгрузка материалов на сторону» в «1С: Бухгалтерии» и «Заявка покупателя» и «Реализация» в «1С: Торговля и Склад».

При первом открытии программа формирует первоначальные реквизиты нашей фирмы, представление её в преамбуле договора и подписи (закладка «Настройки договора»). Их можно отредактировать.

В «1С: Торговля и Склад» журнал договоров фильтруется по собственным юридическим лицам.

Основа для формирования печатной формы договора берётся из отдельного файла «Шаблон договора поставки. mxl» «. Шаблон договора может быть самостоятельно переделан пользователем программы под форму принятую на предприятии.

Можно создать несколько вариантов договора с разными условиями.

При формировании договора программа запрашивает, какой шаблон берется за основу. Кроме печати договоров поставки и спецификаций программа формирует отчет «Журнал договоров» .

Таблица 2.2.2.

Описание реквизитов документа «Договор поставки».

Рассчитаем ширину (Т) и длину (Д) документа по формулам:

Т=3 х (58 + 3) + 0,5×4 + 2,2×0 + 16 + 8 = 209 мм Д = 20 + 8 + 8 + 6×3. + 9×25. + 0,5×28. + 2,2×1 = 295,2 мм Таким образом, документ «Договор поставки» будет иметь формат бланка документа А4, ориентация «Книжная».

Накладная — первичный бухгалтерский документ, предназначенный для оформления операций по отпуску и приему товарно-материальных ценностей. Содержит наименование выписавшей ее организации, номер и дату, кем и кому отпущен товар, его наименование, количество, сорт, цену и другие данные, основание для отпуска товара, расписку материально ответственных лиц в его отпуске и приеме [7, с.68].

Таблица 2.2.3.

Описание реквизитов документа «Накладная».

Рассчитаем ширину (Т) и длину (Д) документа по формулам:

Т=3 х (75 +10) + 0,5×9 + 2,2×2 + 16 + 8 = 287,9 мм Д = 20 + 8 + 8 + 6×7. + 9×13. + 0,5×17 + 2,2×2 = 207,9 мм Таким образом, «Накладная» будет иметь формат бланка А4, ориентация «Альбомная», так как ширина по расчетам больше, чем длина.