Функциональные обязанности и технология работы служб управления персоналом

Основными обязанностями служб по управлению персоналом являются: 1. Обеспечение организации трудовыми ресурсами высокого качества (планирование потребности, активные методы отбора и найма, управление потерями, анализ текучести и т. п.);

Развитие кадров (подготовка и повышение квалификации, планирование карьеры, оценка и др.);

Их поддержка и стабилизация (совершенствование стимулирования труда и социальных выплат, медицинского обслуживания, техники безопасности). Отбор и подбор персонала — это весьма трудоемкий и ответственный процесс, включающий несколько этапов проверки соответствия профессиональных знаний и навыков претендента требованиям должности, так как от «качества» принимаемого работника зависит эффективность дальнейшей деятельности организации. Руководству организации следует обращать внимание на поддержание оптимального соотношения между количеством молодых и опытных сотрудников.

Можно следующим образом определить функциональные обязанности кадровых служб:

• — Осуществление прогнозирования, перспективного и текущего планирования потребности в кадрах, их движения, подбора и расстановки.
• — Осуществление систематического анализа состава кадров по профессиональному, общеобразовательному, возрастному и другим признакам.
• — Организация рациональной системы учета кадров и их движения внутри организации.
• — Осуществление процедуры подбора и расстановки кадров.
• — Формирование и проведение кадровой политики при найме, продвижении, перемещении, вознаграждении и пр.
• — Индивидуальное изучение работников номенклатуры того руководителя, которому подчинен отдел кадров.
• — Постоянный анализ структуры и состояния кадров, невыходов на работу, аварий, текучести, жалоб и претензий.
• — Организация планомерной оценки (аттестации и пр.) кадров представительными комиссиями.
• — Разработка мероприятий по повышению квалификации кадров и их переподготовке. Подбор кандидатур для направления на учебу (внутри или вне фирмы). управление персонал кадры
• — Формирование кадрового резерва и работа с ним.
• — Контроль и координация кадровой работы по всей организации. Проведение консультаций по работе с кадрами.
• — Систематический анализ структуры аппарата управления, выработка рекомендаций по улучшению организационных структур.
• — Составление учебно-информационных пособий по программам подготовки специалистов, справочников для служащих по организационно-должностным структурам и пр.
• — Организация медицинского обслуживания, пожарной и прочей охраны служебных зданий, организация работы приемных и пр.
• — Организация социального обеспечения персонала (страхований и пенсий).
• — Проведение конкурсов на вакантные места.
• — Организация процесса адаптации новых работников.
• — Оценка уровня безопасности, комфортабельности и условий труда.
• — Выработка правил оценки результатов труда.
• — Определение условий социального обеспечения.
• — Установление компенсаций и льгот.
• — Контроль затрат на персонал.
• — Управление трудовыми отношениями.

Структура службы управления персоналом во многом определяется характером и размерами организации, ее традициями, особенностями выпускаемой продукции и другими факторами.

В небольших организациях управление персоналом является функцией общего управления, и служба персонала (даже после ее расширения за счет включаемых в нее функциональных подразделений) не может выполнять своими силами весь комплекс закрепленных за ней функций. Но во всех случаях за службой персонала должна быть закреплена функция координации деятельности всех подразделений и служб по вопросам, относящимся к компетенции службы.

Малые фирмы могут обращаться в специализированные фирмы, которые предоставляют им необходимые услуги по работе с персоналом, или к услугам отдельных специалистов. В средних организациях многие функции по управлению персоналом выполняют преимущественно линейные руководители, а в крупных формируются самостоятельные структурные подразделения по реализации функций. Однако, на практике выделяют следующие должность «менеджер по персоналу» может подразумевать выполнение различных функций. Выделяют следующие специализации менеджеров:

• — Менеджер по компенсации. К обязанностям этого специалиста относится расчет ставок заработной платы в зависимости от трудового вклада для каждого сотрудника, а также анализ уровня заработной платы по отрасли в целом и участие в финансовом планировании организации.
• — Менеджер по социальным льготам. Повышать уровень заинтересованности и мотивированности персонала позволяет такой эффективный инструмент, как пакет социальных льгот.
• — Рекрутер (специалист по найму). Одной из ключевых функций кадрового менеджмента является подбор подходящих специалистов на вакантные должности. Рекрутеры отвечают за обеспечение привлечения кандидатов на вакантные должности и отбор наиболее подходящей кандидатуры.
• — Специалист по обучению. В круг его обязанностей входит: адаптация новых сотрудников на рабочем месте (ознакомление с организацией и непосредственно с работой), а также разработка и проведение учебных мероприятий по обучению сотрудников.
• — Специалист по трудоустройству уволенного персонала. Такие специалисты работают с теми служащими, которых увольняют из организации. Такая должность скорее характерна для зарубежной компании, где часто заботятся о трудоустройстве своих бывших сотрудников.
• — Специалист по кадровому делопроизводству. К обязанностям таких сотрудников полностью относится функция оформления трудовых отношений (ведение трудовых книжек сотрудников, подготовка кадровых приказов, ведение первичной отчетной документации, оформление больничных листов и т. д.)

Сегодня можно назвать отечественные предприятия, достаточно далеко продвинувшиеся по направлению кадрового менеджмента, сближению подходов в работе с персоналом. Из широко известных — это НК «ЛУКОЙЛ», где выстроена система корпоративной организационной культуры, «Сибирский алюминий», где организована эффективная работа по кадровому резерву, «АвтоВАЗ», «Газпроме» и др.

Управление персоналом непосредственно обеспечивают сотрудники службы управления персоналом (а не структура данной службы как таковая), которых часто называют менеджерами по персоналу.

Менеджмент имеет различные определения (либо это способ общения с людьми, либо власть и искусство управления, либо административные навыки, либо орган управления). Но, несмотря на различие формулировок, в их основе лежит достижение целей от использования предлагаемых менеджментом методов.

Профессиональный менеджмент как самостоятельный вид деятельности предполагает наличие в качестве субъекта этой деятельности специалиста-менеджера и в качестве объекта — хозяйственную деятельность фирмы в целом или ее конкретную сферу.

Менеджер — это человек, организующий конкретную работу, руководствуясь современными методами.

Менеджер, специализирующийся на работе с персоналом (как, впрочем, и при любых других специализациях), должен обладать тремя качествами:

• 1. Он должен быть организатором коллективной трудовой деятельности людей по выполнению порученной работы путем создания необходимых для этого организационных условий;
• 2. Он должен быть одновременно психологом и социологом, с тем чтобы во взаимоотношениях с персоналом полнее учитывать индивидуальные особенности и возможности каждого из них и создать благоприятную атмосферу для достижения успеха;
• 3. Он должен быть экономистом, анализирующим, прогнозирующим и учитывающим затраты и достигнутые результаты для выбора решений как текущего, так и долгосрочного характера.

Оценка деятельности служб управления персоналом — это систематический и планомерно организованный процесс, направленный на соизмерение затрат и результатов, связанных с деятельностью кадровых служб, а также на соотнесение этих результатов с итогами деятельности организации в целом. Оценка деятельности кадровой службы основывается на определении эффективности кадровой работы, направленной на достижение целей организации и качественное выполнение стоящих перед ней задач. Понятие «эффективность» широко распространено, и имеет при этом несколько значений. Часто при измерении деятельности в понятие «эффективность» вкладывают смысл «результативность» или «экономичность». Разница между двумя последними понятиями достаточно существенна. Одним из показателей характеризующих деятельность служб управления персоналом, являются средние затраты на кадровые мероприятия в расчете на одного работника. Вторая группа показателей оценки деятельности служб управления персоналом, а именно показатели степени укомплектованности кадрового состава, оценивается количественно путем сопоставления фактической численности работников с требуемой (расчетной) величиной по трудоемкости операций или с плановой численностью и численностью, предусмотренной штатным расписанием; а также качественно — по соответствию профессионально-квалификационного уровня, профиля образования практического опыта работников требованиям занимал рабочих мест (должностей). Текучесть является одной из наиболее распространенных организационных форм подвижности кадров. На практике к текучести принято относить как увольнение по собственному желанию, так и увольнение по инициативе администрации в связи с прогулами работников, систематическими нарушениями трудовой дисциплины. Организации могут снизить уровень текучести с помощью следующих мер: улучшение организации труда и производства, сокращение монотонного, малоквалифицированного труда, оздоровление условий труда, устранение несоответствия содержания труда на рабочем месте квалификации, индивидуальным способностям и интересам работников, организация профессионального продвижения кадров и развитой системы повышения квалификации, улучшение жилищных и других бытовых условий, совершенствование оплаты и стимулирования труда, специальные меры по адаптации молодых работников. Оценка деятельности кадровой составляющей деятельности организации будет неполной без оценки качества работы работников кадровых служб по следующим показателям:

• — выполнение обязательств по подбору предусмотренного расписанием организации количества работ;
• — выполнение обязательств по обеспечению организации руководителями, специалистами и рабочими требуемых; профессий, специальностей и квалификации;
• — количество случаев нарушений установленного оформления кадровой документации (контрактов, пенсионных дел, трудовых книжек, справок, отчетов);
• — степень обеспеченности полноценного резерва на выдвижение на должности руководителей и специалистов; своевременность и высокое качество оформления установленной отчетности;
• — количество случаев нарушения графика проверки и анализа соблюдения работниками трудовой дисциплины;
• — степень реализации программы формирования потребности организации в специалистах с учетом перспектив ее деятельности, программы обучения и повышения квалификации работников организации;
• — степень сотрудничества подразделений организации с кадровой службой.