Структура подготовки инструкции

Инструкция утверждается нормативным правовым актом (приказом, распоряжением и др.), издаваемым руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу титульного листа Инструкции и состоит из слова утверждена, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Работа над Инструкцией не ограничивается ее составлением и утверждением. В данном случае можно говорить о трех основных этапах этой работы.

Первый из них является подготовительным: определяется круг разработчиков, формулируются цели, определяются сроки и порядок работы, проводится сбор необходимых исходных данных.

Второй этап связан с созданием проекта Инструкции, его редактированием, согласованием и утверждением.

Третьим этапом можно считать работу по ознакомлению сотрудников с положениями Инструкции, внесением в Инструкцию необходимых изменений. Кроме того, обязанностью специалистов в области делопроизводства является постоянный контроль за соблюдением в организации требований Инструкции, методическая работа по разъяснению ее положений. Важно, чтобы в организации были изданы соответствующие распорядительные документы, регламентирующие проведение указанных работ.

На практике традиционно различают три вида инструкций по делопроизводству: примерная, типовая и индивидуальная (конкретная).

Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает требования к порядку работы с документами для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, штатам и другим параметрам, в связи с чем носит рекомендательный (методический) характер. На основе примерных инструкций по делопроизводству в организациях разрабатываются индивидуальные инструкции, имеющие статус локального нормативного правового акта.

Примерные инструкции, разрабатываемые, как правило, для организаций определенной отрасли (системы), не следует путать с Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях. Типовая инструкция по делопроизводству составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций и используется ими в качестве обязательного нормативного правового акта. Как правило, при наличии типовой инструкции индивидуальные инструкции по делопроизводству в соответствующих организациях не разрабатываются.

Если такая инструкция предусматривает на ее основе разработку в организациях отрасли индивидуальных инструкций по делопроизводству, то она является примерной. Если же такая инструкция должна использоваться организациями непосредственно в практической деятельности, то она может быть определена как типовая.

Подготовке проекта Инструкции предшествуют:

• — изучение действующего законодательства по вопросам деятельности организации, информатизации, делопроизводства и архивного дела;
• — анализ состояния документационного обеспечения управления в организации;
• — выявление и систематизация положений всех организационно-распорядительных документов организации, касающихся делопроизводства;
• — анализ ранее действовавших в организации инструктивных материалов по делопроизводству;
• — изучение инструкций по делопроизводству, применяемых в других организациях.

Инструкция подразделяется на разделы и подразделы. Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты с буквенной или цифровой нумерацией. Таблицы, схемы и другие материалы иллюстративного характера, как правило, оформляются в виде приложений, а соответствующие пункты Инструкции должны иметь ссылки на эти приложения.

Состав и содержание Инструкции, выделение в ней разделов и подразделов зависят от целого ряда факторов (структуры и численности аппарата управления, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков работы, применяемых технических средств). Так, при использовании в организации соответствующих технологий в Инструкцию могут быть включены такие разделы (подразделы), как «Передача информации по каналам факсимильной и телексной связи», «Звукозапись мероприятий», «Использование электронной почты» и др. В том случае, если организация активно работает с зарубежными партнерами, в Инструкцию включается раздел «Оформление документов, направляемых за рубеж» .

К числу обязательных разделов Инструкции можно отнести следующие:

• · Общие положения;
• · Подготовка и оформление документов;
• · Организация документооборота и исполнения документов;
• · Контроль исполнения документов;
• · Формирование дел и хранение документов.

Следует отметить, что указанные разделы лишь схематично отображают структуру Инструкции. Обычно инструкции по делопроизводству содержат от 5 до 15 разделов. В конечном итоге, деление на разделы и подразделы носит достаточно формальный характер. Важно обязательно включить в Инструкцию все существенные положения, касающиеся работы с документами.

Начинается инструкция по делопроизводству, как и рассмотренные уже другие виды организационных документов — положение и должностная инструкция, с раздела «Общие положения». В нём должно быть указано, что инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и обязательна для всех работников учреждения, фирмы. Специальный пункт посвящается перечислению нормативных документов, на основе которых она составлена. В этом разделе указывается также, на кого возложено руководство делопроизводством в организации в целом и в структурных подразделениях.

Разделы по обработке документов пишутся с учётом технологии, принятой в конкретной организации: традиционная или компьютеризированная. Все этапы работы с документами присутствуют как при традиционной технологии, так и автоматизированной, но они различаются по характеру выполняемых операций.

Например: раздел «Информационно-справочная работа» в автоматизированной системе может выглядеть так:

• 1.1 В процессе регистрации создается база данных для информационно-справочной работы по документам организации.
• 1.2 Поиск документа может осуществляться по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке.
• 1.4 При поиске документов может указываться:
  • — Входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов)
  • — Вид документа (письмо, приказ, договор и т. п.);
  • — Приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления, а для внутренних — подписания документа);
  • — Регион, по которому ведется поиск (страна, область);
  • — Организация (корреспондент/адресат);
  • — Содержание (тема).
• 1.5 При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться его номер;
• 1.6 При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме.

К инструкции даются приложения и чем их больше, тем инструкция нагляднее. Это обычно:

• — образцы оформления наиболее распространённых видов документов (приказа, распоряжения, протокола, акта, письма, телеграммы, телефонограммы и т. д.);
• — формы (регистрационной карточки, номенклатуры дел, листа-заверителя дела, обложки дела, описей, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и др.);
• — списки (перечни) документов (не подлежащих регистрации, подлежащих утверждению, документов, на которые ставится печать и т. д.).

Инструкция по делопроизводству, также как и Правила подготовки и оформления документов, если они выделены в самостоятельный документ, утверждаются. Чаще всего они утверждаются приказом руководителя организации, в котором указывается, с какого числа они вводятся в действие и перечисляются те мероприятия, которые служба делопроизводства должна произвести для их внедрения. Например:

• 1 Организовать ведение делопроизводства в соответствии с требованиями Инструкции.
• 2 Обеспечить оказание методической помощи подразделениям по внедрению Инструкции по ведению делопроизводства.
• 3 Организовать обучение сотрудников правилам оформления документов в соответствии с требованиями1
• 4 Отделу информационных технологий обеспечить обучение сотрудников работе с новым программным обеспечением и т. д.

Инструкция должна быть в каждом структурном подразделении и каждый работник организации должен быть ознакомлен с ней под расписку.

Положение о службе делопроизводства, должностные инструкции, в которых распределены все функции службы делопроизводства между конкретными исполнителями и инструкция по делопроизводству — основные документы, определяющие организацию делопроизводственного обслуживания в учреждении.

Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают:

• · сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);
• · ответственность за ее несоблюдение;
• · подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;
• · нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов», где определяются:

• · виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
• · общие правила подготовки и оформления документов;
• · правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
• · порядок изготовления и размножения документов;
• · правила оформления и заверения копий и приложений;
• · порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
• · порядок работы исполнителей с документами.

Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа, а также документов заместителей руководителя.

Раздел «Документооборот» включает:

• · порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
• · правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
• · основные инстанции движения документов;
• · порядок подготовки и отправки исходящих документов;
• · порядок учета объема документооборота.

В разделе «Регистрация документов» устанавливается:

• · порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
• · сроки, формы и методы регистрации;
• · правила индексации документов.

Раздел «Организация справочной работы» (ИПС) закрепляет:

• · принципы построения информационно-справочной работы в организации (фирме);
• · включает описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);
• · порядок систематизации и классификации справочной информации;
• · технологию информационно-поисковой работы.

В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:

• · категории документов, подлежащих обязательному контролю;
• · порядок их постановки на контроль;
• · технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);
• · обязанности исполнителей;
• · типовые сроки исполнения;
• · порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
• · порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит:

• · правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);
• · устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;
• · правила формирования в дела отдельных категорий документов;
• · порядок разработки и использования номенклатуры дел;
• · порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:

• · порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);
• · правила подготовки дел к хранению;
• · требования к описанию и оформлению дел;
• · порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т. д.).

К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.