Анализ управленческих и информационных процессов на предприятии

Управленческие и информационные процессы на предприятии представлены организационной схемой предприятия и схемой документооборота.

На рисунках 1 и 2 изображены структурная схема подчиненности в организации и структурная схема документооборота сметного отдела.

Рисунок 1 Структурная схема подчиненности в организации Функции Проектного отдела.

• * содействие в инициации и осуществлении Проектов, разработка проектной документации совместно с инициаторами Проектов;
• * приведение документации Проектов к стандарту, утверждение Проектов;
• * представление Проектов директору организации для финансирования;
• * представление отчетов о ходе выполнения Проектов директора, контроль и координирование выполнения Проектов;
• * разработка отчетной документации по Проектам совместно с его инициаторами, сбор, хранение и структурирование отчетной документации;
• * инициация собственных Проектов направленных на достижение задач
• * составления плана управления выделяемыми на Проекты ресурсами (штатными и материальными) и утверждение его у директора
• * взаимодействие с другими направлениям организации
• * взаимодействие с внешними государственными организациями, коммерческими организациями, некоммерческими организациями с целью представления интересов организации

Функции ИТ принимать решения об инициации Проектов;

требовать согласования всех инициатив и проектов, касающихся работы;

запрашивать в Подразделениях информацию и материалы необходимые для разработки и планирования работ по Проектам;

получать объяснения, наводить справки и получать необходимую информацию;

давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, касающимся инициации и осуществления Проектов;

требовать согласования всех мероприятий, командировок, участий в конференциях, форумах, выставках, связанных с возможностями инициации новых Проектов.

Начальник отдела ИТ несет ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций.

Ответственность сотрудников отдела устанавливается должностными инструкциями.

Сметный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

организует разработку и готовит к утверждению нормативы в области сметного нормирования и ценообразования;

проводит анализ ценообразующих факторов, состояния и конъюнктуры рынка;

разрабатывает и готовит к опубликованию индексы изменения сметной стоимости работ;

осуществляет мониторинг цен при проектировании и инженерных изысканиях;

рассматривает законченные разработки проектов нормативных документов по ценообразованию.

Рисунок 2 Структурная схема документооборота сметного отдела В документообороте проектного отдела участвуют следующие документы:

официальное письмо;

техническое задание;

акт рабочей комиссии о приемке в эксплуатацию;

акт готовности задания, сооружения к производству монтажных работ;

акт о проведении входного контроля;

акт измерения сопротивления изоляции электропроводок;

акт об окончании монтажных и пусконаладочных работ;

ведомость смонтированных и установленных приборов и оборудования, материалов и кабельной продукции.

К входящим документам относятся:

официальное письмо;

техническое задание на создание проекта.

К исходящим документам относятся:

технический проект;

рабочий проект;

акт рабочей комиссии о приемке в эксплуатацию;

акт готовности задания, сооружения к производству монтажных работ;

акт о проведении входного контроля;

акт измерения сопротивления изоляции электропроводок;

акт об окончании монтажных и пусконаладочных работ;

ведомость смонтированных и установленных приборов и оборудования, материалов и кабельной продукции.

Документооборот отдела кадров:

приказы по личному составу;

приказы по основной деятельности;

командировочные удостоверения;

распоряжения;

приказы на материальную помощь;

факсы;

входящие письма;

исходящие письма.

Документооборот отдела информационных технологий.

Входящие документы:

приказы;

докладные записки от сотрудников других отделов.

Исходящие документы акты списания оборудования;

докладные о необходимости закупки;

докладные о выдаче наличных средств;

докладные о необходимости поездки;

докладные о заработной плате.

В ходе обследования предметной области и анализа документооборота, в частности, были собраны следующие материалы:

штатное расписание организации;

устав организации;

входные документы организации;

выходные документы организации;

входные документы по отделам;

выходные документы по отделам;

внутренние документы отделов организации.

В результате анализа, среди всех документов собранных в организации автоматизации подлежат следующие документы:

входные документы организации;

выходные документы организации;

входные документы по отделам;

выходные документы по отделам;

внутренние документы отделов организации.

Разрабатываемая подсистема обеспечит автоматизированное резервное копирование этих документов, а также их архивирование и контроль версий.