Рассмотрение входящей корреспонденции из Федеральной службы Роспотребнадзора, Минздравсоцразвития РФ, от органов государственной власти и иных предприятий и организаций

Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в Управление корреспонденции производится в централизованном порядке секретарем руководителя Управления, который занимает должность старшего специалиста 1 разряда отдела организации и обеспечения деятельности Управления, и, в соответствии с Реестром должностей федеральной государственной гражданской службы относится к младшей группе должностей федеральной государственной гражданской службы категории «обеспечивающие специалисты». В своей служебной деятельности специалист руководствуется: Конституцией РФ, Федеральным законом от 27 июня 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», иными федеральными законами, положением об Управлении, положением об отделе, инструкцией по делопроизводству, утвержденной приказом по Управлению № 102 от 15.11.2005 г., приказом № 388 от 14.12.2009 г. «Об утверждении Регламента Управления Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Тульской области».

Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

В территориальных отделах регистрация входящей документации производится специалистом, отвечающим за делопроизводство.

Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку «лично», вскрываются.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.

Посылки и бандероли с наложенным платежом выкупаются только через отдел организации и обеспечения деятельности.

Документы, адресованные руководителю Управления, его заместителям, структурным подразделениям раскладываются в соответствующие папки.

Документы на имя руководителя Управления, его заместителей и в адрес Управления по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Тульской области сортируются секретарем на: регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии Перечнем документов, не подлежащих регистрации.

Нерегистрируемые документы передаются в структурные подразделения по назначению.

Документы, адресованные руководителю Управления, его заместителям, начальникам территориальных отделов после регистрации передаются руководству для резолюции.

Документы, доставленные спецсвязью, регистрируются в режимно-секретном отделе и передаются руководству в первую очередь.

После рассмотрения документов руководителем Управления, его заместителями, начальником территориального отдела они возвращаются секретарю (лицу, ответственному за делопроизводство) для перенесения резолюции в журнал учета входящей документации и передачи документа исполнителю. В первую очередь обрабатывается корреспонденция из вышестоящих организаций (Федеральной службы Роспотребнадзора, Минздравсоцразвития РФ), а также из органов государственной власти, имеющая минимальные сроки к исполнению.

Документы, рассматриваемые несколькими отделами Управления, передаются им поочередно или одновременно в копиях, если срок исполнения ограничен. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При ознакомлении (получении) документа исполнители в подлиннике резолюции указывают дату ознакомления (получения) и ставят свою роспись.

Резолюция руководителя считается неотъемлемой частью документа и хранится в деле вместе с документом до момента его передачи на постоянное хранение или уничтожение.

Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические и др.), как создаваемые внутри Управления (приказы, указания, протоколы, докладные записки, письма и др.), территориального отдела, так и поступающие из других организаций и от физических лиц.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние — в день подписания или утверждения.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в Управлении только один раз.

Отдельно регистрируются документы, присланные из Министерства здравоохранения и социального развития, Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, из органов государственной власти, обращения граждан. Порядковые номера документам присваиваются в пределах каждой регистрационной группы. Документы регистрируются в пределах календарного года.

Документы регистрируются в соответствующих журналах.¹

Устанавливается следующий обязательный минимум реквизитов регистрации: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; индекс документа; дата поступления; индекс поступления; заголовок документа или краткое содержание; резолюция (исполнитель (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического содержание поручения, дата); срок исполнения; отметка об исполнении исполнения и номер документа-ответа); номер дела.

Регистрационный номер и дата поступления документа проставляются в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

В Управлении предусматривается смешанная система регистрации входящей и исходящей документации, как централизованно, так и в территориальных отделах.

Регистрация приказов, постановлений, распоряжений ведется в журнальной форме. В Управлении регистрируются:

Указы Президента РФ, Постановления Правительства РФ;

приказы по основной деятельности, в том числе о внесении изменений в структуру и штатное расписание Управления;

постановления Главного государственного санитарного врача по Тульской области;

распоряжения;

постановления, приказы Руководителя Федеральной службы Роспотребнадзора;

постановления, распоряжения губернатора Тульской области Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

Для документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних документов — с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан — с даты их поступления управления, его заместителями исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения — в указанный в документе срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» — в 3-дневный срок, имеющие пометку «оперативно» — в 10-дневный срок, остальные — в срок не более 30 дней;

по запросам депутатов городской, областной Думы (депутатскому запросу) — не позднее, чем через 30 дней со дня получения;

— по обращениям граждан, поступившим в Управление — до одного месяца со дня их регистрации.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в журнале.

Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Исполнитель документа должен не менее чем за три дня до истечения срока исполнения документа обратиться к лицу, установившему срок, с просьбой о продлении срока, представив обоснование. Изменение срока должно быть также согласовано с организацией, установившей его, если срок установлен в документе. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Продление срока исполнения депутатских запросов членов предполагает наличие промежуточного ответа автору запроса с аргументированным обоснованием необходимости продления срока.

Изменение срока документируется: проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация, организация — автор документа.

Запрещается увеличивать срок исполнения, установленный руководством Управления или определять его с момента поступления документа в структурное подразделение.

Обработка и отправка документов осуществляется централизованно отделом организации и обеспечения деятельности в соответствии с Почтовыми правилами.

Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку и вложение в конверты, определение и проставление стоимости отправления, составление списка на заказную почту и сдачу в отделение связи. Отправлять документы заказной почтой без крайней необходимости не рекомендуется.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.