Построение организационной структуры управления. 
Линейные и функциональные связи

Под организационной структурой системы управления понимается состав подразделений (служб, отделов) и должностных позиций высшего управленческого персонала системы управления и административные связи между ними.

ак как достаточно четких формальных разграничений между отделами и службами нет, терминологически будет обозначать отделом такое структурное подразделение системы управления, численность которого составляет более трех человек, из которых один — начальник отдела, службой — отдельные должностные позиции и несколько должностных позиций, не имеющих иерархической зависимости друг от друга и объединенных лишь условно территориально в одном рабочем кабинете, например, юрист, главный технолог, главный экономист, служба главного механика и энергетика, состоящая из двух специалистов — главного механика и главного энергетика и т. п. понятие «линейные связи» обозначим организационно-управленческие связи административные связи подчинения.

Термин линейный означает лишь то, что все виды отношений между управляющими и исполняющими элементами организации, с одной стороны реализуются как связи непосредственного административного подчинения, а с другой стороны, осуществляются по одной «линии», по одному информационному «каналу». Коммуникационные взаимодействия осуществляются как оперативное управление в текущем времени именно в форме линейных связей, как наиболее эффективная форма устной передачи оперативных указаний при непосредственном контакте исполнителя и руководителя. В этом смысле линейные связи действительно отражают административные связи непосредственного подчинения. Как правило, содержание линейных связей отвечает на вопрос «что нужно сделать»? (К определенному календарному сроку), но не предусматривает отношение технологии выполнения, т. е. не отвечает на вопрос «как, каким образом, в какой последовательности». Например, линейные связи ОАО «Энергия»:

• · генеральный директор имеет в подчинении шестерых управляющих в ранге заместителей, те в свою очередь имеют в подчинении начальников отделов.
• · директора заводов подчинены генеральному директору, а функционально связаны со всеми управляющими и их отделами, от которых получают методическую помощь.

Под функциональными связями элементов любой системы организованной деятельности необходимо понимать жестко регламентированные, нормированные, кооперативно-последовательные зависимости одних элементов от других, выражающиеся в форме операционных содержательных закономерностей, определяемых технологией процессов кооперированной деятельности. Функциональные связи предполагают операционное описание технологии выполнения управленческой деятельности, т. е. описывает последовательность выполнения управленческих операций и собственно сами способы, операции или отдельные приемы и действия. Таким образом, содержание любой кооперированной деятельности формально может быть описано через технологическую структуру операционных функциональных взаимосвязей элементов организации. Именно это позволяет структурировать функциональную управленческую деятельность по отдельным функциональным подразделениям и должностным позициям. И наоборот, творческая, нефункциональная деятельность стратегического управления, как правило, реализуется вне структурных подразделений в форме различных советов, комитетов и тому подобных образований, состоящих их представителей функциональных подразделений и высшего управленческого персонала и предназначенных для коллективной творческой деятельности. Исключение из этого — аналитические центры, работа которых, заключается в обработке статистических данных и построении различных трендовых характеристик. Собственно аналитические выводы из этой информации такие формируются указанными органами стратегического управления.

Например, ОАО «Энергия»:

• · Генеральному директору подчинены и функционально взаимосвязаны с ним дивизионы управления.
• · Управляющим подчинены и функционально с ними связаны отделы: маркетинга, кадров, ПиО, финансы, главного технолога, ПТО.
• · Директора заводов подчинены генеральному директору, но функционально связаны с дивизионом управляющих и их отделами.
• · Систему стратегического управления составляет совет директоров и шесть управляющих.

Необходимо иметь в виду, что функциональная структура отражает лишь потенциально самые общие принципиальные необходимые функциональные взаимосвязи элементов организации в разрезе функциональных задач. С этой точки зрения под функциональными связями необходимо понимать такие содержательные связи, между работниками организации при которых вышестоящий сотрудник имеет право давать советы, а нижестоящий обязан их выслушать. Реализация этих рекомендаций возможно только в результате линейных административных связей. Именно так на практике реализуется функциональные взаимосвязи. Плановые экономические или проектные технологические рекомендации, разработанные соответствующими функциональными плановыми или технологическими подразделениями, становятся обязательными для исполнения только после утверждения их высшим управленческим персоналом — генеральным директором или его заместителями. Все инструктивно-методические рекомендации, функциональные должностные инструкции, составленные специалистами, приобретают силу нормативного документа, обязательного для исполнения, также лишь после утверждения высшим административным управленческим персоналом. Таким образом, функциональные взаимосвязи реализуются через структуру административных связей подчинения. Следовательно, все схемы организационных структур управления, хотя и отражают только линейные административные связи подчинения, являются по существу линейнофункциональными структурами данного типа.

Схема организационной структуры ОАО «Энергия» построена с соблюдением определенных принципов.

• 1. Соблюдение принципа «вертикального зонирования», т. е. в зоне вертикального подчинения функциональному менеджеру должны располагаться только те подразделения и службы которые непосредственно подчинены этому менеджеру.
• 2. Соблюдение принципа «горизонтального зонирования по уровням управления», т. е. когда каждое подразделение организации размещается строго по иерархическим уровням управления.

Согласно методическим рекомендациям, схема формирования организационной структуры управления имеет четыре уровня управления (для крупных фирм маркетингового типа).

1 уровень — высшая администрация, генеральный директор, совет директоров.

2 уровень — администрация производственных групп, управляющие.

3 уровень — начальники отделов, служб (производственные отделения).

• 4 уровень — администрация предприятия во главе с директорами.
• · В схеме структуры организации не должно быть подразделений, которые вообще не имеют линейных взаимосвязей, т.к. в системе в принципе не может быть таких подразделений.
• · В схеме структуры организации не должно быть каких-либо подразделений, имеющих двойное подчинение хотя функциональное взаимодействие может быть в различных вариантах. Особо следует отметить, что в структуре ОАО имеются дивизионы и стратегическое планирование осуществляет совет директоров.

Схема формирования организационной структуры представлена на следующей странице.

Схема формирования организационной структуры.