Совершенствование планирования закупок в одо «стройуголок» на основе автоматизации закупочной деятельности

Главная задача системы управления запасами должна заключаться не только в учете запасов на складе, но и в применении современных моделей и правил восполнения запасов, в планировании оптимальных объемов закупок с выходом на финансовый контролинг бюджетных и собственных средств, направляемых на приобретение запасов и материалов, а также на стратегическое планирование запасов.

Целесообразно предложить предприятию ОДО «Стройуголок» автоматизировать учет запасов, их восполнения в целях повышения эффективности управления материальными запасами, обеспечения контроля за их расходованием, увеличения балансовой прибыли предприятия за счет снижения затрат на управление, оптимизации финансовых взаимоотношений с поставщиками сырья и материалов.

При использовании автоматизированной системы управления материальными запасами, могут быть достигнуты следующие улучшения в работе ОДО «Стройуголок»:

• — рациональное использование запасов ресурсов и материалов;
• — повышение их ликвидности;
• — ускорение оборачиваемости всех видов запасов;
• — обеспечение оптимальных расходов на приобретение запасов;
• — расчет оптимальной партии запасов;
• — снижение затрат на хранение запасов;
• — обеспечение налаженной работы транспорта;
• — выявление дефицитных позиций отдельных видов запасов;
• — выбор позиций тех средств, по которым сформировались лишние запасы, с целью их последующей реализации;
• — определение потребности в финансовых ресурсах для обеспечения необходимых поставок материалов в плановом периоде и т. д.

Для решения задачи автоматизации управления запасами в ОДО «Стройуголок» можно использовать уже имеющиеся в организации электронно-вычислительные и другие устройства.

Приобретение дополнительных технических средств не требуется.

В качестве входной информации для обеспечения управлениями запасами организация должна использовать данные бухгалтерской отчетности — формы № 1 баланс, форма № 2, 5; регистры бухгалтерских счетов; главную книгу, журнал-ордер, учетные ведомости по ТМЦ и др.

Рассмотрим количество и конфигурацию автоматизированных рабочих мест в организации ОДО «Стройуголок» (таблица 3.1).

Таблица 3.1 — Состав и конфигурация автоматизированных рабочих мест в ОДО «Стройуголок».

Для автоматизации системы управления материальными запасами в ОДО «Стройуголок» необходимы будут следующие виды операционных систем и пакетов прикладных программ:

• — Store Management SAP/R3;
• — Windows 9x/NT 4.0/2000 Server/XP;
• — MS Excel 2003;
• — MS Word 2003;
• — MS Access 2003;
• — Internet Explorer 8.0;
• — 1С-Бухгалтерия 8.1.

Все вышеперечисленное программное обеспечение, кроме предлагаемой к приобретению программы управления запасами Store Management SAP/R3, уже установлено на ЭВМ автоматизированных рабочих мест организации, в связи с чем нет необходимости приобретать или устанавливать дополнительное программное обеспечение.

Стоимость пакета Store Management SAP/R3 составляет 3250 тыс. руб.

При внедрении информационной системы управления запасами трансформации и реинжиниринга организационной структуры управления учреждением не потребуется. закупка приобретение запас Сбор первичных данных, копирование информации из баз данных в таблицы информационной системы, расчет показателей, получение и анализ результативной (выходной) информации будет осуществляться ответственными лицами учреждения на основе разработанного регламента и должностных инструкций. Задействованные в процессе внедрения и использования информационной системы подразделения и должностные лица представлены на рисунке 3.1.

Рисунок 3.1 — Организационная модель управления материальными запасами в ОДО «Стройуголок».

Сбор информации будет осуществляться путём занесения ее в таблицы данных пакета Store Management SAP/R3. Передача данных в системе будет осуществляться с помощью коммуникационного оборудования.

Все ответственные должностные лица, включенные в организационную модель управления материальными запасами в ОДО «Стройуголок» имеют высшее образование, обладают навыками работы с ПК на пользовательском уровне. В состав информационной модели Store Management SAP/R3 входят следующие блоки:

1) Исходная информация.

В качестве исходной информации для определения и расчета оптимального среднего размера партии поставки конкретного вида материальных запасов будут служить оперативные данные бухгалтерского и управленческого учета организации ОДО «Стройуголок»:

• — справочник материальных запасов;
• — сумма операционных затрат по размещению заказов;
• — объем потребления материальных запасов в рассматриваемом периоде;
• — средний размер одной партии поставки запасов;
• — средняя стоимость размещения одного заказа;
• — сумма операционных затрат по хранению запасов на складе;
• — стоимость хранения единицы запаса в рассматриваемом периоде.
• 2) Результативная информация:
  • — общая сумма затрат по размещению запасов (включающих расходы по транспортировке и приемке);
  • — общая сумма затрат по хранению товаров на складе;
  • — оптимальный средний размер партии поставки материальных запасов;
  • — оптимальный средний размер материальных запасов;
  • — норматив запаса сырья и материалов на складе.

На основе входных данных (справочник материальных запасов, справочник потребления материальных средств за период, справочник по стоимости размещения и хранения запасов) с использованием математического инструментария и вышеописанных моделей управления запасами будут формироваться следующие документы:

• — таблица оптимальных средних размеров партии запасов;
• — таблица оптимальных средних размеров запасов на складе,
• — таблица показателей оборачиваемости запасов;
• — таблица нормативов запаса сырья и материалов на складе;
• — таблица дефицитных материальных запасов;
• — таблица излишков материальных запасов на складе.

Экономическая эффективность информационной системы управления может быть установлена прямым сопоставлением затрат и результатов от ее внедрения, а также выражена относительными величинами. Сопоставив результаты до и после внедрения информационной системы, можно определить, с одной стороны, снижение трудоемкости и стоимости обработки экономической информации, необходимой для рационального управления, и, с другой стороны, эффекты, получаемые непосредственно в производственно-хозяйственной деятельности за счет улучшения качества управления.